夕方5時に帰宅する!EXCEL“事務処理"改善提案

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「そんなに早く仕事が終われるか!」と思ったあなた、パソコンで機械的に処理できる雑用を自らやっていませんか?だから毎日残業となるのです。人間にしかできないクリエイティブな仕事にあなたが専念できる仕組みを、EXCELで構築するコツと秘技をお伝えします。

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メルマガ名
夕方5時に帰宅する!EXCEL“事務処理"改善提案
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週1回
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2010年03月31日
 
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PC・携帯向け/テキスト形式
カテゴリ
教育・研究 > 科学・研究 > その他

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夕方5時に帰宅する!

   E┃X┃C┃E┃L┃事┃務┃処┃理┃改┃善┃提┃案┃
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            http://archive.mag2.com/0000105719/

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★もくじ:EXCELで文書を作るときに心しておくこと
 ■1■ Wordより使える?
 ■2■ EXCELで再現できないワープロ文書はない

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 ■1■ Wordより使える?
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今日は、EXCELでの文書作成についてお話しましょう。


最近、WordではなくEXCELで文書を作る人、
増えているように感じます。

実は、私も、Wordを使うんですが、
EXCELで文書作成した方がいいと思った時は、EXCELを使います。

Word の悪いところは、
行と行との間の空白が自由に決められないところです。
12ptならちょうどいいんですが、
14ptとワンサイズ文字を大きくすると急に行間が大きくなります。

その点、EXCELはそんなことはありません。
どんな大きさの文字でも行間を詰めて入力できます。
広く取りたい時は、セルの高さを変えればいいですし。

また、EXCELだとレイアウトを描きやすいです。
Wordでもできるといえばできますが、
ちょっと知識がないと難しいし、
EXCELほど細かく簡単にはできません。


ややもすると、
WordよりEXCELの方が文書作成しやすいのではないか
と思うくらいです。

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 ■2■ EXCELで再現できないワープロ文書はない
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EXCELなら、作ろうと思えば、
ワープロ等のパソコン以外の機械で作られた文書でも、
かなり高い精度で再現可能です。

私も、ある企業の伝票を、EXCELで再現製作したことがあります。
自分で言うのもなんですが、かなりうまくできました。
 見本の伝票: http://www.sinndar.biz/mag2/denpyoumihon.jpg
 EXCELファイル: http://www.sinndar.biz/mag2/0528_08.xls


あなたの会社でも、パソコンが普及する前に作った伝票や文書、
紙にコピーして使いまわしていませんか?

もしそうなら、その文書を見本にして、
「これをEXCEL上に再現しよう」と作ってみてください。

文字の大きさやフォントだけでなく、
表に使われている枠線も
できるだけ近づけるようにしましょう。


大変な作業ですが、もし、一つでも出来上がると、
あなたのEXCELの知識はかなりつきます。

また、これまで手書きでやっていたことも、
EXCELで自動処理できる可能性が高まります。
 ※ちなみに、先程挙げた見本は一品一品手書きでやっていた
  伝票作業を何とかしたい一心で作ったものの一部です。



一つだけアドバイス。
行き詰ったら、こうつぶやいてください。

 「実際にできた文書が手元にある。できないはずはない」
 「EXCELは高機能だ。どこかにできる方法があるはずだ」

あなたが再現しようとしている文書は、ほとんど
EXCELよりも大したことないワープロで作られています。

EXCELは、スゴイソフトです。
私も「こんなことができるのか」と
驚かされるようなことが今でもあるくらいです。

だから、時間をかければ、必ず再現できます。

「必ず方法はある」と思って頑張ってみてください。



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