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入社2年目で昇進GET!!するマガジン
発行周期
週刊
最終発行日
2007年01月07日
 
発行部数
0部
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形式
PC・携帯向け/テキスト形式
カテゴリ
ビジネス・キャリア > 就職 > 就職全般

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メールマガジン最新号

◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇

     〜 入社2年目で昇進GET!!するマガジン 〜
         
      【ステップ5 】〜計画書・報告書の書き方〜

                      まさるです。著

                        2007/01/07
                     All Rights Reserved
◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇

-------------------------↓第2号と同じ内容↓-----------------
<目標>

  昇進とは

  ”こいつに今の仕事をさせて置くのはもったいない”

  と上司に判断されたとき起こります。

  まだ根強く残る年功序列制度で昇進する人もいるでしょうが

  そんな方々が2年目で昇進することはまず無理です。

  能動的にいうと

  昇進とは、

  ”自分はこれだけプロ意識を持って仕事ができる”

  というアピールを上司にこれでもかというくらいできるた時に
  
  起こります。

 

  【ACTION】 ”自分はこれだけプロ意識を持って仕事ができる”<<自分
            ↓ 
  【結果】”こいつに今の仕事をさせて置くのはもったいない”<<上司 
            ↓

          ”昇 進 ”

   この状態に到達することを目標とします。

<目的>

   プロとは何かということを知ること

<対象>
   
   製造・営業販売・研究開発 の方々、これは会社の3大事業要素全てです。
  
<方法>

   プロとは要するに

   ”自分自身で瞬時に判断でき、その判断基準から新しい展開を生み出せる”

   ”その一連のプロセスを上司に報告できる”
  
   ことです。

   具体的にどうやって?

   を連載しています。   
-------------------------↑第2号と同じ内容↑-----------------

【ステップ5】〜計画書・報告書の書き方〜

 どのような会社でも、ある企画、開発、実験、調査をしたい時には

 その計画書を書き、上司の承認を得る必要があります。

 何故なら、業務にはコスト(=お金)が必要だからです。

 各社員に業務を独断で行われるとデッドマネーが増加し会社が傾いてしまいます。

 ですから上司は、どの企画、開発、実験、調査にお金を使えば効果的なのかを考え、

 その企画、開発、実験、調査にGO/STOPの判断を下します。

 GO案件にコストを集中させ、成果が出れば上司の評価が上がりますから、

 上司はその選定には必死になるわけです。

 また、その成果の度合いを知るために各社員には必ず報告が義務付けられます。

 上司は部下からの報告書を基にして更に上へ報告に行くため、

 この内容がチープ(貧弱)であれば自分の評価に響いてしまうので、

 報告書を見るの目が真剣になるわけです。

 よって、計画書・報告書の書き方がまずい場合、よく上司の罵声がこだまします。

 自分の評価がかかっていますからね・・・。

 逆に良い内容だと、自分を押し上げてくれる人物だと重宝されるはずです。

 では計画書・報告書のうまい書き方とはどのようなものでしょうか?

 それは上司の立場から考えるとおのずと見えてきます。

 その上司が計画書・報告書で欲しがっている内容とは

 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■
 ■                               ■
 ■ 計画書には                         ■
 ■                               ■
 ■ ”明確で豊富な判断材料”                  ■
 ■   <<上司がGO/STOPの判断をしやすくする。     ■
 ■                               ■ 
 ■ 報告書には                         ■
 ■                               ■
 ■ ”明確な結論と成果の程度”                 ■
 ■   <<上司が更に上へ報告するときのアピール材料になります。■
 ■                               ■
 ■ です。                           ■
 ■                               ■
 ■ このポイントを外さずに書かれた               ■
 ■                               ■
 ■ 計画書・報告書がGOODなわけです。            ■
 ■                               ■
 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■

 なおかつ、計画書・報告書は基本的にA4用紙1枚にまとめます。

 補足内容は添付資料として添付しておくようにします。

 注意していただきたいのは

 ☆独りよがりな論文調にならないことです。

 大学の特に理系を卒業された方は要注意です。

 卒業(修士・博士または学会)論文の調子で計画書・報告書は絶対に書かないで下さい。<<私は最初やっちゃいました。

 学術の世界とビジネスの世界は違います。

 ○○については図1に示す。図1から見られるように・・・・

 なんてまわりくどく書かないでください。

 上司はそんな文面を見て、図1なんかを見てはくれません。

 即、判断したい。即、成果の度合いを知りたいのです。

 大学時代の教授への報告の感覚で上司へ報告にいくと手痛い目にあいます。<<実際痛かったです。

 では具体的に何を書けばいいのでしょうか?

 <計画書>

 【背景】会社は営利団体なのでまず売り上げの素となることを書くべきです。
     ☆まず市場(売り上げが生まれる土壌)に関して(意識して)書くと良いです。
     ☆その情報の出所も忘れずに記入してください。
     ☆更に上司向けのGO/STOP判断基準材料の対比表もここに書き込みます。
     
    EX.1(新規開発) 
    近年MEMS産業が○○億円規模に急成長してきており各社がデファクトスタンダードを目指している。(富士キメラ総研調べ)
    自社製品もその優位性を示しこの競争に勝つ必要がある。
    自社には△△という他社に無い実績ある技術があり
    これを応用することで他社よりも30%精度のよい○○を開発可能だと思われる。
     

    文章は4行程度で

    その下には
     市場規模・情報源
     競合他社製品名(市場価格)・特性
     自社既存製品名(価格)・特性
     新規開発するターゲット特性・予測開発期間・予測開発コスト
     必要工程・各工程の担当者名
    を対比表にして示します。<<これが上司の判断の基準情報となる。
 
    EX.2(コスト削減) 
    売れ筋の自社製品は他社に比べ○○部に高コスト材料を多用している。
    この為、他社よりも市場価格が高く、利益率も小さくなってしまっている。
    そこで、○○という技術を用いることで高コスト材料の使用量削減を目指す。

    その下に
    競合他社製品名 市場価格
    自社既存製品名 市場価格・コスト・利益率
    使用量削減技術開発に要する期間・必要なコスト
    を対比表で書き
    その横に、自社製品製造コストにおける高コスト材料の占める割合をグラフで示す。

 【目的】 ☆背景より導かれる目的を簡潔に1行で書きます。
     つまり、この計画を実行することで何が得られるかを書くようにします。

    EX.
    他社製品よりも精度を30%向上させ自社製品のデファクトスタンダード化を図る。

 【方法】☆まず、どのようにして目的を達成するのかを1行にまとめます。<<大まかでかまいません。
     詳細は添付資料で別途示します。だいたいの上司は細かい部分まで気に留めません。
     必要であれば別途添付資料を用意し適時説明するのが良いです。
     ☆次に大まかなスケジュールを書きます。上司はこのスケジュールを見れば
     どのタイミングで結果が上がってくるのかわかりますので、上への報告の際に
     ”結果はうまくいけば○○頃にご報告にあがれると思います”
     と自分をアピールできるわけです。<<上司がうまくアピールできればあなたの評価も上がります。

     ☆目的が市場調査の場合は 仮説・検証型の手法が有効です。
     単に○○の市場を調べる必要があるので調査します。というのではなく、
     この市場はおそらく○○のようになっていると思われ、今後△△の様になっていく
     と考えられます。この仮説に基づいて調査を行います。といいます。こうすることで、
     より具体的な調査ができ、仮説が間違っていれば何故間違っているのかを調査することで、
     一般的にはこう考えられるだろう市場が実は□□だった、と
     他が気づいていないような新たな市場や動向(=旨みがある市場)を知ることができます。 

 以上のようにA4用紙一枚に計画をまとめて報告に行けば、

 小言はあるかも知れないですが罵声が飛ぶことはまずないです!!

 むしろ新人でそこまで調べてこられたら驚きます。調べられなくても調べようとした旨を述べて、

 どのように調べればよいのか相談にのってもらおうとする姿勢をみせるだけでも効果的です。

 その際には上記の方法にならって作りかけた計画書を持っていきます。

 このようなものを叩き台といい、完璧にしてから(完成してから)報告にいこうと長時間ひとりで悩まず

 60%完成した時点で上司へ相談に行きケチをつけてもらい(=叩いてもらう)

 そのケチに基づいて再度調整した方が上司とのベクトルもすり合わせられた

 高品質の計画書を短時間で仕上げることができ、効果的です。

 ビジネスの世界では完璧主義では中々仕事を前に進めることができません。

 現在の日本のビジネス界では”遅い=できないヤツ”という厳しい評価です。

 速度を常に意識して仕事をして下さい。

 <報告書>

 【背景】計画書とまったく同じ内容を書きます(コピペでOKです)。

 【目的】これも計画書とまったく同じ内容を書きます(これもコピペでOKです)。

 【結論】目的の次に結論を持ってようにします。
     ここを大きく目立つように書いてください。
     結論の部分だけ赤枠で囲んでおくのも効果的です。
     ここには”何をしてどれだけ達成できたか”示します。
     
     ex.従来技術△△を応用することで精度を45%向上させることができた。
     デファクトスタンダード化へ向けて大きな前進だと考えられる。
 
 【方法】これも計画書とまったく同じ内容を書きます。
     計画書の段階から方法を変えた部分がある場合は明記します。
     詳細は添付資料に示します。

 【結果】計画を実行した結果、分かったことを箇条書きにします。
     グラフなどの詳細は添付資料に示します。
 
 【スケジュール】 スケジュール遅れ等があった場合はその対処方法と遅れ時間を明記しておきます。

 ポイントは何を目的として、何をやり、何をどの程度達成できたか明記することです。

 ここをはずしていなければまずGOODです。

 結果が上がり次第、良い内容でも、悪い内容でもこの形式で必ず報告します。

 悪い結果ほど早く報告しましょう。株式と一緒で損は早く確定したほうが損害が少なくて済みます。

 たくさん報告しなければいけないことがあって報告に優先順位をつけなければならないとき

 自分の心にこう聞いてください。

 「いま一番報告したくないことはなんだ?

  一番隠しておきたいことは?」

 と、それが最も報告しなければいけない内容です。

 悪い結果ほど早く手を打たないと致命的なものになりかねないからです
 
 それに、よい報告はその後で報告したほうが効果的です。

 一度落としてから話を盛り上げたほうが効果が大きいものです。

 最後になりましたが、計画書・報告書を書く最大の目的は

 上司に自分の有能さを信じさせる為です。

 只の計画事項・報告事項の連絡ではありません。 

 書けば書くほど昇進に向うわけです。

 新人の有能さを見分ける時、一番差が現れるのが、

 この計画書・報告書です。

 気合を入れて書きましょう

STEP5 END >>> STEP6 SEE YOU NEXT WEEK!!
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【後記】 
 
 まさるです。
 
 新年明けましておめでとうございます。
  試行錯誤で聊か見苦しいメールマガジンになっていますが
  内容は、私が実践し効果を感じてきた本物のテクニックで
  いっぱいですので、本年もどうぞご愛読くださいますよう
  宜しくお願いいたします。

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私のwebサイトにも是非お越しください。
URL:http://getting5.seesaa.net/
ご感想・ご意見等ございましたら下記までご連絡ください。
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できる限り返事します。

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