ケース4：NGな内容のメールを送ってしまった。
相手に見せるつもりのない内容……例えば、下書き段階の原稿や企画書とか、予算の内訳といった資料を、誤ってメールに添付してしまった。
あるいは、送るべき相手を間違えて、社内の営業担当者に宛てたメールを、担当している客先に送ってしまった。
想像するだけで身の毛のよだつミスです。
しかし送信したメールは、元に戻すことも、追いかけて消すこともできません。
送るべきではない内容、送るべきではない相手に、誤ってメールを送信してしまった場合は、気が付いた時点ですぐに次のように削除を申し出ます。
「先ほど送信したメールに、誤って別のファイルを添付してしまいました。恐れ入りますが、開封せずに削除をお願いいたします」
「先ほど、送付先を誤ったメールを送信してしまいました。申し訳ありませんが、直ちに削除をお願いいたします」
このような一文を添えたうえで、本来送るべきだったファイルを添付したり、伝えるべきだった内容のメールを送信したりします。
実際は、誤送信したメールの添付ファイルや内容を、相手がすでに見ているかもしれません。
しかし、「削除してください」と伝えることで、「そのデータやメールの内容は、見てはいけないもの」という意思表示になり、相手もそれ以上その内容に触れることはできなくなります。
手遅れと諦めずに、相手に意思表示することで、それ以上情報が広がらないように抑制するのです。
このような事態を招かないためには、データの管理をおろそかにせず、ファイルに分かりやすいタイトルを付け整理・保存を。
うっかり誤送信してしまわぬよう、「メモ帳」などに下書きして、仕上げたものをメール送信するといった“ひと手間”を惜しまないことも大切です
重要な内容ほど、送信前に慎重に確認する習慣を身に付けましょう。
情報漏えいは、こうした小さなうっかりミスが引き金となります。
