仕事で恥をかかないために。正しい「留守電メッセージ」の残し方

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ビジネスの現場で、急を要するメールの返信が遅かったり、相手の携帯に繋がらなかったり…、なんて困った経験がある方も多いのではないでしょうか。無料メルマガ『仕事美人のメール作法』では著者・神垣あゆみさんが、そんなお悩みを解決する方法を紹介してくださっています。

メールか、電話か

メールでは長くなりそうな込み入った用件。事細かくメールに書いて送るより要点を整理して電話で連絡するほうが早いことがあります。

相手に伝わるように書いて説明するには時間を要します。十分な時間が確保できれば別ですが、時間を割いて言葉を選んで書いたのに相手にうまく伝わらず、込み入った用件がさらに複雑になってしまったのでは元も子もありません。

相手がすんなり理解できるように「言葉を尽くす」ことを忘れてはいけませんが、込み入った用件を的確かつ迅速に説明するために、「書く以外の手段があることも検討する必要はあります。

最初に資料をメールで送信してから、相手に電話をして資料をもとに説明するとか、メールでは説明に時間がかかりそうな内容は先に電話で概要を伝え、詳細についてはメールで補足するといった、電話とメールを併用する方法もあります。

文字では微妙なニュアンスが伝わりにくいと思うときも、何度もメールを書き直すより、ダイレクトに電話して説明する方が相手の反応もわかり、お互いに納得できたりします。決定や確認を急ぐ時もメールよりは電話のほうが確実です。

逆に、読めばわかるとか、急を要さず電話するまでもない用件であれば、(例えば、「わかりました」「理解しました」といった返事だけのやりとりなど)メールで済ませます。

相手の時間を無駄に奪わない、そして自分の時間も無駄にせず確実に伝えるには、メールが良いのか、電話が良いのかをその時々の状況に合わせて判断することが重要です。

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