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金田博之のたった一冊のノートで出世する

「一流のグローバル人材」への確実な道

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(祝祭日・年末年始を除く)

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第31号:残業ゼロは「自分との約束」と

「腹八分」の仕事で果たす


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■ 前回のおさらい


前回のメルマガでは、

「V字形のスケジュール」管理

長いスパンで仕事のパフォーマンスを

維持する考え方についてお話しました。


まずは アウトプットの全体量を把握 すること

そのスキルアップ から始めます。

※この点について、ご質問をいただきましたので

後日のメルマガで回答させていただきます。


そして、

「V字形のスケジュール」

を組むこと


それは

全体のスケジュールの最初と最後を

重点的にペース配分をする ということ。


具体的には、

1、最後だけでなく最初にスタートダッシュ

2、全体の真ん中に、ゆったりペースの期間を設ける

(ラストスパートの集中力と体力を温存する計画を「予め」立てる)

3、ラストスパートにとことん集中して仕上げる

この3点です。


詳細は、ぜひ前号を振り返りください。


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今週は、

いかにムダな残業をせず、

早く仕事を片付けるか

について、お話します。


1週間、1ヵ月というスパンから

1日単位でできることに

落とし込んだ内容です。


残業をしないコツ、それは

「自分との約束を守る」

これが大前提となります。



【定時後のスケジュールも仕事と同じように守る】


私は現在、

全社戦略に大きく影響する

事業計画の策定をリードしているため

「定時で上がる」なんて

夢のまた夢。


でも普段は、

定時で仕事を切り上げています。


その方法は、

人との約束を守るのと同じように

自分との約束も守る

という方法です。


仮に会社の定時が

9時〜18時だった場合、

18時以降の予定も入れてしまう。


そしてそれを、

仕事のタスクと同じように守る。


シンプルなようですが、

これ、一番効きますよ!


想像してみてください。


定時で上がった後に

ビジネスパートナーとの

大事な会食が控えていたら、

どんなに残業したくても

定時にレストランに向かいますよね?


それと同じように、

友人との食事や

一人で映画を観に行くといった用事を

定時で上がらないと間に合わない時間に

組み込んでしまう。


そして、そのスケジュールを

仕事と同じように守る。


もちろん、

無理に用事を作る必要はありません。


単に自宅で夕食を作って食べるとか

19時には風呂に入る!

というスケジュールでもOK。


とにかく、定時に上がらないと

そのスケジュールがこなせない

という状況を作り、

仕事のタスクと同じように、徹底的に守る。


これが達成できたら

毎回、成功体験として

成長日記に記入しましょう。


一ヵ月続ければ、

自分の時間を うまくコントロール

できるようになりますよ。



【人に時間を奪われないために】


このメルマガをお読みの方は

たいてい、人からの仕事を頼まれ

それに振り回されてしまって

どうしても定時に上がれない・・・


そんな方が多いのではないでしょうか?


そんな方にこそ、

「自分との約束を守る」

という考えを取り入れてみてほしいんです。


最初は大変だと思うんですが、

やればやるほど

自分のために時間を使う感覚が 実感

できるようになっていきます。


今まで人に振り回されていたのが

自分で時間の手綱を握って

コントロールできている感覚

変わっていきます。


自分のやりたいことのために

時間を使えるって

最高に気持ちいいですよ!


ムダな残業をなくすということは

人のために使っていた時間を

自分に取り戻せる ということ。


単に定時に上がれるというだけでなく

与えられた仕事の時間を

人に振り回されず、

やらされている、という感覚なく


自分でコントロールできている

という実感 が得られるんです。


仕事のパフォーマンスを上げ

気持ちにゆとりを持つ上でも

この感覚がとても重要な意味を持ってきます。


でも、どうやって定時に上がるの?

どんどんキャパ超えの仕事を振られるし

順調に進めていても、横やりが入ってくるよ?

って思いますよね?


そこで取り入れたい考えが

あらゆる仕事を受ける際に

「バッファを2割とる」

ということです。



【依頼を受けるときは「腹八分」で】


仕事をしていると

大なり小なり、

予期せぬ作業って必ず入ってきますよね。


例えば

危機管理のため

新たに義務づけられた報告書の作成。


「これ、◎◎さんに伝えておいて」

というちょっとした伝言の依頼や

予期せぬ部下のミスのフォロー

などなど。


すべてに「はい」と応えていたら

いつまでたっても、

本来やるべきことは終わりません。


大きなプロジェクトから

小さな頼まれごとまで、

仕事は「誰かからの依頼に応える」

という行為の連続です。


それだけに、なにかを引き受けるとき、

確実に期待に応えることができるのか?

時間内に間に合うのか?


という

ジャッジを 正確に下すこと は、

とても重要。


ついなんでも

「できます!」

「自分がやります!」

と二つ返事で引き受けたくなってしまいますが、


引き受けたものの中途半端な仕事で返したり、

期限に追われてほかの仕事がおろそかになったり、

あるいは、まったく首が回らなくなってしまったりしたことが

みなさんもあるのではないでしょうか。


こういう事態を避けなければならないのは

新入社員でも、ベテランでも同じ。


どんどん変わる自分の力量や

相手からの期待の大きさによって、

期限内に、期待されているレベルの仕事を返せるかどうか

依頼された時点で判断 しなければなりません。



そこで心掛けたいのが

「腹八分」で仕事を受ける

ということ。


「頑張ればできそう」という状態を

「できる」と捉えて仕事を受けると

「できると思ったけど、できなかった」

という事態を招く危険があります。


さらなる予期せぬ事態や

小さな雑用などに追われて

最悪、依頼の期限に間に合わないケースも。


そこで、

「頑張ればできそう」から

「8割のキャパで終えられるかどうか」を

依頼を受ける・受けないの判断基準

に変えてみてください。


目標をギリギリで達成するのではなく、

自分の実力や、今抱えている他の仕事から考えて

8割のキャパシティ

(時間的にも、能力的にも)

で達成できるかどうか。


具体的に言えば、

1時間以内で終える必要がある依頼に対して

「1時間あれば終わりそう」と感じたら、断る。

「45分あれば十分終わる」と感じたら、受ける。


そんな感覚です。


時間に対しても、量や質に対しても、

この「80%」の感覚で受けていれば、

失敗することは、まずありません。


いろいろな不測の事態があって

その対応に追われても、

もともと自分のキャパの8割で受けているので

取りこぼしなく対応しきれる というわけです。


8割というと、ちょっと慎重すぎるのでは?


と思う方もいるかもしれませんが、

「平均点を維持し続ける」 という

ビジネスの世界の大前提を満たすためには

このくらいの感覚がベストだと

日々実感しています。


いくら能力のある人でも、

小さなミスや期限オーバーを繰り返す人に

大きい仕事を任せようとする人はいません。


自分が人にものを頼むときのことを想像すれば

それは実感できるはず。


実際世界各国の人と仕事をしていて

何度も見て実感しているのですが、

グローバルな仕事の場では

とかく、日本人は雑用を頼まれやすい(笑)!


それだけに、予期せぬことを頼まれても

ある程度対応できるバッファをとっておくことは

国外で仕事をする日本人にとって

より重要なことといえます。


それに

自分の器のほうが日々変化するので、

同じ「8割」でも

実際のキャパシティは

自分の成長とともに大きくなります。


つまり、 8割の力で対応しても

より大きな仕事がこなせるように なる

ということ。


反対に、パフォーマンスが落ちていると

感じる時期でも、

その時点での「8割」で受けていれば

最低限の仕事の担保ができる。


とても安全な考え方なんです。


「1日に2割の余裕を持つ」

この繰り返しが、

長い目で見ても自分を成長させることに

つながっていきます。



【依頼は「可能な限り引き受ける」】


理想としては、

自分の抱えているプロジェクト以外の

小さな用事は

できるだけ入ってこないようにしたいもの。


とはいえ、実際の現場では

日々いろいろな依頼が舞い込んできますよね。


これは、受けるべきなのか?

それとも、切り捨てていったほうがいいのか?


回答としては

「可能な限り引き受ける」

がベストです。


「それって、今やらなきゃいけない仕事ですか?」

そういうセリフで、ビシバシ仕事を切っていく人は

確かに要領よく仕事をこなし

着実に昇進していくかもしれませんが、

信頼できる仲間に恵まれることはありません。


鉄則は

「前向きな姿勢を見せる」

ということ。


そして同時に

「腹八分」の法則を絶対に死守 すること。


この相反する2つの条件を守るためには、

当然、相手の要求を100%飲み続けるわけにはいきません。


したがって、

以下の3つのパターンのように段階を踏んで

依頼レベルを引き下げてもらう 必要も

生じてきます。



<1.時間をスライドしてもらう>


例えば

「これ、15時までにやってもらえないかな?」

と上司に頼まれた場合。


15時までに終えようとすると、

今抱えている仕事が間に合わない可能性がある。

でも、17時までなら余裕をもって受けられる。


そんな場合は

「ちょっと今無理なんです、すみません」

と単に断るのでもなく、

「できますけど、15時までには間に合わないです」

と言いながら受けるのでもなく、


「15時までで大丈夫です!(間に合わないかもしれないけど)」

と大風呂敷を広げるのでもなく、


「17時までだったら、できますよ」

と言って、気持ちよく引き受ける。

ここでのポイントは

1. 2割の余裕を持って引き受ける

2. 「〜じゃできない」ではなくて

「〜ならできる」 というポジティブ語を使う

この2点です。


同じ引き受けるにしても、

「できない」という否定語の響きって

受け手には想像以上に

ダメージを与えているもの。


無意識に使ってしまいがちですが、

極力ポジティブな言葉に

変換するクセをつけましょう。


その訓練として、

英語で成長日記に書いていきましょう。


※ このメルマガで強くおススメする

成長日記の書き方については

バックナンバーの2017年10月号、11月号

にまとめています。

http://www.mag2.com/archives/0001679909/2017/


英語で、かつ1行にまとめようとすると

よりシンプルに、

ポジティブ語と否定語の違いが実感できるという

メリットもあります。



<2. 返事を引き延ばす&進捗報告>


引き受けるのがかなり厳しそうなとき

できそうかどうか、返事を延ばす

というのも手です。


その場合、相手を安心させるコツは

こまめに状況を報告する 、ということ。


例えば

「現状、お受けするのは厳しいのですが

◎ 時までに状況をご報告しますので、

そこで改めてお返事させていただいてよろしいでしょうか?」

こんな返答です。


これって、すごく前向きですよね。


こうすれば、 相手も第二候補を探しつつ、

あなたの返事を待つことができるわけで

結果的に引き受けられなかったとしても、

あなたへの信頼度は、確実にアップします。

(実際には、依頼を受けていないにも関わらず!)


すでにやっている方も多いかもしれませんが、

ここであらためて、

その効果をお伝えしておきます。



<3.他の人を紹介する>


確実に自分では引き受けられない場合も、

せめてこれだけはしておきましょう。


「他の人を紹介する」

ということです。


「その件は、◎◎さんが詳しいので、聞いてみましょうか?」


といった具合に、

自分では応えられない、と切り捨てるのではなく、

この仕事をやってくれる人がほしい、

という相手の依頼に、別の解決策を提示する ということ。


とにかく、

あらゆる依頼に対して

できるだけ応えようとする

姿勢を見せる のは必須です。


一度でも「コイツ、逃げてるな」

と思われると、

相手からの信頼度はガクンと下がってしまいます。


代案を出すにしても、

逃げているわけではない印象を

与えることはとても重要です。


ほかの人を紹介するときも

「◎◎さんに聞いてみてください」

ではなく、


「◎◎さんに、僕から聞いてみましょうか?」

という提案ができれば、なおベター。


最後に

「またこういう機会がありましたら、

次はぜひ私にやらせてください」

こんな一言を添えれば、完璧です。



【メールでの依頼は、電話に切り替えて返答】


依頼を断る、あるいは

状況が厳しいので詳細を確認したいという場合は

「メール」から「電話」へ

連絡手段を切り替える ことをおすすめします。


例えば、新幹線の社内で

明らかに受けられそうもない仕事の依頼が

上司から入ったとしましょう。


そんなとき、単にメールで断るのではなく、

面倒でもデッキに移動して、

断りの電話を入れましょう。


何かを断る場合、

メールより口頭のほうが

ぐっと印象が和らぐ からです。


そのとき気をつけたいのが、◎つのNGワード。


「でも」

「いや〜・・・」

「えっ」

「はい・・・(覇気のない「はい」)」


正直、厳しい依頼をされたとき、

とっさにこんな一言が口をついて

出てしまうことはありませんか。


たったの2、3文字ですが、

これ、言われたほうはすごく

ダメージを受ける一言なんです。


こうした日々のやり取りが積み重なって、

人の印象は作られていきます。


仮に依頼を断るにしても、

周りの人を思いやる一言さえあれば

人を惹き付けるプラスの行動にも変えられる んです。


自分の時間を、自分でコントロールするために。


そして、 日々舞い込む仕事の振り分けを

的確に行っていくために。



「腹八分」の鉄則で

自分との約束を守ること、

そして

相手を気遣う言葉選びを

忘れないようにしたいものです。


今日のコラムに関連して以前まとめた

こちらのブログコラムもご参考までに。


仕事のスピードは「段取力」が鍵

https://www.hiroyukikaneda.com/170720-arrangement/


次回は、

「部下に残業せず帰ってもらうためには?」

というテーマで、お話しします。


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■ 今日の「仕事に使える英語表現」:

相手の依頼を断る時のおすすめ英語表現

I am afraid/ I regret

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今回もビジネス英語で頻繁に使う

英単語を中心に説明していきます。


今回のテーマでお伝えした通り

うまく相手の依頼を受けたくても

どうしてもお断りしなければならない

時があります。


日本と異なり、グローバルではハッキリと

NOの姿勢を示すことが大切です。


そんな際に、相手に不快を与えずに

断れるフレーズがafraidとregretです。


・I am afraid I must decline your request.

申し訳ございませんが、ご依頼をお断りしなければなりません


・I regret to say I must decline your request.

申し訳ございませんが、ご依頼をお断りしなければなりません


日本と比べてグローバルでの会議や

打ち合わせではNOと言わなければならない

シーンが多いです。


そんな際に、なんでも受けずに

キチンとNOが示せる日本人になりましょうね!


今日のメルマガでお伝えした通り、

グローバルな仕事の場では

とかく、日本人は雑用を頼まれやすい

のです(笑)


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■ 今日の実践 (実践時間3分×5日)

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・「腹八分」の鉄則

・自分との約束を守ること、

相手を気遣う言葉選びをする

を意識して、

そして、日々舞い込む仕事の振り分けを

的確に行ってみましょう。


そして、

実行してうまく行ったことを

成長日記に書き込んでください。

※ 出来る人はぜひ英語で書きましょう。


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■ バックナンバーのご案内

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に英語に限らず

様々な仕事の工夫を整理しています。

ご参考までに!


金田博之オフィシャルブログサイト:

https://www.hiroyukikaneda.com/


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著者プロフィール


1975年山口県下関市生まれ。

大学卒業後、グローバルに展開する

外資系大手ソフトウェア企業SAPに入社。

以来、入社1年目で社長賞受賞

(その後3年連続受賞)、

29歳で副社長補佐、30歳で部長に昇格、

35歳で本部長に昇格。


SAP世界全社10万名のなかの

ハイパフォーマンス(上位2%)を挙げた人物に

7年連続で選抜される。

2007年、INSEAD大学で

エグゼクティブMBAを卒業。

現在は、日本の大手製造企業

ミスミグループ本社で

グローバル新規事業を推進。


現役のサラリーマンでありながら、

これまで8冊の書籍を出版

(詳しくはAmazonから「金田博之」で検索)

プレジデント、ダイヤモンド、東洋経済、

日経ビジネスアソシエなど

各種メディア掲載実績多数。

大学や企業からの講演経験が豊富で、

勉強会も定期的に開催。

参加者は累計1000名を超える。


※このメルマガは個人の意見や考え、

観点のみが記載されています。

このメルマガは会社による

公式な見解は全く含みません。