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時間管理(タイムマネジメント)とスケジュール管理の違い、分かりますか? このメールマガジンでは時間管理について、極めて真面目に語ります。著者は9冊の本を出版し、超有名企業の研修も数多く担当する、数少ない時間管理専門のプロフェッショナルです!

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メルマガ名
カンタン!効果的な!時間管理術!メールマガジン
発行周期
週刊
最終発行日
2019年02月18日
 
発行部数
2,804部
メルマガID
0000190033
形式
PC・携帯向け/テキスト形式
カテゴリ
ビジネス・キャリア > マナー・一般常識 > ビジネスマナー

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    2019/02/18  Vol.671   http://www.bizark.co.jp/
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html

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■第671回■ 「その場しのぎ」の処理をしない
_______________________________
 目次

【1】今週のテーマ:「その場しのぎ」の処理をしない
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【1】今週のテーマ
   「その場しのぎ」の処理をしない

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 
 こんにちは。水口です。
 
 今週は、タイムマネジメントを行う上
 で、そして仕事の効率を高めるために
 重要かもしれないポイントの話です。
 
 実は私自身もたまに失敗してしまうの
 で、ふだんから意識していることです。
 
 それは・・・
 ―――――――――――――――――
 「その場しのぎ」の処理をしない
 ―――――――――――――――――
 ということです。
 
 これだけでは分かりにくいと思います
 ので、もう少し詳しく紹介していきま
 しょう。
 
 
 ■ メールを返信する前に・・・
 
 たとえば、メールのやり取りの中で、
 新しいアポイントメントの日時や場所
 が決まったとします。
 
 新しいアポイントメントが決まったら、
 できるだけその場で書く(入力する)
 のは、タイムマネジメント以前にスケ
 ジュール管理の基本です。
 
 その場で(またはできるだけ直後に)
 書かないと「書くのをうっかり忘れる」
 という失敗が起こりやすいですよね。
 (私も過去に失敗したことがあります)
 
 だからこの場合は
 ―――――――――――――――――
 1-そのメールに返信する
 2-アポイントメントを書く
 ―――――――――――――――――
 という2つの動作をすればいいのです
 が、この順序で行動すると、アポイン
 トメントを書くのをうっかり忘れてし
 まう場合が(まれに)あります。
 
 ※ おそらく、メールを返信した時点
   で少し安心するので、書くことを
   忘れてしまうのでしょう・・。
 
 ですから私は
 ―――――――――――――――――
 1-アポイントメントを書く
 2-そのメールに返信する
 ―――――――――――――――――
 の順に行動するようにしています。
 (一種のルールとして決めています)
 この方がずっと確実です。
 
 ときには早くメールの返信を済ませた
 い」と思うこともあるのですが・・・
 この順序は守るようにしています。
 
 
 
 ■ その場しのぎの処理をしない
 
 これが最初の「その場しのぎの処理を
 しない」ということです。
 
 私はアポイントメント関係のメールに
 返信することを
 ―――――――――――――――――
 メールに返信する
 ―――――――――――――――――
 というタスクと考えるのではなく、

 ―――――――――――――――――
 アポイントメントを確定させる
 ―――――――――――――――――
 というタスク(の一部)と考えている、
 と解釈することもできます。
 
 アポイントメントを書くこととメール
 に返信することの両方を行って、この
 タスクは完了しますが、それを途中で
 止めないようにしているわけです。
 
 
 実は、ちょっと焦っているときなどは、
 メールの返信を先に済ませたいと思う
 こともあるのですが・・・、
 
 そのときに、
 ―――――――――――――――――
 「その場しのぎ」の処理をしない
 ―――――――――――――――――
 と自分に言い聞かせているわけです。
 
 そういう「その場しのぎ」的な処理は
 トラブルや効率悪化の原因になること
 は経験上わかっている。でも・・・、
 
 理屈ではわかっていても、ときには
 「早くメールの返信を済ませたい」と
 いう誘惑?のようなものを感じること
 があります(かなり慣れたはずの今で
 もたまにあります)。
 
 だから「その場しのぎの処理はしない」
 と自分に言い聞かせることも必要なの
 かなと思います。
 
 
 ■ アポイントメント以外への拡張
 
 ちなみに、上記のルールは元々はアポ
 イントメントに関することだけでした
 が、現在はそれ以外の内容についても
 適用しています。
 
 細かく説明すると長くなるので、ざっ
 くりとした説明になりますが・・・、
 ―――――――――――――――――
 後で必要になる(であろう)情報は
 その案件の「メモ用のファイル」に
 コピー・貼り付けしておく
 ―――――――――――――――――
 ということをしています。
 (その後に返信するのがルールです)
 
 
 この作業は多少面倒ではありますが、
 あとで「○○さんは何て書いたっけ?」
 「この案件の□□はどうだったっけ?」
 とメールを探したりするよりはずっと
 効率的です。
 
 ※ いくら検索やソートを活用しても
   この作業は結構時間がかかります。
 
 もっと怖いのが、必要なはずの情報を
 すっかり忘れてしまうことや、別件の
 情報と勘違いしてしまうことです。
 
 
 必要な情報を(メモ用のファイルに)
 貼り付けてから、メールに返信する。
 やはり「その場しのぎ」はしない。
 
 こうすると、メールの返信は多少面倒
 になりますが、慣れれば大したことは
 ありません。
 
 そして、あとで発生する可能性が高い
 もっと面倒くさい状況を避けられるの
 で、全体としては効率は上がります。
 (ミス・失敗も減ります)
 
 
 皆さんも、つい「その場しのぎ」的な
 処理をしがちな業務があれば、処理の
 順番などの(自分の)ルールを決めて
 みるといいかもしれませんよ。
 
 では、また来週お届けします!
 
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
_______________________________

 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2019/02/12 : 【KKJ】670 実はあいまいな「重要性」(2)
https://archives.mag2.com/0000190033/20190212180000000.html

2019/02/04 : 【KKJ】669 実はあいまいな「重要性」(1)
https://archives.mag2.com/0000190033/20190204180000000.html

2019/01/28 : 【KKJ】668 君子は豹変する
https://archives.mag2.com/0000190033/20190128180000000.html
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
reader_yuryo@mag2.com (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
_______________________________

【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 技術情報協会から、研究開発部門の働き方改革についての
 書籍が刊行されました(A4版505ページの分厚い本です)。
 私もp.368~376に執筆しています。

 『R&D部門の“働き方改革”とその進め方』
http://gijutu.co.jp/doc/b_1978.htm#1
 (技術情報協会のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 『営業サプリ』という名前の、営業パーソン向けサイトで
 の連載が無事終わりました! (全25回でした)

 『時間貧乏からの脱却!ストレス「ゼロ」の時間管理術』
https://www.eigyousapuri.jp/timemanage
 (営業サプリのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 一昨年発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVDです。なかなか好評らしいですよ。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

https://www.nikkeibook.com/item-detail/V0321
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BP社主催の「日経ビジネス Basic」セミナーを
 2/13に行いました。次回は4/23に行います!
 (7月と11月にもあります)

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 2019/4/23(火) 13:00-17:00
 https://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/190213/
 ――――――――――――――――――――――――――
 3/5には東京商工会議所でセミナーを行います!

 管理職・職場リーダーのための時間術講座
 (東京商工会議所主催)

 2019/3/5(火) 10:00-17:00
https://event.tokyo-cci.or.jp/event_detail-88607.html
 ――――――――――――――――――――――――――

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/


【4】編集後記
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 私が自分自身に
 言い聞かせるこ
 とのある言葉は
 そんなに多くは
 ありません。

 559号で紹介した
「腕組みしながら
 考えるな」が、
 そのひとつです
 が、これは最近
 あまり使いませ
 ん(腕組みしな
 くなったので)。

 今回紹介した言
 葉は今でも割と
 思い浮かびます。
 その場しのぎで
 片付けてしまい
 たいという欲求
 って、なかなか
 消えないのかも
 しれませんね。

 では、また来週!

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
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┃【執筆者】 水口和彦
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