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メルマガ名
毎日スキルアップ通信
発行周期
平日日刊
最終発行日
2017年10月20日
 
発行部数
12,435部
メルマガID
0000130996
形式
PC・携帯向け/テキスト形式
カテゴリ
ビジネス・キャリア > マナー・一般常識 > ビジネスマナー

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毎日スキルアップ通信
     2017年10月20日(金)
     あなたの夢の実現を応援します
     平日日刊 中小企業診断士 川野圭介
======================================

今月のテーマ
【仕事環境を整える】

  第1週 10/ 2(月)~10/ 6(金)「心を整える」
  第2週 10/10(火)~10/13(金)「モノの整理術」
○第3週 10/16(月)~10/20(金)「思考の整理術」
  第4週 10/23(月)~10/27(金)「習慣化の技術」


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
思考の整理術【第5回】
 『言いたいことを伝える』
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 営業計画を立てるために、「どのエリアを重点
的にアプローチするか」という議題で会議を行う
とします。

A「今まで都内を回っていたが、もう行き尽くし
  た。他県に進出しよう」
B「都内で売上が思うように上がらないのは見落
  としている顧客があるからだ」
C「いや、そもそも提案力が弱いから、都内で
  十分な受注を取れていないんじゃないか?」

 それぞれが思い思いに発言しているのはいいの
ですが、議論はぐちゃぐちゃです。

 なぜ、こうなってしまったのでしょうか。
 それは「論点がかみ合っていない」からです。

 論点がズレたまま進む議論は意外と多いのでは
ないでしょうか。

 Aさんは議論に沿って発言をしています。
 Bさん、Cさんは明らかに論点がズレていま
す。

 議論が白熱してくると、論点がズレてくる場合
がよくあります。

 議論がきちんとかみ合うように、会議では最初
に論点を示しておく必要があります。

「今後営業を重点的にかけて行くべきエリアに
 ついて話し合いをします。よろしいですか?」

 というように、会議を始めるときは、最初に
論点を明らかにして、参加者の了解をとって始め
るようにするとよいでしょう。

 また、会議の途中途中で、発言が論点からズレ
ていないか、確認する癖もつけましょう。

 もし、誰かの意見が論点から外れている場合は
「その件は議事録に残しておきますので、別途
 議論しましょう」とフォローして、当初の論点
に戻すようにします。


 論点が整理できたら、次は「主張」の整理が
必要です。

 会議や打合せで一所懸命説明したつもりなのに
「つまり、何が言いたいの?」と聞かれたことは
ありませんか。

 それは「主張(もっとも伝えたいこと)が整理
されていないこと」に多くの原因があります。

 主張とは、たとえば「売上向上のためには○○
が必要だ」とか「AとBでは、Aを採用すべきだ
なぜなら・・・」といった言い方になります。

「わが社は売上が年々下がっている」だけでは
主張になりません。

 主張を求められたなら「○○が必要」「○○す
べきだ」というように具体的な行動を提案する言
い方をしなければいけません。


 それでも、「何が言いたいの?」と言われると
きがあります。

 それは次のような発言をしたときです。
「コスト削減のためには、まず原材料の調達先を
見直すべき。ただし人件費にも削減の余地がある
また、売上増のためにはマーケティングも強化し
たほうがいい」

 あれこれ盛り込み過ぎていることが原因です。

 誰かに何か伝えようとするときは、主張はひと
つに絞り、関係ない情報は取り除きます。

 立場が上の人ほど複雑な仕事を抱えていて時間
がありません。説明は簡潔にしてほしいと思って
います。

 まわりくどい説明をしていると、しびれを切ら
します。忙しい人が聞き手の場合ほど、シンプル
な説明を心がけましょう。

 主張する際には、もう一つ大事なことがありま
す。

 それは「相手にしてほしいこと」を明確に伝え
ることです。

 ビジネスは人に動いてもらうことで進みます。

 企画を上司に認めてもらう、
 お客様に商品を買ってもらう、
 銀行にお金を貸してもらう
 等々、

 仕事とは、説得と行動の繰り返しではないでし
ょうか。

 それをはっきりしないまま説明に臨んでしまう
と、「それで私にどうしてほしいの?」と必ず
相手から聞かれるはずです。

 そこで的確に答えられないと
「考えを整理してまた出直してきなさい」と言わ
れて、せっかくの機会と時間をムダにしてしまい
ます。

 主張するとき、相手にしてほしいことが頭の中
で具体的になっているでしょうか。

 できれば説明の前に主張したいことを書き出し
て確認してみるとよいかもしれません。


本日の参考図書

『生産性が高い人の思考整理のキホン』
 井上龍司 1,512円(すばる舎 2017.6.14)
 http://amzn.to/2kQIMZC



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【今週の新刊ご紹介・プレゼント図書】 

『シングルタスク 一点集中術』
 デボラ・ザック1,620円
 (ダイヤモンド社 2017.8.31)
 http://amzn.to/2yknCJ7
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 集中することが大事だ!
 フロー状態を維持することが大切だ!

 夕方になり、日が陰りはじめ室内が暗くなって
きています。

それでも「いまはこの作業に集中しているから、
絶対にライトのスイッチを入れるような真似は
しない」・・・

と、そこまではさすがにいかないと思います。

 作業中に、ほかのアイデアがひらめいたり、
なにか重要なことを思い出したときも同じです。

 ひとまずそれを書き留め、すぐに本来の作業に
戻るようにします。

 大事なことだから、メモをしなくても作業が終
われば思い出すだろうと思われるかもしれませ
ん。

 でもそうはいかないものです。
 あなたの頭はメモ帳と違います。
 100%正確に記録を残すことなんかできません。

 ちょっと作業の手をとめ、メモをとるだけなら
シングルタスクの集中力が弱まることはありませ
ん。

 なんらかの作業に取りかかる前には、決められ
た場所に、紙のメモ帳を用意しておきましょう。

 付箋やレシート、ダイレクトメールの封筒なん
かには書き留めてはいけません。

 あとで行方がわからなくなることがあるからで
す。

 脳はものごとを完全に記憶できるわけではあり
ません。

 紙のメモ帳をそばに置くようにします。
 紙でなくてもスマホにも「メモ」機能があるで
はないかと思うかもしれません。

 でも、スマホの扱いには注意が必要です。

 スマホにはメール、SNS、電話、ネット、
カメラなど様々な機能が集約されています。

 つまり、「メモ」をするつもりでスマホを手に
とったら3通もメールが届いていた、確認したい
といった衝動にかられ集中力が削がれる恐れが
あります。

 仕事だけではなく、就寝前も同じです。
 本を読んでいたら自然に眠くなり、明かりを消
して眠りにつくこともできます。

 スマホで読む場合は違います。
 スマホの多機能デバイスに目が行き、気がつい
たらネット見ていたり、ゲームに夢中になってい
たりします。

 集中するとき、あるいは就寝前には、できるだ
けスマホを近づけない工夫も必要かもしれませ
ん。

 日常生活には「集中力を奪う邪魔者」があふれ
ています。

 その猛攻を無視するには超人的な強さが求めら
れるのかもしれません。

 何かに集中したいときには「誘惑」と距離を置
くようにしましょう。

 「誘惑」と距離を置けば置くほど、私たちは
意志の力を保つことができます。

 電話やメール受信など、音が鳴るものはすべて
ミュートにすることも選択肢にいれましょう。

 作業中、ウェブで調べ物をすることがありま
す。

 そのときも、閲覧したウェブは必ず閉じましょ
う。

 邪魔者を防ぐ「フェンス」をいろいろ工夫しな
がら設けるべきです。


 本日、ご紹介しました
『シングルタスク 一点集中術』
 デボラ・ザック1,620円
 (ダイヤモンド社 2017.8.31)
 http://amzn.to/2yknCJ7
を1名様にプレゼントします。


ご応募はこのメルマガに返信する方法でお願い
します。

その際、ペンネームと簡単なメッセージを添え
てください(ペンネームとメッセージは公開する
ことがあります)

たくさんのご応募をお待ちしております。
締切は10月22日(日)正午までとします。
当選者は、10月23日(月)に発表します。



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読者のみなさまからいただいた
コメントをご紹介します
---------------------------------

(^^)T2ロケットさん
川野様 いつもありがとうございます。

日々マルチタスクしているような気がします。
人はパソコンよりもマルチタスクが得意だと
認識していましたが、
処理速度が低下しているのですか。。。

やることが、たくさんあると、それだけで
拒否反応がでてきてダメですね。
紙に書いておくと、
スムーズにこなすことができると感じています。


(^o^)
T2ロケットさん、
パソコン並にタスク間を高速にスイッチすること
ができれば仕事も高速化できるのに、と思いま
す。

そこまで融通が利かないところが、人間なのでし
ょう。
だからこそ、コンピューターに劣る面もあれば、
勝る面もあるのでしょうね。コンピューターに
もし、気持ちの揺れや、思いもしないインスピレ
ーションが働くような機能が備わったときには、
アニメやSFの世界に出てくるようなロボットが
現れ、正義の味方ばかりならいいのですが、恐い
ことも起きそうで、できればそうならないよう
願いたいものです。

ところで「紙に書く」はまさに今日のテーマでし
た。T2ロケットさんに先を読まれた感じです^^



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編集後記
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以前、作業をするときはメモをそばに置くように
しているという話をこの欄に書きました。
メモに書くことで作業がストップすることに抵抗
感があったのですが、今日の記事によると、それで
集中力を削がれることはありませんとあったので
大いに励まされた次第です。

でも、ふしぎにこのメルマガを書いているときは
他のことを思いついてメモをとるとうことがあり
ません。どうしてなのでしょう。

真のフロー状態なのか、あるいは、ながら作業
で集中できていないか、どちらかなのでしょう。

あれ?どっちなんだろう?
意外と、状況によって、どっちもありかも(笑)



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今日も一日いい日でありますように^^

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