仕事ができる人のビジネスマナー

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メルマガ名
仕事ができる人のビジネスマナー
発行周期
隔日刊
最終発行日
2017年07月25日
 
発行部数
4,148部
メルマガID
0000134379
形式
PC・携帯向け/テキスト形式
カテゴリ
ビジネス・キャリア > マナー・一般常識 > ビジネスマナー

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【 電話で不在の場合 】



 受けた電話の相手(社員)が不在の場合。例えば、営業に出かけ

 ている場合などです。




 1.不在であることを伝え、用件を伺います



  「申し訳ありませんが、ただいまXXは外出しております。

  (社内にいるときは、「席を外しております」)。

  ご用件を承りましょうか?わたくしは、○○と申します。」


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 2.相手の用件を聞き、メモを取って復唱



  用件を言われることもありますが、折り返し電話を下さいとい

  うこともあります。


  用件を言われた場合は、5W1Hに基づいて内容をよく聞き、

  不明点は確認するようにしましょう。


  また、折り返し電話の場合は電話番号を聞くことも忘れないよ

  うにします。誰かが知っていそうな場合でも、念のため聞いて

  おくようにします。


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 3.会議中や来客中の場合



  原則は、会議中、来客中は取り次ぎません。


  「急用で」「どうしても」と言われた場合のみ、社内の会議で

  あれば、待たせずに用件を伺って一端電話を切り、メモを差し

  入れます。


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 < 取り込み中 ><NEW14>



 時々、使う可能性のある言葉で、「取り込み中」がありますが、

 「取り込み中」は失礼になるので使わないようにします。

 「現在取り込み中なので、後から折り返し電話いたします」と言

 ってしまうと、お客様は「私の電話よりも大事な用事があるのか

 !」と不快に思ってしまう場合があります。

 たとえ名指し人が取り込み中であると言ったとしても、そのまま

 相手に伝えてはいけません。

 「ただいま打ち合わせ中です。戻り次第こちらからお電話いたし

 ます」などと提案するようにしましょう。


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