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時間管理(タイムマネジメント)とスケジュール管理の違い、分かりますか? このメールマガジンでは時間管理について、極めて真面目に語ります。著者は9冊の本を出版し、超有名企業の研修も数多く担当する、数少ない時間管理専門のプロフェッショナルです!

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メルマガ名
カンタン!効果的な!時間管理術!メールマガジン
発行周期
週刊
最終発行日
2017年12月11日
 
発行部数
2,932部
メルマガID
0000190033
形式
PC・携帯向け/テキスト形式
カテゴリ
ビジネス・キャリア > マナー・一般常識 > ビジネスマナー

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    2017/12/11  Vol.611   http://www.bizark.co.jp/
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html

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■第611回■ 「優先順位」は大ざっぱな方がいい(1)
_______________________________
 目次

【1】今週のテーマ:「優先順位」は大ざっぱな方がいい(1)
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   「優先順位」は大ざっぱな方がいい(1)

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 
 こんにちは。水口です。
 
 このメルマガの607~608号などで、
 ―――――――――――――――――
 「優先順位」をつけて処理していくと
 効率的なように思えるけど・・・・、
 実は逆に「効率」は低下してしまう。
 ―――――――――――――――――
 という話をしました。
 
 これは2つの時間が増えるからです。
 ―――――――――――――――――
 ・メールを確認・比較する時間
 ・後回しにしたメールを後で探す時間
 ―――――――――――――――――
 この2つ、普通は後者の影響が大きく、
 メルマガでもそちらを中心に説明して
 いました。
 
 しかし、いろいろ考えていくと前者に
 ついても軽視できない場合があるし、
 それは通常のタスク管理にも関わる話
 だと気づきました。
 
 
 具体的には、受信トレイを見たときに
 複数の新着メールが入っている場合の
 対処方法の話です。
 
 
 ■ メールを返信する順序は?
 
 たとえば、新着メールが3通入ってい
 たら、あなたはどんな順序で返信して
 いくでしょうか?
 
 3通のタイトルや送信者を見て、必要
 であれば本文もざっと見たうえで・・、
 優先順位の高いものから返信していく
 という人が多いと思います。
 
 このような「優先順位の高い順に処理
 していく」という方法でも特に問題は
 ないように思えますが、メールの数が
 増えると、事情は全く違ってきます。
 
 もし新着メールが10通あるとすると、
 最初に返信する1通を決めるためには
 まず10通全部を確認して、優先順位を
 比較する必要があります。
 
 返信が終われば9通のメールが残り、
 次の優先順位を決めるためには、また
 メールを確認して比較する必要があり
 ます。
 
 ※ 10通のメールに対して、一度に
   1~10位の優先順位を決めたり、
   それをメールへの返信中も覚えて
   おくのはかなり難しい作業です。
 
 返信が終われば、次の8通を確認し、
 その次は7通・・・と続けていくと、
 「メールを確認し比較する」という
 作業は、最大で44回になります。
 
 実際にはある程度は覚えていますから
 ここまでの回数は必要ないとはいえ、
 2通や3通の場合と比べて、大幅に
 回数が増えることに注意してください。
 
 「メールを確認し比較する」という
 作業は、メールの数に比例するのでは
 ないんですね。メールの数の二乗に近
 い形で増えていきます。
 (厳密には二乗よりは少ないです)
 
 たとえば、5通のときと比べると、
 10通のときは、確認や比較にかかる
 時間は2倍でなく4倍に近くなり、
 100通なら20倍ではなく400倍に
 近くなります・・・。
 
 
 ■ 優先順位は厳密でない方がいい
 
 実際に、100通のメールに優先順位を
 つける場合を考えてみましょう。
 
 もし、厳密に優先順位を決めて処理し
 ていくとすれば、最初に返信する1通
 を選ぶためには、100通のメール全部
 を確認する必要があります。
 
 これでは、返信に必要な時間よりも、
 優先順位を決めるために使う時間の方
 が長くなってしまいます。
 
 さらに、次はまた残りの99通を比較
 することになりますから、またかなり
 の時間がかかります・・・。
 
 こんなの、現実的ではありませんよね。
 返信する時間よりも、優先順位をつけ
 る時間の方が長くなってしまいます。
 
 
 このように極端な例で考えると分かり
 やすくなりますね。優先順位を厳密に
 決めようとすればするほど、確認し、
 比較する時間が必要になりますし・・
 メールの数が多いとその時間が極端に
 長くなってしまいます。
 
 
 逆に、優先順位を大ざっぱに考えると
 どうなるでしょうか?
 
 たとえば、「目についた数通のメール
 から優先するものを選んで返信する」
 「終わったら同じことをくり返す」と
 いうやり方にしたらどうでしょう?
 
 あるいは、優先度をA・B・Cくらい
 に大ざっぱに考えて、「優先度A」と
 判断したメールは即返信する。それが
 全部終わったら優先度Bに移る・・・
 と処理していくとどうでしょうか?
 
 どちらも優先順位を厳密に決めた場合
 と順序が違ってきますが、全メールを
 処理し終えるまでの所要時間はかなり
 短くできます。
 
 さらに、優先順位を一切考慮せずに、
 単純に順番に処理していくとしたら、
 処理し終えるまでの所要時間はさらに
 短縮できます。
 
 
 実際のメール処理は、もう少し複雑に
 なりますが、基本的な考え方としては
 参考になりますね。
 
 ※ 本当に100通のメールが入ってる
   場合、送信者別にソートしてから
   処理する方が効率的だと思います。
 
 まとめると、
 ―――――――――――――――――
 優先順位を厳密に決めようとするほど、
 確認・比較する負担は大きくなる
 
 優先順位を大ざっぱにする方がずっと
 効率的(特にメールが多い場合は)
 
 最も効率的なのは、優先順位を一切
 考えない方法。処理時間は最小となる
 ―――――――――――――――――
 ということになります。
 
 
 この話、タスク管理でも基本的に同じ
 ことが言えます。
 
 タスクはメールよりも所要時間が長い
 ので、優先順位を無視するのは現実的
 ではありません。しかし、大ざっぱに
 するという方法は実用性があります。
 
 この話、次回検討してみましょう。
 
 では、また来週お届けします!
 
 
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
_______________________________

 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2017/12/04 : 【KKJ】610 決める・守る・直す・守る
http://archives.mag2.com/0000190033/20171204180000000.html

2017/11/27 : 【KKJ】609 メールへの「応答性」
http://archives.mag2.com/0000190033/20171127180000000.html

2017/11/20 : 【KKJ】608 リードタイムと効率が相反するとき
http://archives.mag2.com/0000190033/20171120180000000.html
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
reader_yuryo@mag2.com (メルマガ読者様専用窓口)

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【3】時間管理術研究所 最新情報
_______________________________

【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 日経BPムックに、以前私が取材を受けた記事が再掲載
 されています。

 日経BPムック スキルアップシリーズ
 『40代を後悔しないためにやっておくべきこと』
  (私の記事は62~64ページです)
http://ec.nikkeibp.co.jp/item/books/265190.html
 (日経BP社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 以前紹介した、Work × IT(ワーク・イット)という
 サイトでの、第2弾の記事がアップされました!

 研修などでお伝えしていることを、このサイト向けに
 まとめてみたものです。

 『上司が今すぐ取り組むべき残業時間削減、
  仕事効率化7つの施策』
https://workit.vaio.com/i-7-tips-to-make-work-efficient/
 (VAIO株式会社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 5月に発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVD、なかなか好評だそうです。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】

 一般の方が受講できるセミナーのお知らせです。
 ――――――――――――――――――――――――――
 先週、日経BP社「日経ビジネス Basic」で半日セミナーを
 行いました (4月、9月に行ったのと同じものです)

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 2017/ 12/7(木) 13:00~17:00
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/170421/index.html

 1月にも追加で同セミナーを行うことになりそうです!
 ――――――――――――――――――――――――――
 2月に技術者・研究者向けのセミナーを行います

 技術者・研究者のための効果的な時間管理術
 ~仕事の時間対効果を高める実践的タイムマネジメント~
 (株式会社情報機構主催)

 2018/ 2/13(火) 13:00~17:00
http://www.johokiko.co.jp/seminar_chemical/AC180205.php

 ――――――――――――――――――――――――――
 本日、NTT東日本主催のオンラインセミナーを行いました。
 働き方改革の中での会議時間削減の話です。

https://www.ntt-east.co.jp/business/event/online2017.html
 (NTT東日本のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 メールの扱い方については、この本にも書いてます。
 少し古い内容ですが、役立つ部分もあると思いますよ。

 『情報整理達人7箇条 (SANNO仕事術シリーズ) 』
  (産業能率大学出版部)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4382056322/


【4】編集後記
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 優先順位を厳密
 に考えるほど、
 逆に効率が低下
 してしまう・・。

 というのはタイ
 ムマネジメント
 における一種の
 矛盾ですね。

 そのことを考慮
 していないタイ
 ムマネジメント
 手法を教える人
 も多く、私も昔
 それで失敗した
 ことがあります。

 これ、詳しくは
 次回紹介します。

 では、また来週!

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
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┃【執筆者】 水口和彦
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