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    2017/06/26  Vol.587   http://www.bizark.co.jp/
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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html

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■第587回■ プレゼン準備の3段階
_______________________________
 目次

【1】今週のテーマ:プレゼン準備の3段階
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


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【1】今週のテーマ
   プレゼン準備の3段階

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 こんにちは。水口です。
 
 私事ですが、今月は講演や研修の仕事
 が多く、普段の倍以上のペースで準備
 を進めていかなければいけないという
 状況が3週間ほど続いてます。
 
 下手をすると「仕事に追われている」
 という状況になりかねない。あるいは
 時間がなくて仕事の質が下がることに
 もなりかねないのですが・・・、
 
 タスク管理と、もうひとつのある工夫
 のおかげでうまく対処できています。
 
 今回は、その「ある工夫」を紹介して
 みたいと思います。
 
 
 ■ 3段階でのプレゼン準備
 
 その工夫というのは、プレゼンの準備
 をどう進めていくか?という話です。
 
 プレゼン(プレゼンテーション)と
 いうと、一般的には何かの企画や商品、
 サービス等の説明(売り込み)のため
 に行われることが多いですよね。
 
 私が行う講演や研修は、教育的な目的
 が強いので、一般的なプレゼンと少し
 違いますが、参考になると思うので、
 紹介してみます。
 
 
 「プレゼンの準備を行う」というと、
 何をどう話すのか、何を見せるのか?
 ・・・と考えなければいけないことは
 たくさんありますが、私は大きく分け
 ると3段階で準備しています。
 
 ―――――――――――――――――
 配付資料(印刷物として配るもの)
 投影用スライド(その場で見せるもの)
 進行シート(話す内容を書いたもの)
 ―――――――――――――――――
 この3つそれぞれについて、ファイル
 を作っています。
 
 配付資料はDTP系のソフトで、投影用
 のスライドはPowerPointで作ります。
 
 「進行シート」と呼んでいる3つめの
 ファイルは、簡単なシナリオのような
 ものですが、これはExcelで作ります。
 
 実は、以前は上の2つだけで準備して
 いたのですが、数年前から3つめの
 ファイルも作るようになったんです。
 
 ファイルを3つも作るというのは、
 非効率なように思うかもしれませんが、
 多数の案件を並行して準備するときに
 はとても有効な方法だと感じます。
 
 順を追って紹介していきましょう。
 プレゼンの方法に特に興味のない方も
 最後の方は参考になるかもしれません。
 
 
 ■ 最も重要な「配付資料」
 
 上記3つのファイルの中で最も重要な
 のは配付資料で、これを作る段階で、
 最も時間をかけてます。
 
 自分としてポイントだと考えているの
 は、これを「配付資料を作る」という
 1つのタスクと考えるのではなく・・
 ―――――――――――――――――
  □ 資料の内容を決める
  □ 実際に資料を作成する
 ―――――――――――――――――
 と、少なくとも2つのタスクとして
 考えることです。
 
 ※ 何か特別な課題がある場合には、
   タスクが増えることもあります。
 
 最初の「資料の内容を決める」という
 タスクを実行する際には、資料作成用
 のソフトは開かず、メモ書きしながら
 準備をしていきます。
 
 ※ このメモは手書きの場合もあれば
   PC上でメモする場合もあります。
 
 このタスクは短時間で集中して考える
 感じで、早い段階でやっておきます。
 
 その後、実際に配付資料を作成するの
 ですが、最初の「資料の内容を決める」
 というタスクがうまく終わっていれば、
 迷わず作業できて効率的です。
 
 
 ■ 投影用スライド
 
 投影用スライドは、一般的なプレゼン
 と共通するので詳細は省略しますが、
 私の場合、配付資料ができてから、
 スライドを準備します。
 
 この段階では、複数のソフトウェアを
 立ち上げて作業することが多いので、
 ディスプレイが複数使える環境で作業
 することが多いです。
 (出先ではあまりやりません)
 
 マルチディスプレイで作業効率が上が
 るという話は、だいぶ昔にブログでも
 紹介したことがありますが・・、現在
 はその頃とは環境も変わりました。
 
 現在は「GeChic On-Lap 1303I」という
 ディスプレイをサブに使用しています。
 (私のPCとサイズ・解像度が近いので)
 
 
 ■ 進行シート(シナリオ)
 
 最後の「進行シート」というのは、
 どこでクリックすべきか、そこで何を
 話すかを(メモや箇条書きで)書いた
 ものです。
 
 聴く人の頭に入りやすいように話すに
 は、この作業は欠かせないと思います。
 
 この部分、以前は配付資料に手書きで
 メモしていました。
 ―――――――――――――――――
 ・スライドの番号
 ・そこで話す内容
 ・クリックのタイミング
  (アニメーションがある場合)
 ―――――――――――――――――
 がわかるように、赤ペンで記入してい
 ました。プレゼン前の最終チェックを
 兼ねてやる感じです。全体のなかでの
 時間配分もそこで最終決定します。
 
 ただ、この作業が結構大変というか、
 修正したり、時間配分を変更したり
 する場合に不便でした。
 
 それで、「進行シート」と呼んでいる
 ファイルを作るようになりました。
 ―――――――――――――――――
 ・各スライドで話す内容をメモして、
  そこで使うであろう時間を入力。
 
 ・全体の所要時間を確認して、
  必要があれば時間配分を調整する
 (Excel上で時間を計算させます)
 ―――――――――――――――――
 という二つのタスクを行います。
 
 手間が増えたところ、減ったところの
 両方がありますが、結果としては効率
 を落とさずに、プレゼンの質を上げる
 ことができていると感じます。
 
 ちなみにこの進行シート、私が使って
 いるものがベストとも思いませんので、
 ファイルの提供などはしない予定です。
 (ぜひご自身で工夫してみてください)
 
 
 ■ 一連の作業を複数のタスクに
 
 話が長くなってすみません。
 
 ここまでの話で、お気づきになった方
 もいるかもしれませんが、この流れは、
 ―――――――――――――――――
 「プレゼン」という1つの仕事を、
 ファイルでいうと3つに、タスクで
 いうと5つ(以上)に分割する
 ―――――――――――――――――
 ことを行っています。
 
 ―――――――――――――――――
 「仕事」を分割して「タスク」にする
 ―――――――――――――――――
 というのは、私が本や研修などでよく
 言っている、タスク管理の基本です。
 
 並行して進む案件が多くなるほど、
 こうした基本が大事だなと感じますね。
 
 皆さんも、自分の仕事(よく行うもの)
 をどう分割するのがいいか、ちょっと
 考えてみるといいかもしれませんよ。
 
 
 では、また来週お届けします!
 
 
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【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
_______________________________

 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2017/06/19 : 【KKJ】586 心の準備ができる「行動開始時刻」
http://archives.mag2.com/0000190033/20170619180000000.html

2017/06/12 : 【KKJ】585 会議に遅れる人の心理
http://archives.mag2.com/0000190033/20170612180000000.html

2017/06/05 : 【KKJ】584 「自分がやった方が早い」ってホント?
http://archives.mag2.com/0000190033/20170605180000000.html
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
reader_yuryo@mag2.com (メルマガ読者様専用窓口)

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【3】時間管理術研究所 最新情報
_______________________________

【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 本日、Work × IT(ワーク・イット)という新しいサイト
 がオープンしました(VAIO株式会社のサイトです)

 私が執筆した記事が載ってますので、ぜひご覧を。

 『働き方改革には会議時間削減が必須!
  時間管理術の視点からみた削減ポイントとは』
http://workit.vaio.com/i-how-to-reduce-your-meeting-time/
 ――――――――――――――――――――――――――
 現在発売中の「日経WOMAN」7月号の別冊付録に、
 私が取材を受けた記事が再掲載されています。

 日経WOMAN 7月号(日経BP社)
 『まんがで分かる!仕事が速い女性の時間のルール』
  (私が取材を受けた記事はp.36~37に掲載されてます)
 ――――――――――――――――――――――――――
 アデコ株式会社の機関誌『Power of Work』第2号に
 私が取材を受けた記事が掲載されています。

 『Power of Work』第2号 (p.9~10)
 『キーワードで紐解く管理職に求められるマネジメント力』
 ――――――――――――――――――――――――――
 情報システム部門の方向けの情報サイト『ジョーシス』で
 連載の記事を書いています。第8回アップしました!

 リーダーのための「時間管理」解決クリニック (第8回)
 「忙しいと、イライラしてしまうんです…」

 https://www.josys.jp/itknowledge/time_comsulting07

  ※ 前シリーズ(全10回)はこちらで見られます↓
    https://www.josys.jp/gsearch?q=www.bizark
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】

 一般の方が受講できるセミナーのお知らせです。
 ――――――――――――――――――――――――――
 
 名古屋で技術者、研究者向けのセミナーを行います!

 明日から実践できる
 技術者・研究者のタイムマネジメント
 (サイエンス&テクノロジー株式会社主催)

 2017/ 7/ 3(月) 12:30~16:30
http://www.science-t.com/st/cont/id/26811

 私も研究・開発の仕事をしていたので、楽しみです!

 ――――――――――――――――――――――――――
 ほかには・・・

 9月には大阪商工会議所、日経BP社課長塾での
 セミナーを行う予定です。

 11月には早稲田大学エクステンションセンターと
 東京商工会議所でセミナーを行います。

 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 部下に読ませるならこれ。ロングセラーです。

 『たったこれだけのことで!仕事力が3倍アップする時間活用法』
  (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788907550/



【4】編集後記
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 今回はちょっと
 長文になってし
 まいました。

 プレゼンの話は
 くわしくし始め
 ると切りがない
 ですが・・・、

 プレゼンという
 仕事を3つの
 成果物、5つの
 タスクに分ける
 という考え方は
 参考になるかと
 思って、紹介し
 てみました。

 では、また来週!

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