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時間管理(タイムマネジメント)とスケジュール管理の違い、分かりますか? このメールマガジンでは時間管理について、極めて真面目に語ります。著者は9冊の本を出版し、超有名企業の研修も数多く担当する、数少ない時間管理専門のプロフェッショナルです!

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メルマガ名
カンタン!効果的な!時間管理術!メールマガジン
発行周期
週刊
最終発行日
2017年10月16日
 
発行部数
2,952部
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0000190033
形式
PC・携帯向け/テキスト形式
カテゴリ
ビジネス・キャリア > マナー・一般常識 > ビジネスマナー

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 ご愛読ありがとうございます。

 今週も『時間管理術研究所メールマガジン』をお届けします。
 あなたの時間をより活用するために、ご活用ください!

 (執筆者:水口和彦プロフィール)
http://jikan.livedoor.biz/archives/50993622.html

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■第603回■ タスクの書き方のコツ
_______________________________
 目次

【1】今週のテーマ:タスクの書き方のコツ
【2】時間管理術研究所ブログ Topics
【3】最新情報
【4】編集後記


 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【1】今週のテーマ
   タスクの書き方のコツ

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 
 こんにちは。水口です。
 
 先週は繁忙感、つまり「忙しくて落ち
 着かない感じ」をうまくコントロール
 するために、
 ―――――――――――――――――
 ・仕事を分割する
  (複数のタスクに分ける)
 ―――――――――――――――――
 ことが効果があるという話をしました。
 
 今週もこれに関連した話です。
 
 
 ■ 「繁忙感」と仕事量
 
 先ほど「繁忙感」という言い方をしま
 したが、「感」という言葉を使ったの
 には理由があります。
 
 「仕事が忙しい、繁忙だ」という感覚
 と実際の仕事量は、比例するとは限ら
 ないからです。
 
 私の場合、タスク管理のやり方ひとつ
 でかなり変わりました。
 ―――――――――――――――――
 まず、タスクを付せんに書いて貼って
 いた頃は・・・
 
 目の前に「やりかけ(または未着手)
 の仕事」が並んでいて、「あれもやら
 なきゃ、これもやらなきゃ・・」と
 毎日が落ち着かない気分でした。
 
 これが先ほどの「繁忙感」が高かった
 状況です。
 ―――――――――――――――――
 タスクを日付ごとに書く(日付ごとに
 振り分ける)ようになってからは・・
 
 「今日はこれをやればいい」という
 ことがはっきり自覚できて、仕事量は
 同じでも、落ち着いて判断できるよう
 になってきました。
 
 また、大きめの仕事は小さいタスクに
 分割することで、さらに繁忙感を減ら
 すことができましたし、ちゃんと仕事
 が進んでいるという実感が得られるよ
 うになりました。
 ―――――――――――――――――
 この2つ、感覚としては全然違います。
 
 こういう経験をして、繁忙感と仕事量
 は比例しないんだなと実感しました。
 
 また、タスクを付せんに書いてた時期
 は「あれもこれも」と、いろいろ気に
 なって、ひとつひとつのタスクに集中
 しにくかったです。
 
 繁忙感が強いと集中できず、集中でき
 ないとまた繁忙感が強くなる・・・、
 そんな悪循環があるように思います。
 
 
 ちなみに、タスクを付せんにすら書い
 ていなかった時期もあって、そのとき
 は(目の前にタスクがないので)気楽
 に過ごせるときもありました。
 
 でも、これは一種の現実逃避で、あと
 になってバタバタあわてることが多く、
 そのときの繁忙感(絶望感?)は一番
 ひどかったと思います。
 
 
 ■ タスクは動詞で表す
 
 そういうわけで、タスクを実行日に
 書いたり、大きい仕事は分割しておく
 ことをおすすめしているわけです。
 
 今回は、その際のコツを紹介します。
 
 そもそも「タスク」というのは、自分
 がやろうと思っている「行動」です。
 
 行動ですから「動詞」で表せるもので
 なければいけません。
 
 ※ 「○○報告書作成」のように省略
   するのは構いません。この場合、
   もとは「○○報告書を作成する」
   という動詞ですから。
 
 
 たとえば、ただ「○○の件」のように
 書くのは、あまりよくありません。
 「○○の件」のなかで、具体的に何を
 するのかを書いておく方が、その後に
 行動しやすいです。
 
 何を作成するのか、あるいは何かを
 決めるのか、誰に連絡するのか、その
 連絡はメールなのか電話なのか・・・
 できるだけ具体的に書いておく方が、
 後の行動が早くなります。
 
 逆に、これがあいまいだと、先延ばし
 しやすくなります。
 
 
 ■ その動詞もできるだけ具体的に
 
 また、同じ動詞で書くにしても、でき
 るだけ具体的な行動をイメージできる
 ように書く方が効果的です。
 
 たとえば、何かの報告書を作成すると
 いう仕事があったとして・・・
 
 その報告書は割と短時間でできるもの
 で(目安として2時間以内くらい)、
 しかもそれに慣れていて、作成手順が
 すぐイメージできるのなら、そのまま
 「○○報告書作成」のように書いてお
 いたらいいです。
 
 一方、その報告書がもっと時間のかか
 るものであったり、あるいは自分が
 慣れていなくて、作成手順をイメージ
 しにくい場合は、具体的に「まず何を
 するか」を決め、それを最初のタスク
 にしておくといいです。
 
 何を調べるとか、何を入手するとか、
 何を確認するとか、具体的な行動を
 書いておくわけです。
 
 行動が具体的であるほど、その仕事の
 所要時間の見積もり精度が上がります
 し、さらに、後でそれを見たときに、
 迷いなく行動することができます。
 
 これだけで仕事の効率は少し上がりま
 すし、つい「先延ばし」をしてしまう
 ことも減らせます。
 
 
 ―――――――――――――――――
 タスクはできるだけ具体的に、どんな
 行動をすればいいのか、すぐイメージ
 できるように書く。
 ―――――――――――――――――
 自分のタスク管理をレベルアップした
 いという方は、そう意識してみてくだ
 さい。
 
 では、また来週お届けします!
 
 
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【2】時間管理術研究所ブログ・メルマガ情報
_______________________________

 最近のメールマガジンのバックナンバーページです。
 お読みでないものがあれば見てみてください。

2017/10/10 : 【KKJ】602 「終わらせる」ことの重要さ
http://archives.mag2.com/0000190033/20171010180000000.html

2017/10/02 : 【KKJ】601 「マニュアル的なもの」の効果
http://archives.mag2.com/0000190033/20171002180000000.html

2017/09/25 : 【KKJ】600 手軽な「時間の投資」その3
http://archives.mag2.com/0000190033/20170925180000000.html
 
 メールマガジン不着については下記ページをご参照の上、
 下記の窓口にご連絡頂けると対処してもらえるそうです。

http://help.mag2.com/000335.html (対処法のページ)
reader_yuryo@mag2.com (メルマガ読者様専用窓口)

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
【3】時間管理術研究所 最新情報
_______________________________

【活動のお知らせ:執筆・取材など】
 ――――――――――――――――――――――――――
 9/29発売の日経WOMAN別冊に、私が取材を受けた記事が
 再掲載されています(40~41ページです)

 『まんがで分かる!
  仕事が速い女性がやっている時間のルール』
http://www.nikkeibp.co.jp/atclpubmkt/book/17/264110/
 (日経BPブックナビのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 以前紹介した、Work × IT(ワーク・イット)という
 サイトに書いた記事、アクセスランキング1位になって
 います。ちょっとびっくりしました。

 『働き方改革には会議時間削減が必須!
  時間管理術の視点からみた削減ポイントとは』
http://workit.vaio.com/i-how-to-reduce-your-meeting-time/
 (VAIO株式会社のサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 5月に発売された、私が監修したタイムマネジメントの
 DVD、なかなか好評だそうです。

 タイムマネジメントで働き方改革 (DVD全2巻)

http://www.nikkeibookvideo.com/item-detail.php?class_code=V0321
 (日経ブック&ビデオクラブのサイトです)
http://www.nikkeibpm.co.jp/item/2619/2619/index.html
 (日経BPマーケティングのサイトです)
 ――――――――――――――――――――――――――
 上記以外にも執筆と取材のご依頼を複数頂いております。
 掲載されたら紹介しますね!

_______________________________

【活動のお知らせ:講演など】

 一般の方が受講できるセミナーのお知らせです。
 ――――――――――――――――――――――――――
 11/25に早稲田大学エクステンションセンターで
 セミナーを行います。

 11/25(土)10:30~17:30
 残業が減る! 働き方改革のためのタイムマネジメント
https://www.wuext.waseda.jp/course/detail/40195/
 (↑こちらからの申し込み、少し割引になるそうです)

 ――――――――――――――――――――――――――
 11/13には東京商工会議所でセミナーを行います。

 11/13(月)10:00~17:00
 管理職・職場リーダーのための時間術講座
http://event.tokyo-cci.or.jp/event_detail-79534.html
 ――――――――――――――――――――――――――
 12月に日経BP社「日経ビジネス Basic」で半日セミナーを
 行います (4月、9月に行ったのと同じものです)

 働き方改革のためのタイムマネジメント基礎講座
 ~自分の仕事もチームの仕事も効率化できる時間管理術~
 (日経BP社 主催)

 2017/ 12/7(木) 13:00~17:00
 http://business.nikkeibp.co.jp/nbs/nbsemi/0930/time/170421/index.html
 ――――――――――――――――――――――――――
 企業や自治体などでの講演・研修は随時行っております。
 お気軽にお問い合せください。
_______________________________

【おすすめ書籍の紹介です】

 「リーダー」的な立場をこなすために使える手法を
 紹介している本です。

 『部下を持つ人の時間術』 (実務教育出版)
  http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4788910438/



【4】編集後記
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 繁忙感と仕事量
 が比例するわけ
 ではないという
 のは、時間管理
 を行う上で重要
 なことかもしれ
 ません。

 忙しいときにも
 その状況を整理
 していけば落ち
 ついて行動でき
 るようになる。
 そういう実感が
 時間管理しよう
 というやる気に
 つながってるの
 かもしれません。

 では、また来週!

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
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┃ KKJ【簡単!効果的な!時間管理術】
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┃【発行者】 (有)ビズアーク 時間管理術研究所
┃【執筆者】 水口和彦
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┃ 【URL 】 http://jikan.livedoor.biz/ (ブログ)
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