仕事のメール心得帖

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　神垣あゆみ【 仕事のメール心得帖 】

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Vol.0　2019年5月　配信

このメールマガジンは、主に20代のビジネスパーソン向けに、仕事でやり取り
するメール対応の「基本」を紹介します。「学生時代とは勝手が違う。どうし
よう」「職場の上司や先輩に聞けない、教えてもらえる人がいない」と、メー
ル対応の仕方が分からなくて困っている方のお役に立つ内容を目指します。

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毎週1回　金曜日　月4～5回　配信

週替りでメニューを変えてお伝えします。
1週目：メール作法
2週目：メールの敬語
3週目：間違いやすい言葉
4週目：ワンランク上の言い回し
5週目：メール作法-2
※5週ある月は最終週に「メール作法-2」を配信します。

1～5週の各メニューに、サブメニューとして「メールに関するQ&A」を添えて
お届けします。

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コンテンツの著作権は、編集・発行元に帰属します。本メルマガの内容の大部
分または全部を無断転載、転送、再編集など行なうことはお控えください。
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今週のメニューは【メール作法】＋【メールQ&A】です。

【メール作法】のテーマは「嫌われるメール」。

　1.送ると嫌がられるメールとは？

　2.相手を不快にするのは……

　3.注意したいこと

【メールQ&A】は、好感度がアップする書き方とは？

について取り上げます。


第1週【 メール作法 】
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■　嫌われるメール　＞＞＞　　1.送ると嫌がられるメールとは？
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▼　本題までが長い
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本題にはいるまでの前置きが長いメールがあります。
たとえば、「この修正、今週中に作業を完了していただけますか？」という作
業の進行状況を確認するメールへの返信で、実際に受け取ったことのある、前
置きが長い返信はこうでした。

「今のところ先週までのような混雑はないのですが、いくつか途中までの仕事
　や新規の仕事が入っています。来月からは○○○、昨日新規で入ってきた○
　○社の仕事もあり、ばたばたしていますが、今週中には完了します」

長いですよね。

「少し立て込んでいますが、今週中に完了するよう対処します」
と返せば1行で済みます。

▼　読む側が知りたいのは？
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こうした前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます。特に筆が立つ人。
　
書くのが得意でない人は、文章自体が短くなりがちですが、得意な人ほど思い
に任せて一気に書いてしまうところがあります。
　
気持ちは分かるんです。

立て込んでいる状況を分かってもらおう、ちゃんと説明しておこうという思い
があるからこそ、ですから。

でも、読む側が知りたいのは、理由よりいつ完了するか、ですよね。
忙しい理由を幾つも挙げたところで、相手には関係ないことでもあります。

▼　結論を先に手短に
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結論や伝えたい内容に行きつくまでの理由や説明が長すぎると、読むほうは辟
易します。

優先すべきは、自分の都合より相手の都合。

相手が知りたいことが何なのか　を、まず考えてみましょう。ビジネスメール
では、簡潔に用件を伝えることを心がけたいですね。

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■　嫌われるメール　＞＞＞　2.相手を不快にするのは……
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▼　名前がない
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冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。

相手の名前がないビジネス・メールは、高飛車な感じに受け取られます。送っ
た側にそんな気がなくても、です。

人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いませんよね。
名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手との親密度も増しま
す。

ならば、メールも同じ。冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。

続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。私は、
会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△の取材でお
世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもらえる前ふりを入
れるようにしています。

宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分かり
やすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。

▼　固有名詞は正しく
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社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくことが肝
要です。

私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅう。なぜか新垣と間違えられ
たこともあります。

こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているにもか
かわらず、やっぱり「上垣」でメールが返ってきて、思わず笑っちゃいました。
相手にはそうインプットされてしまったのでしょうね。

自分では名前を間違われて不愉快とは思わないのですが、相手を判断するとき
の材料にはしています。

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■　嫌われるメール　＞＞＞　3.注意したいこと
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▼　問わず語りなメール
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用件以外に、聞きもしないことを語り出す。憶測や決めつけで書く。
相手の要望や問い合せに対し、答えるどころか相手が答えようのない“問わず
語り”を勝手に始めてしまうメールも迷惑がられます。

仕事のメールは、迅速に用件の確認や伝達を行うことに主眼が置かれます。

相手に用件をすぐに的確に伝えることが重要なのに、無駄な事柄が入ってくる
と、ポイントがずれてしまい、何が言いたいのかよくわからないメールになっ
てしまうのです。

▼　誰が読んでも分かるメールを
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主語がないメールも困りますが、省略が過ぎるメールも誤解の元。
書いた本人には分かりきったこと、見知った人のことでも、伝える相手には初
耳ということが往々にしてあります。

メールも言葉のキャッチボール。相手が判断や理解に苦しむような一方的な書
き方は、相互理解や共感には結びつきません。

文章がうまい・へたという問題ではなく、「いつ」「どこで」「だれが」「な
にを」「なぜ」「どうした」が分かりやすく整理されて書かれたメールである
ことが肝要。

文章をこねくり回すより、誰が読んでも言いたいことがすぐに伝わる分かりや
すさを意識したいですね。

相手への配慮を欠いたぞんざいなメールを出せば、送り手自身がぞんざいな人
と判断されかねません。

▼　深夜のメールにご用心
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気をつけたいのが深夜のメール。

これは私的なメールで起りやすい現象ですが、深夜の時間帯は一人の世界には
まり込みやすく、感情や思い入れが昼間の2倍～3倍増しになります。

自分に酔いしれ、えらく感傷的なことを書き連ねてしまうのです。

気持ちを込めるほど、酔いしれワードが次々とあふれ出し、朝になって読み返
すと、穴があったら入りたくなるような赤面ものの文面になっているのが常。

ですから、深夜にメールを書く時は、手短にあっさり書くぐらいがちょうどい
いのかもしれません。

嫌われないメールにするには、くどい前置き、余計な理由、深夜のメールといっ
た「嫌われ要素」をなくし、書き慣れていくこと、一度は読み返す、人のふり
見てわがふり直していくこととがポイントといえそうです。


【 メールQ&A 】
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■　好感度がアップする書き方とは？
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キャリアのある女性読者からいただいた相談です（抜粋）。

＜質問＞--------------------------------------------------------------

性格なのでしょうか、会話もメールも表現がストレートらしく、相手を引かせ
てしまうのです。
私なりに勉強して気をつかっているつもりなのですが、自分ではどこをどうな
おしたらよいのかわかりません。助言をいただければ幸いです。
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回りくどい言い方より、はっきりストレートに言う方が何ごとも分かりやすい
ですよね。特に仕事の場合。ただ、言い方一つできつくも優しくもなるので、
気をつけたいところです。

上記の質問者のメールには、別段、引いてしまうような“ストレート”な表現
は見当たりませんでした。ただひとつ、気になったのは……

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○○様

はじめまして。●●です。
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といった書き出しがなく、いきなり用件が始まっている点でした。

・誰宛のメールなのかを明確にする
・ひとことあいさつ（「おはようございます」「こんにちは」のあいさつや
　「はじめまして」）
・自分の名を名乗る（誰からのメールなのか所在を明確に）

この3点がないと、受け取る側は唐突、あるいは高飛車な印象を持ちます。
初めてのメールはなおさらで、たったこれだけのことですが、メールの冒頭に
入れるように意識するだけで、読み手の印象は変わります。

▼　言い方ひとつで好感度アップ
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できる・できないの回答、依頼、打診、確認など、用件はあくまで率直に。
でも、気をつけたいのが言い回しです。

たとえば、相手に指示を出したり、依頼する場合
「～してください」よりも
「～をお願いします」「～していただけますか」
としたほうが感じは良いです。「です」が続いたら「ですね」を合間に入れる
とか。

私もよくやる失敗ですが、メールの場合、ピシッと強く言い切ってしまうと、
送り手が思う以上に読む側には冷たく伝わってしまうことがあります。状況に
応じ、言い回しをソフトに、婉曲に書くようにすると相手に与える印象も変わ
ります。

発注する側、受注する側も仕事をするうえでは対等。「仕事を出してやってい
る」という気でいると、言葉や態度にも出てきます。お互い気持ちよく仕事を
進めていくためにも、言葉づかいには気を配りたいものです。メールに限らず、
話す時も同様ですね。

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著書を8冊刊行しています。

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▼神垣あゆみの著書一覧
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