ビジネスで日々使うメールの基本的なマナーを、手とり足とり教えてくれる人気メルマガ『仕事美人のメール作法』。新年度を間近に控えた今回は、メルマガの過去の人気記事から、「人事異動に伴う就任の挨拶」「社名変更のお知らせ」「事業所移転のお知らせ」といった、“この時期ならではのメール”の文例案と注意すべき点を、一挙に紹介しちゃいましょう！
人事異動に伴う就任あいさつ
移転に伴う住所変更のお知らせ
合併などに伴う社名変更のお知らせ
事業内容や組織の変更のお知らせ・業務廃止の通知
支店や営業の開設のお知らせ
人事異動に伴う就任あいさつ
今回は、新年度ならではと言いますか、新年度の“変化”に伴い、やりとりが想定されるメール文をご紹介します。
まずは人事異動に伴う「就任あいさつ」の文例です。
○○株式会社
佐藤一郎様いつもお世話になっております。
このたび、本社△△部の部長に任命されましたことを
ご通知申しあげます。当支店☆☆部副部長の鈴木太郎が
4月1日から当支店長に就任いたしますので
併せてお知らせいたします。これまでのご支援とご協力に心から感謝申しあげますと共に
新支店長の鈴木にも従来と変わらぬご高誼を賜りますよう
お願い申しあげます。まずはご挨拶かたがたお知らせまで
本来は対面、それがかなわないときは書面であいさつ」を行うのが正式な方法ですが、最近では遠方の相手や「取り急ぎ」という場合に、メールでの連絡も少なくないようです。
上記の文例では、自分の本社異動に伴い、後任（支店長）の紹介も併せて書いています。
客先に対し、後任者がいきなり挨拶メールを送るよりも、このように「次に繋げる」配慮をしておくと、後任者もスムーズなやり取りができるのではないでしょうか。
「ご高誼（こうぎ）」とは、なみなみならぬよしみという意味。相手から受けた好意に感謝するときに用いる表現です。
しかし、同じ読みでも「交誼」は、友人としての親しいつきあいという意味になり、目上の相手や客先に使うのは失礼になるので注意しましょう。
移転に伴う住所変更のお知らせ
移転に伴う「住所変更のお知らせ」の文例です。
○○株式会社
佐藤一郎様いつもお世話になっております。
弊社広島支部は、2012年4月3日から
下記の新住所に移転しますことをお知らせいたします。***************************************************
〒733-002X
広島県広島市上天満町12-34-5 あゆみビル
新電話番号：082-231-XXXX
新FAX番号 ：082-231-XXXX
***************************************************今後のご連絡は、すべて新住所へお願いいたします。
メールアドレスは変更ございません。引き続き、ご支援、ご協力を賜りますよう
よろしくお願い申しあげます。
会社や事務所移転の通知は
「何が」 …広島支部
「いつ」 …2012年4月3日
「どこへ」…新住所
変わるかを押さえ、知らせることが必要です。
「変わること」 …住所・電話番号・FAX番号
「変わらないこと」 …メールアドレス
も明示を。
凝る必要はありませんが、ひと目で新住所が分かるように、罫線などを使って、別枠で表記するとよいでしょう。
合併などに伴う社名変更のお知らせ
合併などに伴う「社名変更のお知らせ」の文例です。
○○株式会社
佐藤一郎様いつもお世話になっております。
弊社は2012年4月4日から、
次のとおり名称を変更いたしますことをお知らせします。旧名称：いろは株式会社
新名称：ABCグローバル株式会社住所、電話・FAX番号、メールアドレスなどの
変更はございません。今後も変わらぬご支援とご協力をお願い申しあげます。
合併の場合は…
「当社といろは株式会社は、2012年4月4日に合併しABCグローバル株式会社として営業を開始いたします」
「ABC商事とグローバル商事の2つの会社は、4月4日からABC・グローバル商事という商号で合併いたします」
吸収合併の場合は…
「いろは株式会社は、ABCグローバル株式会社という新会社に吸収合併され、2012年4月4日から営業を開始いたします」
いずれの場合も
「どこ」と「どこ」が
「いつから」
「どうなるか」（合併・吸収・統合）
をきちんと伝え
「新社名」を伝えることが肝要です。
事業内容や組織の変更のお知らせ・業務廃止の通知
事業内容や組織の「変更のお知らせ」の文例です。
○○株式会社
佐藤一郎様いつもお世話になっております。
弊社の広島地域の○○業務拡張に伴い、
広島支店を下記の住所に移転することになりましたので、
お知らせいたします。新住所：〒733-00XX
広島市中区紙屋町1-2 ABCビル340
電話番号 082-230-XXXX
FAX番号 082-230-XXXX※メールアドレスの変更はございません。
業務拡張に伴い、社員も2名補充いたします。
より充実した体制でサービスを行ってまいりますので
今後ともご愛顧とご支援を賜りますようお願い申しあげます。
景気のよい話ばかりではありません。部門や組織を廃止・廃業するケースもあることでしょう。
「業務廃止の通知」の文例は次のとおりです。
○○株式会社
佐藤一郎様いつもお世話になっております。
ここ数年来の業績不振のため、弊社○○業務を廃止することに
決定いたしました。
△△に対する顧客離れが進み、営業活動が難しくなったためです。御社には長年にわたりお取引いただき、感謝申しあげます。
改めてご挨拶に伺いますが、取り急ぎメールにて
お知らせ申しあげます。
メールによる通知は取り急ぎの場合のみです。対面で挨拶を行うのが正式な形であることを覚えておきましょう。
支店や営業の開設のお知らせ
支店や営業の新設に伴う「開設のお知らせ」の文例です。
○○株式会社
佐藤一郎様いつもお世話になっております。
九州地区での需要の高まりに対応するため
2012年4月6日に下記の住所に
福岡営業所を設立することになりました。営業所長は、高橋太郎です。
本部で九州エリアを長年、担当しておりました。これまで以上に充実した体制で、九州地区をカバーしてまいります。
今後とも、どうぞよろしくお願い申しあげます。新住所：〒812-XXXX
福岡市博多区○○1-2 ABCビル340
電話番号 092-230-XXXX
FAX番号 092-230-XXXX
国内に限らず、海外に拠点を構える場合も、同様の内容になります。
「いつ」
「どこに」
「だれが」
「なにを」
を押さえた案内を送りましょう。
『仕事美人のメール作法』より一部抜粋
著者／神垣あゆみ
広島を拠点に活動するフリーランスのライター。若手ビジネスマン向けにメールマナーの基本を解説した『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）など著作多数。まぐまぐから無料メルマガ『仕事美人のメール作法』を配信中。
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