巷で言われる成功する人の共通点として『レスが速い』というものがありますが、今回のメルマガ『石川和男の『今日、会社がなくなっても食えるビジネスパーソンになるためのメルマガ』』の著者、石川和男さんは「速い」だけにとらわれてはいけないと話します。速さよりも大切なこととは？
「しまった！メールの返信が遅れた！」先方は怒っているか？
あなたはメールの返信は速いほうですか？
成功する人の共通点は、「レスが速いこと」なんて、言われていますよね。
わたしも、お客様からのメールは極力速く返信するようにしています。しかし、それは「返信しなくてはならないメールが溜まるのが嫌だから」です。決して「一刻も速く返信しないと、先方に失礼だから」との理由で、あせって返信しているわけではありません。
例えば、お客様からメールが届いていることに気がつかず、半日が経ってしまったとき。それを見つけたあなたは「しまった～」と思うでしょうか？相手は怒っていないだろうかと、ドキドキしながら大慌てで返信するでしょうか？
もしそうなら、完全にメールに振り回されています。
結論をいうと、クレームのメールでもない限り、メールの返信なんて、相手はそれほど気にしていません。ですから、ゆっくり返信して大丈夫です。
メール学の第一人者で、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんは、こうおっしゃっています。
「約75％の人は、24時間以内に返信があれば『遅い』と感じない」(出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」)
つまり、1日待っているくらいでは、大部分の人は腹など立てません。
「本当に？」と疑う方は、自分に置き換えてみてください。先方からメールの返信が来なくても、「今日は休暇をとっているのかな？」とか「出張に行っているのかな？」くらいに考えるぐらいではないでしょうか。
そもそも、いろんな仕事をしているなかで、いつ誰にどんなメールを送ったかなんて、大して覚えていません。
返事がないと自分の仕事が滞ってしまうような重要なメールだったら、もう一度メールをしたり電話をかけたりするでしょう。通常のメールで、いちいち返信がないからといって腹を立てる人はいないのです。
この記事の著者・石川和男さんのメルマガ
むしろ問題なのは、いつも「メールが届いていないか」と不安になって何度もメールを確認しないと気がすまなかったり、通知をオフにできなかったりするマインドです。
そんなに気にしなくても、9、11、13、15、17時など時間を決めてメールをチェックし、さらにすきま時間を使って件名をチェックしていれば、問題はありません。
それよりも、先方に慌ててメールを送ることによって、誤字や添付ファイルを忘れて何度も送ってしまったり、「様」や「御中」をつけ忘れたりするほうが、よほど失礼です。
もしすぐに返信が欲しい場合なら、先ほども言ったように、先方から電話など何かしらのアクションがあるはずです。それがないことに安心して、ここは慌てずに返信してください。
もちろん、返信が速いこと自体は良いことです。
しかし、繰り返しますが、焦って間違えたり、不正確のメールを送ったりするより、「1営業日以内に正確なメールを送る」と決めておくほうが、自分にとっても、受け取る相手にとっても望ましいのです。
30分で返信しようが、1時間で返信しようが、先方の印象はさほど変わりません。急ぎの用件でなければ、焦らずに必要事項をもれなく伝えることを第一に考えてメールを作成しましょう。
メールは返信をすることが目的ではありません。意思疎通のツールとして情報を正確に伝えることが目的です。
仕事は信頼関係で成り立つもの。慌てて返信して信頼を失っては、元も子もないですよね。
「お客様へのメールは、速さより正確さを優先する」
これを第一に考えて返信しましょう。
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