管理職でうまくチームを導いている人は一体何をしているのでしょうか？ 無料メルマガ『【スキル×運】で年収1000万円を目指せ！』の著者・佐藤しょうおんさんが、その「秘訣」を紹介しています。
管理職は数値化に拘れ
定型業務を、重要度、難易度、所要時間で分類していくと、それによってチームメンバーの力量が可視化されます。定型業務なら全部できるよという人もいれば、一部の作業しかできなかったという人もいるわけで、それはそこから教育プログラムを作れますよね。
同様に、平均の所要時間と各メンバーの実作業時間を比較したら、作業の速い人、遅い人というスキル差も可視化されますね。これらは全てメンバーの評価基準や来年の目標設定に使えることが分かるはずです。
例えば全ての定型業務をできないという部下がいたら、全項目をできるようにするということが目標になりますし、ある業務だけやたらと時間が掛るということが分かったら、その原因分析をして、チームの平均時間くらいには上達してもらうということが目標になるかもしれません。
これらは全て数字で管理をしているので、本人にも理解しやすいですし、公平性があるんですね。そして全員がこの作業時間を意識すれば、チーム全体としての生産性が高まるのです。同時に、この資料は誰に作れて、誰は作れないのかが明確になるので、間違った指示や業務の割り振りをすることがなくなる、つまりエラーが減るということでもあります。それらによって、チーム全体の忙しさが緩和されるということです。
元々この資料は営業部隊がセールスに使うモノでしたから、この変化は営業チームにも影響があります。
話を聞いてみると、客先で資料作成の依頼があるたびに、毎回問い合わせがあるらしいです。つまりこれこれこういう資料作成の依頼が来たんですが、いつなら完成しますか？ということが各営業マンから直接来て、その応対に時間が取られてしまうということでした。
もし営業マンが必要とする資料が、定型作業だけで完成するモノならば（それは通常、全体の50%以上あるはずです）、作成までのリードタイム（必要時間）は、この一覧から計算で導けます。つまり営業からの問い合わせというアナログな仕事が、機械的な定型業務になるということです。
この一覧に信頼性があるのなら（つまり各作業の所要時間が正確で、且つチームメンバーの多くが確実に所要時間通りに終わらせられるなら）、実は営業マンが自分で計算できるということですよ。それはその作業一覧を営業部隊に開示したら良いだけなんです。
という話をしたら、
でもそういう仕事が一度にたくさん来たら、計算通りには行かないんです
というリアクションが来たので、その時の対処法も解説しました。
チームにどれくらいの資料作成依頼が来るのかは時々刻々変化します。みんなが手隙の時ならサクッと完成する資料も、30社から一気に依頼が来ればプラス3日掛るということにもなるわけですよね。でもそれは管理職として十分には把握できますよね。チームメンバーにまだ余裕があるのか、そろそろ厳しくなってきたのか、全員がフル稼動になっているのかは、管理職として当然のように把握すべきことです。
だったら、社内のイントラネットのどこかに、資料作成チームの稼働状況を、グリーンライト、イエローライト、レッドライトで掲示したら良いんです。その信号の色を毎朝マネージャが変更すれば、営業部隊は
今日はグリーンライトだから、定型的なモノはすぐに仕上がるぞ
今日はイエローライトだから、いつもより時間が掛るんだな
うわ、レッドライトだとどれくらい掛るか訊きに行かなきゃな
って感じで自分で分かるわけですよ。これはムダなコミュニケーションを減らしますよね。
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