仕事の進め方が拙い人がいるためにチーム全体の効率が上がらないのはよくあること。複数の人が関わる仕事を効率的に進めるには、マネジメントする人の能力が欠かせません。今回のメルマガ『石川和男の『今日、会社がなくなっても食えるビジネスパーソンになるためのメルマガ』』では、著者で「5つの仕事を掛け持ちする時間管理の専門家」石川和男さんが、リーダーや管理職が知っておきたいメ“ンバーの動きを変えるちょっとしたコツ”を伝えます。また、スムーズに仕事が進んでいても、その人にしかできない“聖域”仕事を作ってしまうとリスクが大きくなるとも伝えています。
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知らないと損！チームで軽やかに仕事をするコツ
自分自身が効率的に仕事をしても、ほかのメンバーが非効率的な働き方だと時間どおりに終わらせることが難しくなります。会社員なら定時退社が困難になります。特に課長などの管理職はそうです。メンバーの仕事をチェックする機会も増えます。
軽やかに、スムーズに進むメンバーの動かし方
言うのは簡単、実践は、なかなか思うようにいかないものです。しかし、コツはあります。1つは、「自分が何時に終了するか」を伝えることです。「15時に外出して、そのまま直帰する」、「16時から打ち合わせがあるから、連絡が取れない」などと伝えると、メンバーは逆算してその時間に間に合うように書類等を提出するようになります。
2つ目は、その日やろうとしている仕事をメンバーと共有することです。経験が浅い人だと、時間の見積もりが甘く、自分のこなせる量以上の仕事をやろうとしてしまいがちです。それを確認し「それは今日やらないといけない仕事か」、「ほかの人の手伝いが必要ではないか」などとアドバイスをする。必要なのは、具体的な指示です。
たたき台として簡単な書類作成を依頼したつもりなのに、提出が遅く、確認したら細部まで調べ、カラーで綺麗な企画書を作っていた。これは時間管理コンサルとしてお客様の会社に伺ったときに何度もあった例です。「早く書類が欲しいから、こんなに丁寧にやらなくていいんだよ」なんて言ってしまったら、がんばったメンバーはやる気を失います。上司に対して「だったら先にそう言えよ」と不満を持つようになり、お互い悲惨です。
こんな状況を作らないためにも、「どこまでの内容をいつまでに提出するのか」を具体的に伝え、共通認識を持たせましょう。伝えたあとに復唱してもらうことで、理解の確認度合いを知ることができ、かつ共通認識を持たせることができます。
また、バッファ（余裕）を作る意識も大切です。例えば、部下に書類を作成してもらっても、一発でオーケーを出すことは、あまりありませんよね。どこかしら、修正が必要なものです。2度目の提出からさらに再修正が必要なことも珍しくありません。その日のうちに突発的な仕事が舞い込み、考えていたよりも仕事が進まないこともあります。
時間の見積もりが下手な人は、修正・再提出・トラブルにかかる時間を考えていないことがあります。12時までの提出を考えているなら、11時30分までに提出を依頼する。そうすれば30分の余裕を作ることができます。提出期限にはバッファを設けて指定しておくようにしましょう。
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チームとして命取りになる行動とは？
「石川さん、仕事をクビにならない方法ってわかりますか？それは自分じゃないとできない“聖域”をつくることだよ」以前、取引先のある総務部長が言っていた言葉です。つまり、本人しかできない仕事を抱えることで自己保身をしていたのです。
しかしその後、その部長は横領事件を起こして懲戒解雇されました。困ったのは残された人たちです。そんな事情ですから、業務の引き継ぎも行われず、たいへん苦労したとのことでした。
部長ほど意図的ではなくても「その人にしかできない仕事」は、生まれがちです。本来そういう仕事はあってはいけません。しかし、さまざまな理由でその人にしかできない仕事は作られます。クビになりたくない、優越感を持っていたいという自己保身も多いですが、仕事ができる人にだけ仕事がいってしまうことで、結果的にそうなってしまうこともあります。
その人しかできない仕事が増えると、見えないところで仕事の偏りが生まれます。すると一部の人だけに忙しさが集中し、仕事が進みづらくなります。その人が病気になったり、事故にあえば、とたんに仕事が回らなくなるリスクもあります。また、仕事の偏りは仕事ができる人の退職のリスクを高めます。
人員に余裕がなくて大変な会社も多いかと思います。しかし、できるだけ同じ仕事でも複数人の担当者を配置し、ひとりしかできない仕事を作らない工夫が必要です。
手順がある程度決まっている作業なら、その仕事のプロセスをフォーマットなどでまとめて文書化し、誰でもマネできるシステムを作っておくべきです。フォーマットを作るのは、手間のかかる作業です。しかし、一度作ってしまえば、驚くほど仕事がスムーズになります。
新人が入ってきたり、部署異動で違う仕事をしていた人に教えるときも、フォーマットの有無で教える効率が格段に変わります。そうすることにより作業効率が上がり、チームとして軽やかに仕事ができるでしょう。
意思疎通を図り、共通認識を持ち、風通しのいいチーム作りが、仕事をスムーズに進める大切なコツです。新入社員の入社や新しいプロジェクト発足前に、改めて確認していけば、あなたの仕事もより快適に進むでしょう。
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