仕事をしている身であれば、毎日のように訪れる「人に何かを依頼する」というシチュエーション。しかしその手段がメールとなると、感情が伝わりづらいこともあり、どうも角が立つような気がしてしまうことも多いかと思います。今回の無料メルマガ『仕事美人のメール作法』では著者の神垣あゆみさんが、そんな事態に陥ることが無いような「お願メールの模範例」を紹介してくださっています。
角の立たない言い回し 依頼する際の基本
受け取ったメールにムッとしたり、カチンときたりしたことはありませんか？ メールは感情やニュアンスが会話ほどには伝わりません。相手に気を遣って書いたつもりでも高圧的になっていたり、命令調になっていたりすることがあります。そこで今回は「依頼する」場合の角の立たない言い回しを紹介したいと思います。
依頼の際にまず覚えておくとよいのが
「～してください」⇒「～していただけますか」
への変換です。例えば、社外の相手に修正を依頼する場合
下記の点を修正してください。
↓
下記の点を修正していただけますか。
送付を依頼する場合
販促用チラシを20部送ってください。
↓
販促用チラシを20部ご送付いただけますか。
社外や目上の相手に依頼のメールを送る場合、「～してください」だと命令調になりますが、「～していただけますか」と問いかける言い回しにするとメールの印象が和らぎます。
さらに「恐れ入りますが」といった緩衝材になる言葉を添えるとより丁寧な一文になります。
恐れ入りますが、下記の点を修正していただけますか。
お手数ですが、販促用チラシを20部ご送付いただけますか。
書き言葉では、言いまわしを変えたり、言葉を添えたりすることで気持ちや気遣いを伝えることができます。
頼みごとをする際、「～してください」と相手に要求するだけでなくある程度の素案を考えておき、相手に「イエス」か「ノー」で答えらるようにもっていく方法もあります。
例えば
次回の会議は7月3日（月）14時から第2会議室で行いますが、よろしいでしょうか。
このように先に概要を伝え、それでよいかどうかの判断を相手に仰ぐようにすれば、決着も早くつきます。
プランAのほかにプランBを提案する、という場合は
飛行機もご利用いただけますが、天候が気になる場合は新幹線の方が確実です。
いかがいたしましょうか。
という尋ね方もあります。上記の言いまわしは、「～してください」⇒「～していただけますか」の変換の応用といえますが、相手が判断・決定できるように問いかける形式にするとやり取りがスムーズになります。
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