みなさんはメールの件名をどのタイミングで書いていますか? ほとんどの方が本文を書き始める前ではないでしょうか。今回の無料メルマガ『仕事のメール心得帖(無料版)』では著者の神垣あゆみさんが、ビジネスで使う際にちょっと迷ってしまう言い回しや、メールの件名を書くときの「使える」小ワザを紹介しています。
Q. 自分の会社の呼び方
社外の相手に対して、自分の会社のことを「弊社」とか「当社」と呼びますが、例えば社内の書類、もしくは会議の席などで自分の会社のことを何と呼べばよいのでしょうか?
社名で呼ぶと何度も何度も同じ音の繰り返しですっきりしない気がしますし、かと言って「我が社」は仰々しすぎます(小さい会社ですので)。社内のお局さまに尋ねたら「当社」じゃないの?と言われました。(読者 C.Mさん)
神垣さんからの回答
社内の先輩のおっしゃるとおり、「当社」が一般的ではないでしょうか。
文書の場合は、「わが社」と仮名表記すると、若干、仰々しさが薄れます。
口で言う場合、「うちの会社」「うち」という言い方もありますが、くだけすぎた感があります。
相手の会社の呼び方としては、「御社」「貴社」が一般的ですが、話し言葉では「貴社」よりも「御社」とする方が好ましいです。「貴社」を口で言った場合、「記者」「帰社」などと紛らわしいためです。書き言葉で「御社」を使うのは差し障りはありません。
Q. 件名を最後に書く効用
本日の内容で良い意味で「気付き」があったので返信を書いています。
私は件名を最後につける派なのですが、多くの方が件名を最初につけるということにびっくりしました。そういえばそうですよね・・・と。
後輩の子にメールの書き方をレクチャーすることもあるのですが、タイトルと内容がマッチしていないことがよくあります。あとは、メールの本文だけチェックしていてあとで送ったメールを見たらちぐはぐな件名をつけていたり・・・そういう作り方のポイントとして伝えるべき点なんだなぁということを気づかされました。
私は内容をたくさん書いた場合は、それを総合して端的に表せるように、内容が少ない場合は少し具体的に書いたりするように意識しています。(読者 R.Fさん)
神垣さんからの回答
「件名を最後につける」ことにも利点があります。
本文を一通り書いた後なので、内容が頭の中に入っており的確な件名をつけやすいのです。
R.Fさんが件名を付ける際の工夫として、最後に挙げている
・本文が多くなった場合 → 本文の内容を端的に表した件名
・本文が少ない場合 → 本文の内容を補う具体的な件名
このように、本文のボリュームに応じて件名を意識的に調整できるのは「件名を最後につける」効用でもあります。ですから、本文と件名がちぐはになっている後輩のかたへは「件名を最後につける」練習をアドバイスすると件名に合った本文(本文に合った件名?)が書けるようになると思います。
image by: Shutterstock.com