前々回、前回は、ビジネスの時間を無駄にしないための書類整理のコツを紹介していた「6つの仕事を掛け持ちする時間管理の専門家」として知られる石川和男さん。今回は、自身のメルマガ『石川和男の『今日、会社がなくなっても食えるビジネスパーソンになるためのメルマガ』』の中で、個人で使用する書類の整頓法について詳しく解説しています。
書類を仕事内容で分けてはいけない！ 探す手間が格段と速くなる世界一簡単な方法
前回までの書類整理のコツをまとめると、徹底的に整理整頓することで、ムダな書類を排除し、重要な書類と必要な書類だけを残しました。
おかげで量が減り、必要な書類を見つけ出しやすくなって、探すという時間が短縮できました。さらにメンバーが共有する書類は、使う頻度が高い順に、書棚の取り出しやすい場所に並べていくことで、移動時間も短縮できました。
■記憶が曖昧になる仕事内容での分類
それでは、個人で使用する書類は、どのように管理すればいいのでしょうか？
実は、共有書類やパソコンにあるファイルとは違う整理整頓方法で、時間短縮を行います。それは、時間順で分類する方法です。
例えば、経理、総務、人事、財務など仕事内容に分類すると、分けることに時間を費やしてしまいます。さらに総務の場所に保管していたか、人事の場所だったか、経理か、財務かなど、思い出すのにも時間がかかってしまいます。
また、分類するときは総務と思っていたけれど、探すときは人事だと思ってしまうこともあります。人事にないからと、総務を探すと時間のムダです。
■種類で分けずに時間順で管理する
そこで書類を封筒に入れ、書類名と作成日時（保管日時）を記入して時間順に並べます。なぜなら、人は「どこに」という場所分類よりも、「いつ」という時間分類のほうが記憶に残ると言われているからです。
並んでいる場所を見ることで、およそいつ保管したか目安をつけることができ、探す手間が大幅に短縮できます。
この方法を使うと、「分類する時間」と「探す時間」の両方を短縮できるのです。
■全ての書類が一か所にある安心感
私は個人で使用する書類を机の3番目の引出しに入れています。
また健康診断のデータや生命保険関係の資料などの私用の書類も、仕事で使う書類といっしょにまとめておきます。個人で使用する書類は、会社用、私用含めすべて机の引き出しも３番目にしかないなら、他を探す必要はなくなります。
新しい書類を前に入れていくので、後ろに並んでいればいるほど使ってない書類になります。重要性がなく、日付も１年以上経っているなら捨てていきましょう。
なお、保存している書類を使用した場合は、一番手前に持ってきます。そうすることで古い書類であっても、使用頻度の高い書類は前方にとどまり、捨てる対象にならないのですーーー（『石川和男の『今日、会社がなくなっても食えるビジネスパーソンになるためのメルマガ』』2026年2月12日号より一部抜粋。続きはご登録の上お楽しみください、初月無料です）
この記事の著者・石川和男さんのメルマガ
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