仕事上のメールを受け取ったものの何を依頼されているのかよくわからない、もしくは自分が送ったメールに対して「結局何をどうすればいいのでしょうか」などと返されてしまった…。無料メルマガ『音多秀茂の【富と成功の5つのタネ】』では、こんな状況に陥らないために、「文章伝達スキルを上げ、それをチームで共有することが重要」とし、具体的な「伝わるメールの書き方」を記しています。
ビジネスに必須の文章スキル
今回は自分の絶対価値を劇的に向上させる「文章スキル」をテーマにお伝えします。このスキル、自分ないしはチームで共有化する事で、組織内の連携が抜群に強化されるので侮れません。
普段我々は自分の母国語や文章を書くスキルに関して「既に当たり前に身についているもの」として再チェックする機会はあまり無いですよね。しかしそこに実は思わぬ落とし穴が潜んでいます。ビジネス上で使えるコミュニケーション能力なんてものは、もちろん学校では教えてくれないわけです。よって我々は過去に自然と身に付けてきた能力を使っている事がほとんど。よってそこには人それぞれバラつきがありますから、一度スキルを適正化する事で仕事の効率や成果が大幅に上がる事に気づきます。
今回、改めて「文章スキル」というシンプルな内容について書こうと思ったのは、先々週、海外業務をしていた時でした。海外担当とのコミュニケーションは「最初は何とかなりそうかも」と思うんですが、やがて深い谷底に落ちて行きます。実際、このメルマガ読者の中にも海外駐在経験者はいるかもしれませんが、この「面倒さ」は経験した人にしか分らない「あるある」だらけのモノ（笑）。
言葉と文化が違う人とのコミュニケーションは、白黒逆転が頻繁に起こるようなものです。「白はどう見ても白でしょ」という我々の感覚に対し、平然と「いや黒にしか見えませんよ」と返されるのが異文化交流です。すごく些細な事に毎回調整が必要ですから、すぐに時間が経ってしまいます。
例えば私が経験した中で言うと…、ある会議の中で現地人に「良い、悪い」を伝えるのに、とりあえず「○と×」で表現した事があります。これは日本人にとっては当たり前。しかしその国では「×」という表記が「良い」という意味だと言われました。はじめ相手がきょとんとしているので何かな？ と思ったんですが、この違いに気づくまでに数十分経過。
そこで「なるほど！ じゃあどうしよっか」と30分ほど談話が始まり、ようやく決まったのが「○とレ点」で表現しようという結論。ここまで１時間ほど経過（笑）。気付くと会議の本題が全く進んでいない事を思い出し脱力。そして「まず一服」と外にタバコを吸いに行く(-。-)y-゜゜゜。
そんな業務外のつまづきに何時間も取られ、全然仕事が進まないのが海外業務ですから、自然と激務続きとなって行きます。あ、海外駐在でタバコを吸い出したというのもアルアルでしょうか（笑）。
そんな日本ではお目にかかれない些細なトラブルを余裕でかわせるようになれば一人前です。ま、１、２年はかかると思います。なので海外にいると、共通言語で仕事ができる国内業務を思い出し、国内は楽だよなぁ～なんてすごく羨ましく思えるんですが…、実はこれ違うんですよ。
え？ 何が違うか？
私の経験上、こうした経験を通して改めて日本に戻ってみると、何気に「あれ？ 日本人同士なのになんで日本語が通じないんだ？」「海外の方が仕事が上手くいくじゃないか」という逆転現象を感じたりします(?_?)。その理由は何故なのか？
この問題の背景にあるのがはじめにお伝えした、各人の「文章スキル」の違いです。母国語や文章スキルは当たり前に身についているものとして気にする機会が無いモノですが、実はそこにコミュニケーションを阻害し、業務効率を悪化させる元凶が潜んでいるんですね。
私がこの問題に気づいたのは日本へ戻り業務がスムースになるかと思いきやそうではなかったからです。その理由の一つとして思ったのが、結局どの国にいても業務の大部分が「文章」で伝達されている事です。
ビジネスで使う文章スキルは、その専門訓練を受ける事が少ないはずです。という事は過去に自然と身に付けた言語能力だけで仕事をする事がほとんどで、さらに日本人は論理思考が苦手で表現が曖昧という問題もあります。そんな視点で見ていると「文章が得意な人」って意外なほど少ない事に気付いたわけです。
私の社内でも文章目的がハッキリしていないメールを書く人が多く、ツイートみたいで話が全然進んでいないのをよく見かけます。ですからむしろ海外の不慣れな言語環境での仕事の方が、目的を伝えるのに集中して仕事が前に進むんですね。
- 日本人同士＝話がまどろっこしい
- 海外＝話がはやい
また文章が上手過ぎて相手に伝わらない、という問題もあります。例えば病院や市役所などの公の場所に置いてある冊子や説明文を見ていても、伝わり難くて何が書いてあるのか全然頭に入って来ない文章があります。そうした文章を作成した人は論文は書けても「相手に伝わり易い文章」は学んでいないのかもしれません。
つまりどのレベルの人でも「伝わり易い文章スキル」を身につけるのは必要です。何故ならそれがビジネスを良くするツールだからです。
じゃあどうやってそのスキルを上げていくか？ 私から伝えられるポイントは、メルマガ執筆で意識している事。まず一番大事なのは、
- 文章を構成するフレームワークを持つ事
ですね。フレームワークとは骨格です。例えば文章を書く時に下記の骨格をイメージしてから書き始めます。「タイトル～挨拶～文章の主旨～詳細～提案～結び」。こういう流れをイメージで持つと、伝えるべき事に抜け漏れが無くなります。まずは空白メール画面上にこの骨格をイメージしましょう。その上で、それぞれのポイントに気を付けます。
タイトル
可能な限りタイトルだけで、相手にやって欲しい事を伝えてしまいます。依頼事項なら以下のように緊急性や依頼の種類、期限を入れてしまいましょう。
例：【緊急注文～○/○迄】タイトル…
文章の主旨
まず最初に相手に文章の主旨となる「目的」や「問題点」を伝えます。最初にここをハッキリ伝えられると詳細は必要無くなります。
提案
問題を相手に伝えた上で提案を織り込みます。それは主にあなたが考えた解決策など「あなたならどうする、どうしたい」というアイデア。これを盛り込むと受け手の検討思考が動き出し、コミュニケーションが回り始めます。
多くのビジネスの背景で、電話や口頭によるコミュニケーションの他、文章が太いインフラとなっています。よってもう一度文章伝達スキルを観察する事。そのボトルネックを除去すれば、あなたがビジネスで富と成功を掴む時間が大幅に短縮されると思います。
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