永江さんからの回答
仕事を効率化するには、ぶっちゃけると「明日できることは今日しない」ということなのではと思います。
わたし自身は仕事の効率がすごく良いほうです。サラリーマンのときからそうで、みんなが22時頃まで仕事していたところ、わたしだけ18時に退社していました。今でも20時、21時まで仕事することはないですね。
そんなわたしから見ると、仕事に時間がかかる方は概ね「今日来た分は全部、今日中にあげてしまおう」というタイプが多いように感じます。それって1週間に均すとその日だけすごく重くなるし、さらには徹夜などして翌日仕事ができなくなると、本当に効率が悪い。そうではなくて「1週間で何をやる」というふうに少し長い目で見てみてください。今日やる必要がないことは今日やらなくていいのでは、と思うわけです。
質問者のような方はたぶん、全体のスケジュール感が希薄で、作業の優先順位をつけずに進めておられるのではないでしょうか。来たものから順に整理するのではなく、ここはやはり優先順位が高いものから処理するべきです。では高いものは何かというと、例えば人に依頼してやってもらう作業などです。これらを最初にやって、自分だけで片付けられるものを最後にすれば良いと思います。つまりコントロールしやすいのは後に回しても調整できる。
メール返信についていうと、メールでもらったからといってすべてメールで返す必要はないのではないでしょうか。長文で返信しなければならない内容のメールは、時間もかかるし面倒くさい。そういうとき、わたしなら電話してしまいますね。10分の電話で話せることと、10分かけてメールで書けることとを比較すると、電話のほうが10倍伝えられるからです。実際のところクライアントにも、「今から話しますので録音してください」と言うんですよ。結局メール返信を効率化するといったら、1本ずつの時間を短くするしか方法がない。だからメール1本を書くのにすごく時間がかかってしまうくらいであれば、直接話したほうがよっぽど早く片付くのではと思うわけです。
結局、いつもと同じやり方のままで効率化はできないのです。優先順位をつけるとか、別のやり方でもっと速くできないのかというように考えてみてください。
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