仕事の効率を飛躍的に上げるためには何をすればいいのでしょうか。今回のメルマガ『菊原智明の【稼げる人、売れる人に変わる知恵】』では、著者で営業コンサルタントの菊原智明さんが、そのための3つのステップを紹介しています。
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仕事の効率を飛躍的に上げるための3つのステップ
以前から付き合いのある知人のこと。少し前からボディメイクにのめり込んでいる。会うたびに大きくなっている。今やちょっとしたレスラーのように。
知人は「体が成長していくのが楽しい」と言っていた。
さらには「運動するようになってから余計なことも考えず、脳のキレも良くなった」と話している。これは思わぬ副産物になったという。この話を詳しくしたいが、長くなりそうなのでこのあたりで本題に入る。
これから仕事の効率を飛躍的に上げるための“3つのステップ”について紹介させて欲しい。
まず1つ目のステップ。以前より“パフォーマンスを上げる”といったことが注目されてきた。
その一つの方法として“悪いものを体内に入れない”といったものがある。
いくら運動しても体に悪いものを食べていたら効果は激減してしまう。体に悪いものを入れないようにする。これをやらずしてパフォーマンスの向上は望めない。
これは体だけの話ではない。むしろ心やメンタルに非常に大きな影響がある。
あなたのまわりの結果を出している人を思い出して欲しい。結果を出す人はいい情報も入れるが“害のある情報をシャットアウト”しているはずだ。
私の知人は「ネガティブな影響を受けることは極力避ける」といった行動をとっている。例えば、
・愚痴が多い人とは付き合わない
・ネガティブ思考の人との接触を避ける
・言い訳をする人と距離を置く
・悪いニュースを見ない
などなど。これは見るものすべてに言える。もちろんドラマや映画も影響される。
少し前のこと。感動するがちょっと胸が苦しくなる映画を見た。内容的は非常に良かった。
しかし、その日はもちろん。数日、経っても「なんか気持ちが暗くなる」といった感じが抜けなかったのだ。
すべてのことは自分に影響がある。まずはネガティブな要素を持ち込まない。これはぜひ意識するべきこと。
これができたら2つの目ステップへ。次にして頂きたいのは“気持ちが盛り上がり仕組みをつくる”ということ。
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私は効率よく活動するためのツールとして“営業ノート”を活用している。
大学ノートを四分割して使うのだが“第四領域”という場所にモチベーションが上がる言葉を書いておく。
ここで少しノートについて説明させて欲しい。まずはB5サイズの大学ノートを用意する。それを4分割にし「重要度」と「緊急度」の高低に分割する。分け方はこのような感じ。
・第1領域（ノートの右上）：緊急かつ重要
・第2領域（ノートの右下）：緊急ではないが重要
・第3領域（ノートの左上）：緊急だが重要ではない
・第4領域（ノートの左下）：緊急でも重要でもない
■第1領域
緊急かつ重要なので、絶対にやらなくてはならないマストの仕事を書く。仕事で言えばお客様とのアポイント、クレーム処理、上司からの呼び出しなど。
■第2領域
緊急ではないが重要な仕事。やらなくてはと思いつつなかなか出来ない行為。将来の為の勉強、お客様に手紙を書く、職場の人間関係づくりといったことになる。
■第3領域
緊急だけど重要ではないこと。折り返しの電話、メールの返信、SNSのやり取りなどの相手の都合でくる用事のこと。
■第4領域
1～3の領域外の緊急でも重要でもないこと。この領域は自由に使える。私はここにモチベーションが上がることを記入している。例えば
・本が重版した
・ゴルフでこんなスコアが出た
・嬉しい言葉をかけてもらった
・ソフトバンクホークスが勝った
などなど。仕事でもプライベートでも何でもいい。
朝のルーティーンが終わりパソコンの前に座る。その時に第四領域を必ず見る。
朝は害のある情報がまだ入ってこない。ここがチャンス。それで一気にモチベーションを上げている。
こういった“初速を上がる工夫”をすることで仕事の効率が上がる。
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これができたら3つ目のステップへ。営業のモチベーション上がる仕組みをつくる。
知人がコンサルしている会社は、商品に“返信ハガキ”を入れている。
ただ単純に「アンケートにお答えください」といったようなものではない。
そうではなく「良かった点を教えてください。私たちの励みになります」といったことを伝えておく。
このように伝えることでいい意見が集まりやすくなる。いい意見を読んだ社員さんは「よっし!やるぞ」とモチベーションが上がる。
私もやっていることがある。それは読者限定プレゼントのフォームに“本の感想を教えてください”という欄を設けている。
ここにはたくさんのいい意見が集まる。読むたびに「あぁ、この活動をしていて本当によかった」という気持ちになる。この言葉でどれだけ励まされたか分からない。
モチベーションが上がる仕組みを作っておく。営業活動において非常に重要なことだ。
今日紹介した3つのステップで仕事の効率を上げて欲しい。仕事の効率が上がれば間違いなく結果もついてくる。
【今日の課題】
・ネガティブ情報をできる限り入れない
・営業ノートの第四領域でモチベーションアップさせる
・モチベーションが上がる仕組みをつくる
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