ビジネスシーンで重要視されるのは、先方に物事をいかに簡潔に伝え切るか。しかしこれがなかなか簡単ではないことは言うまでもありません。今回の無料メルマガ『ビジネス真実践』では著者で戦略コンサルタントの中久保浩平さんが、限られた時間内で伝えるべきことを相手に届ける力を養うために、社内で毎日できる訓練方法を紹介してくださっています。
プレゼン力を伸ばす為に普段からできること
30名の若手経営者達が「夢」をテーマにした3分間スピーチを行うという会にお招き頂いたときのお話。3分間で「自分の会社やお店の夢」をプレゼンするというルールなのですが、3分という時間を上手に使って「夢」を伝えきれる人もいれば時間が足らずに真意を伝えられないままという人もたくさんいました（2分50秒経つとベルで「チン」と鳴らされ、3分超えると連打でベルが鳴らされ、強制終了されていました）。
普段思い描いている自分の会社、お店の夢ですら限られた時間で伝えきるというのは如何に難しいものだということがよく分かりました。特に大勢の前でのスピーチやプレゼンの場で緊張やプレッシャーによって、本来伝えたいことが伝え切れないということもあったでしょうが…。
では、どうすれば「いざ」という時にでも制限時間の中で伝えたいことを伝えきることができるのか？ それはもう、日常業務において社内外への情報発信の質にこだわり、且つ、量をこなしていくしかありません。一瞬でスピーチやプレゼンが上達する方法、なんてものはないのです。
たとえば、日常業務の中にある連絡や報告、相談、指示などでは社内で規定のものがあり、書面の記入スペースには枠の制限もあると思います。また、上司や部下、同僚に口頭で何かを伝えるにしても時間は限られています。こうした日常業務の限られた中で、簡潔に分かりやすく伝える工夫を考え、こなし続けることです。
とはいっても、毎日の報告や連絡は同じようなことばかりで事務的なものに過ぎない、という方もいるでしょう。だからといって、定型文的な言葉で済ませていたり、コピぺしてちょこっと言い回しを変えるだけでは伝える力はついてくるはずもありません。それは、毎日が伝える力の訓練になっていることを放棄しているのと同じで、とってももったいないことです。
たとえば、内容は同じでも、それまでは、だらだらと文章にしていものを箇条書きにしてみるとか、報告事項に優先順位をつけてみるなど、簡潔にわかりやすくまとめ、伝える工夫はいくらでもできるものです。
また、営業マンや販売員がお客さんに伝える時も同じこと。お客さんに商品やサービスの案内をするにしても決まったマニュアル通り、ダラダラと1から10まで説明するのではなく、簡潔に伝えきる。たとえば、お客さんの知りたいポイントを1つか2つに絞って説明して差し上げる、とか、お客さんの役に立てるポイントを重点的に伝える、など。
マニュアルはあくまでマニュアルでしかありません。そこからポイントをまとめ自分の言葉にして伝えることが重要です。
ちなみに、お客さんの様子から瞬時に「どのポイントを重点にするか？」という判断をして伝えきるには、コミュニケーション機会を増やし、ニーズを把握していくしかありません。さらに、コミュニケーション機会を増やす為には自らが情報発信の量を増やすことが必要となります。
いずれにしても、何かを話して伝えるには時間という制限があり、媒体を介して伝えるにもスペースという制限があります。そして、
- 誰もが毎日、
- 限られた時間や場所で
- 商品やサービスのこと、
- あるいは自分のことや会社、お店のこと
- 仕事の内容など
を伝えようとしているのです。だからこそ、自分の言葉にしてまとめ、わかりやすく簡潔に伝えきる力が必要なのです。またそのような能力を持った人材が情報社会の現在、求められるのです。
御社では、社員の伝えきる力を伸ばしてあげるためにどんな工夫や取り組みができますか？
■今日のまとめ
『限られた中で伝えきる力が必要。』
- 社員1人1人が自分の言葉で、自社のことをお客様へ1分以内にわかりやすく伝えきれるようにする為にはどのような訓練、工夫ができるか？ 考えノートに書き出す。
- 書き出したことを社内でやってみる。
- 自社・自店の商品やサービスの特徴を30秒で伝えるためのフレーズをノートに列挙する。
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