部下ができて「これでやっと仕事が早く終わる」と思ったのも束の間、彼らからの相談や質問を受け、その一部を引き受けたりしているうちに、気づけばまたも仕事の山で帰りは終電…。こんな状況から脱するための方法を、無料メルマガ『弁護士谷原誠の【仕事の流儀】』の著者で現役弁護士の谷原先生がレクチャーしています。
なぜ仕事は砂時計なのか？
こんにちは。
弁護士の谷原誠です。
時間管理は、基本的に自分自身の時間の使い方を考えることですが、仕事においては、実は「対人関係」も見逃せないファクターとなります。たとえば、上司が部下に指示を出して仕事をする場合、上司が自分の時間を使ってもできる仕事を、部下に任せるのが通常だと思います。つまり、部下と関係することが、自分、そして組織全体の時間管理となっています。
上司になると、部下に仕事を譲渡し、コアとなる仕事をすることが求められます。しかし、部下ができたにもかかわらず、いっこうに忙しさから解放されない人がいます。むしろ、より一層忙しくなってしまった、という人すらいます。
うまくいかない一つのパターンのは、上司にありながら、組織内の仕事をすべて抱え込み、自分でやろうとする傾向のある人です。ある種の責任感なのか、「この仕事は自分にしかできない」という固定観念なのか、部下を信頼していないのか、様々な要因があるでしょうが、組織全体でやるべき仕事を抱え込んでは、自分の時間はいくらあっても足りません。
部下に仕事を任せた後も、差が出ます。一度指示して仕事を任せても、部下は途中で、質問や相談をしに来ることが多いでしょう。その時の反応を考えてみましょう。
中には、「やっぱり自分がやらなくては」と自分で一から始めてしまうパターン。自分でやったほうが早い場合も多いものですが、これでは、それまで部下が使った時間、そして自分の時間と、膨大な無駄が発生します。
また、質問や相談を受けてから「じゃあ、ちょっと考えておくよ」と、回答をペンディングするのもよくありません。その時間、部下は仕事を進められなくなり、同時に上司の時間を消費することになり、無駄な時間が発生してしまいます。
ここで、刻一刻と砂が落ちていく砂時計を想像してみてください。この砂時計の砂は、与えられた時間です。そして、砂時計を持っている人は、自分の時間が消費されていきます。
仕事を部下に渡す時、時間の砂時計を一緒に部下に渡すことになります。それ以降、部下の砂時計の砂がどんどん減っていきますが、上司の砂時計はストップし、時間がプールされることになります。そして、他の砂時計を使って、他のより重要な仕事に時間を投下することができます。
ところが、部下が質問や相談に来たときに、「やっぱり自分がやらなくては」と仕事を引き取ってしまうと、同時に砂時計は上司に移り、上司の時間がどんどん減っていくことになります。反面、部下の砂時計はストップし、プールされることになります。これは、無駄なことですね。
また、部下が質問や相談に来たときに、「じゃあ、ちょっと考えておくよ」と、回答をペンディングしまうと、同時に砂時計は上司に移り、上司の時間がどんどん減っていくことになります。反面、部下の砂時計はストップし、プールされることになります。
上司がすべきことは、砂時計を、部下に早く渡すことです。相談や質問などをされた時は、上司と部下の真ん中に砂時計が置かれます。2人の時間が消費されるということです。この場合、部下にすぐに砂時計を返さなくてはなりません。手取り足取り指導するような指導方法だと、自分が砂時計を手にした状態が続きます。
自分がつきっきりで指導したり、一から十まで答えを教えるのではなく、方法や考え方、調べ方などを教え、完全に手渡すことがポイントです。そして、部下が砂時計を使って仕事をし、また結果を持って上司のところに来る。その間、上司は、他の砂時計を使ってより重要な仕事をする、という状態が望ましい状態だと思います。
組織のメンバーが全員、適切に砂時計を持っている状態が、最も時間効率の良い状態。結果を出す組織のリーダーになるため、時を刻む砂時計を意識しながら、管理の在り方を考えてみましょう。
今回は、ここまでです。
image by: Shutterstock.com