仕事が忙しいとき「これは面倒だな」と思うものを後回しにしてしまうこと、よくありますよね。しかし、このツケが後から回ってきて、最後には膨大な仕事が残ってしまうことにもなりかねません。今回のメルマガ『毎月1000人集客するプロ講演家が教えるコミュニティづくりの秘訣』では、著者でベストセラー作家・起業家の岡崎かつひろさんが、やりたくない仕事を後回しにしてしまう癖を改善するためのヒントを教えてくれています。
「緊急じゃないけど重要な仕事」が「緊急かつ重要な仕事」に変わる瞬間
やりたくない仕事というのが非常に厄介で、実はやりたくない仕事の方がやる価値が高いんですよ。本当はやる価値が高いがやる価値が低い家で選択しなければいけないのに、メールの仕分けを始めると大概やりたくない仕事が残るんです。その仕事はやる価値が高いから、後で爆発して緊急かつ重要な仕事のカテゴリーに入ってきます。
「今すぐやらなきゃ」と言ってやりはじめるものの、時すでに遅し。もともと緊急じゃなくて重要だった仕事が時間とともに緊急かつ重要な仕事になってくるんです。
会社に提出する月報を例に考えてみましょう。月報というのは、11月初旬では重要だけど緊急なものではないですよね。でも、11月30日の昼の12時を過ぎたらこれはもう緊急かつ重要です。月報が緊急かつ重要な段階に入ってくると自分としても焦って取り込むようになります。
たとえば、11月30日が締め切りだった場合。「締め切りまでに時間はあるけど、重要なものだから月初から準備しておこう」と思う人は、ある程度素材を集めておきます。それで形が整っていれば、11月30日の月報提出日前日には、大半が終わっています。
これに対して、「常に仕事に追われる人」、もっといえば「緊急かつ重要な仕事に追われる人」はなにが問題か。11月30日に月報を終わらせなければいけない。本人もそれをわかっている。そのため11月25日当たりから「この月報を書く」ということが、緊急かつ重要な項目に入ってくる。とはいえ、まだこの時点では「まだ5日あるから大丈夫だろう」と思っている。
さらに、11月28日あたりに「ごめん。これすぐにやってくれない？」という仕事が入る。つまり、別件で「緊急かつ重要な仕事」が入ってくるのです。緊急かつ重要な仕事の上に、緊急かつ重要な仕事が乗り出す。その結果どうなるかというと、11月30日に締め切りに追われて、結局は終わらなくなってしまうのです。
仕事は与えられた人件費の分だけ膨張する
「緊急かつ重要な仕事」×「緊急かつ重要な仕事」という状態になってしまったら、まずやるべきことは、仕事の棚卸をすること。このメルマガでも何度もお伝えした「パーキンソンの法則」の第三の法則を思い出してください。「仕事は与えられた人件費の分だけ膨張する」というものです。
たとえば、「仕事の手がまわらない。新しい社員が3人必要だ」といって、新たに部下を3名雇うとします。そうすると、「せっかく人を雇ったんだから、なにかやらせなきゃ」と思ってしまう。そうすると、本当に大事じゃなくても「とりあえずこれをやらせておくか」ということが始まります。
僕も人を雇うと「せっかく雇っているからなにかやらせよう」「とりあえずこれをやらせておこう」と思ってしまうことがあります。そうやってやらなくてもよかった仕事をどんどん増やしてしまう。結果として、組織にはやらなくてもいい仕事まで生み出して山積みになっていることが多々あります。
たとえば、さきほどお話した月報も同じです。
たとえば、月報を書くこと自体はいいと思うけど、「この情報もあの情報もあげてくれ」という上司がいたとします。依頼の通りに仕事を継続しているけど、実は上司はその情報は必要なくなっていることが多い。頼まれた部下は、上司から「もう必要ない」といわれないから継続してしまうのです。
「緊急かつ重要な仕事」を終わらせるためのたった１つの方法
どうするかというと、今やっている仕事をちゃんと棚卸をする。仕事に追われている人は、マネジメントクラスというよりも、実行部隊的な仕事をしている人でしょうね。
そういうときは上長に「今、この仕事にこれくらい時間がかっているけど、それは本当に必要ですか？」ということを確認したほうがいいでしょうね。
そうやって仕事の棚卸をして、不要な仕事をやめる。まず、今やっている仕事で必要ないものはどれか確認して、それをやめることが先です。
「ネットアワー」という言い方があります。ネットアワーとは、効果的な仕事をしている時間です。たとえば、一人普通の営業マンの人が1日10時間働くうち、効果的な働き方ができているのは2時間くらいです。あとの8時間はさぼっています。さぼっているはいいすぎだけど、やらなくていいことをやっていたり、やらされていたりします。
そのためまずは不要な仕事をやめて、「ネットアワー」を増やすことが大切です。
1時間あたりの仕事の生産性を上げてこそ最速で高い結果が得られる
「1万時間の法則」というのがあります。1万時間やると、その道でプロとして食っていけるというやつです。1つのことに10０時間取り組むと、アマチュアとしてそこそこできる。1000時間取り組むと人に見せられるレベルになる。1万時間やるとその道のプロとしてやっていける。
たとえば、1日2時間がんばってやって1週間に20時間。1カ月に40時間。3カ月間で新人だった社員もそこそこ仕事ができるようになります。
そこから1000時間。もし1日2時間稼働のままやったとしたら、単純にその10倍必要ですよね。ということは、2.5×10倍で25週。ということは、トータル2年半から3年くらいでそこそこ1人になります。1万時間というとその10倍なので25年。そこまでくれば営業の第一線となります。
だからほとんどの人は50歳前後くらいで、第一線に立てるようになるのです。ただ、50歳過ぎてからだと、できることは限られています。だから1日2時間の生産性ではなく、できれば４、５時間集中しやる。短期集中型で一気に成果を作ったほうがいいです。
僕がこの話を知ったのは、独立したあとです。結果論ですが、振り返ってみたら、会社にいた時は、本当に仕事のことだけしか考えていなかったです。逆にいえば、それだけ集中して仕事をしていたので、ほかの人よりも仕事ができるようになっていたと思います。
1日12時間以上仕事をして、単純に12時間だとしても80時間やれば1000時間いきますよね。社会人2年目の時に、コールセンターのKPIを作れたのも、集中力を上げて1時間当たりの生産性を高めたからだと思います。
目的意識があるかないかで生産性は大きく変わる
生産性の高い仕事を1日2時間だけしかできない人と、たとえば4、5時間できる人、なにが違うのでしょうか。僕は、目的意識の違いからくるものだと思います。なぜその仕事をやっているのか。
僕は、当時社員として入社したソフトバンクで「絶対に出世してやる」と思っていていました。誰よりも仕事ができるようになり、出世して人の上に立ちたい。そう思っていました。なぜ出世したかったかといえば、深い意味はありません。ただ、それしかやることがなかったんでしょうね。
当時、僕は大した趣味もなかったんです。サーフィンはやっていたけど、すごく大好きというわけでもなかった。別段やりたいこともなかった。それもあって仕事が一番楽しかったんですね。
ある種ベンチャー色があってよかったと思います。当時、ちゃんとやったことが形になっていたんです。適切なフィードバックもあり、それもよかったと思います。やればやるほど仕事の成果になり、上司からわかりやすく評価してもらえる。嫌な先輩もいたけれど、自分の仕事を評価してくれる上司もいました。だから、嫌な上司がいても関係なくがんばろうと思っていました。
スティーブ・ジョブスが遺した言葉「ハングリーであれ。愚か者であれ」
僕の場合、ある意味、実家があまり豊かじゃないのが良かったのかもしれません。というのも、実家の親が自営業をやっていた関係で、家族旅行に行けたのは中学生くらいまで。貧乏というわけではなかったものの、大学は1浪をして、奨学金が受けられなくて授業料の半分は自分で払いました。
毎日、夕方5時まで大学に行き、そのあと深夜にバーテンの仕事をしました。朝5時まで仕事をして、朝3時間車で寝て、学校に行く。そんな生活を続けていました。友達から見たら、けっこう大変な生活をしていたようにみえたかもしれません。しかし、僕としてはハングリーで頑張るのがきらいじゃなかったんですよね。
2005年、スティーブ・ジョブスがスタンダード大学で行った有名な講演会があります。彼はその講演会の中で「ハングリーであれ、愚か者であれ」と語っています。その通りだと思います。スティーブ・ジョブスが若い頃愛用していた『全地球カタログ（The Whole Earth Catalog）』という本の最後に、「ハングリーなままであれ。愚かなままであれ」と書いてありました。「ハングリーであれ。愚か者であれ」。スティーブ自身、いつもそうありたいと思っていると、そのスピーチで語っていました。当時、僕はこの言葉を知っていたわけではありませんが、気持ちは同じです。（続きはメルマガ『毎月1000人集客するプロ講演家が教えるコミュニティづくりの秘訣』にご登録の上、お楽しみください）
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