あなたはメールをすぐに返していますか？ 毎日100件以上ものメールにうんざりしている読者さんからの相談に、世界的なコンサルティング会社マッキンゼーで14年間もの勤務経験を持つ、ブレークスルーパートナーズ株式会社マネージングディレクターの赤羽雄二さんが自身のメルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』のなかで答えています。
毎日メールが150通ほど来ます。対応しきれず、受信トレイには多分数百溜まっています
Question
商社の管理部で働いていますが、毎日メールが150通ほど来ます。ミーティングも多い中でとても対応しきれず、受信トレイには未読メールが多分数百溜まっています。どれだけあるのか見当がつきません。見るだけで憂鬱で、毎日いくつかは返しているのですが、焼け石に水です。返事をするとまたそれへの返事が来たりしていっこうに減りません。これを書いている間に何通も来ますし、皆さん、どうやって処理をしているのでしょうか。
赤羽さんからの回答
ご相談どうもありがとうございます。メールの時代は終わった、という人がときどきいますが、決してそんなことはありません。ITベンチャーでSlackなどを主体にしているところはもちろんありますが、そこでも外部とのやりとりはメールを使わざるを得ません。
メール対応は次のやり方をお勧めしています。
1． メールは毎日10～20回チェックして、溜めない。朝起きてすぐ、家を出る前、通勤途上（可能なら）、オフィスの到着し次第、午前中4，5回、午後4，5回、通勤途上（可能なら）、家で数回チェックする（残業規制等でできない場合を除く。休日もこれに準ずる）
2． メールはすべてPCで行う（スマホは画面が小さく、生産性が低い）
3． PCを閉じる際は電源オフにはせず、常にスリープ状態で移動する（開いた瞬間から使える）
4． メールは、まず宣伝メールを削除する（かなり多いはず）
5． 削除後、来た順に全部読み、返信する。面倒なものを後回しにしない
6． 面倒なメールの返信は、確認が必要なものはすぐ確認して返信する。慣れれば書けるようになる。苦手意識がある人は、慣れるまで頑張ってやってみる。重要なメールは先輩などに確認してもらう
7． 後で確認が必要なメールは日付をつけてフォルダに保存する。件名は適切なものに修正する。フォルダはクライアント・プロジェクトごとに分ける
8． 日付は私の場合は、ｈで「24-10-21 」を単語登録している（毎晩零時に新たに単語登録）
9． 参考になるメールは「メールの文例」フォルダに保存する。よく書けたメールも同様
こういう形で来たボールをすぐ打ち返すようなイメージで対応すれば、メールが溜まることはありません。
受信トレイに何もない状況が続ければ、気分よく仕事ができ、上司、先輩、同僚、他部門、他社からも感動され、感謝されます。
数百通（あるいは1000通を超えている方もおられるはず）溜めている方は、今すぐ削除するか返信していってください。古いものは今さら返信するわけにもいかないので、1時間くらいで終わるはずです。
一度、受信トレイをきれいにすれば、そこから溜めずに処理する楽しさを十分味わえると思います。
仕事ができる人はメールの返信が驚くほど早いです。メールの返信を早くしていると、仕事ができるようになるとも言えます。ぜひやってみてください。
この記事の著者・赤羽雄二さんのメルマガ
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