ビジネスメールを打っているのに、ついつい使ってしまう「すみません」のひとこと。その言葉よりも、「ありがとうございます」と感謝を伝えたいものです。無料メルマガ『仕事美人のメール作法』の著者である神垣あゆみさんが、上手な感謝の伝え方を紹介しています。あなたのビジネスメールは、大丈夫ですか？
感謝の伝え方
1年を振り返り客先や社内でお世話になった方々に伝えたいのが「感謝の言葉」です。
感謝の言葉としてもっとも頻繁に使われるのが「ありがとうございます」です。「ありがとうございます」の前にひと言添えると、何に対しての感謝なのかが相手に具体的に伝わります。
例えば、
「いつもお心遣いいただき、ありがとうございます」
何かと自分のことを気にかけてくれている相手へ感謝の意を伝える時やお歳暮や気遣いの品を受け取ったときのお礼の言葉として用いたい一文です。
ポイントは「いつも」を添えること。継続的な相手との関わりを際立たせる言葉です。
些細なことでも相手の行為や配慮に気づいたら
「ご丁寧にありがとうございます」
「ご親切にありがとうございます」
とひと言伝えるようにするのもいいですね。このような状況の時は、つい「すみません」を使ってしまいがちですが、「ありがとうございます」を意識して使うことをお勧めします。
当メールマガジンで繰り返し述べていることですが、相手に悪いなという気持ちを伝える「すみません」より、“うれしい”という気持ちを伝える「ありがとう」の方が相手の心に響くからです。
自分が言われてうれしいのは、どちらの言葉かを考えてみてください。
大したことはしていないつもりでも相手が喜んでくれていると思うと、自分もうれしくなるものです。
「ありがとうございます」は喜びを伝え、交換し合う言葉でもあるわけです。
「ありがとう」の代わりに
感謝の言葉としてもっとも頻繁に使われるのが「ありがとうございます」ですが、次にぜひ覚えておいてほしいのが「おかげさまで」です。
自分1人ではなし得ないけれど、あなたの存在や協力や手助けによって支えられています、という感謝の気もちを伝える言葉です。
久しぶりに連絡を取る相手へは
「おかげさまで、変わりなく元気にやっております」
力を貸してくれた相手へは
「おかげさまで無事、納期に間に合わせることができました」
「ご指摘いただいたおかげで、損失を出さずに済みました」
といった「その後の結果」を知らせつつ、最後に「ありがとうございます」と伝えると具体性が増し、状況報告にもなります。
もう1つ、「ありがとうございます」に代わる言葉として覚えておくとよいのが「恐れ入ります」です。「ありがたい」という感謝と「申しわけない」という恐縮する気持ちが両方込められた言葉です。
「すみません」と書いたり、言ったりしそうになるときは「恐れ入ります」を使ってみましょう。
「お手数をおかけして、恐れ入ります」
「ご足労いただき、恐れ入ります」
のように、相手に時間や手間を取らせてしまったときに感謝を込めて使うとよい言葉です。
大和言葉で書き換える
「平素より格別なご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます」といったお礼の一文を、ビジネス文書で見かけます。
漢字が多く、かっちりしていて硬い文なので定型文として都合はいいのですが、メールで使うなら、もう少しやわらかい言いまわしにしてもよいのではないでしょうか。例えば…
「ひとかたならぬお引き立てをいただき、心からお礼を申しあげます」
「ひとかた」とは、普通の程度。「ひとかたならぬ」は、普通どおりではない、並みひととおりではないことを指します。「格別な」の言い換えとして用いると、文が和らぎます。
「お引き立てにあずかりまして、ありがたく存じます」
「あずかる」は「与る」と書き、目上の相手からの好意や恩恵を受けることを意味します。ひいきにしてもらっていることへの感謝の気持ちを表す言い回しが「お引き立てにあずかりまして」です。
「いつもお心にかけていただき、ありがとうございます」
「心にかける」は、心に留めて気にかけること。自分や会社のことをひいきにしてもらっている目上の相手や客先に対して、感謝の気持ちを伝えるときに「お心にかけていただき」を使います。
硬い調子の文章になっているな、と思うときは、このように大和言葉を使って書き換えると文章がやわらかく、やさしい印象になります。
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