ビジネスの現場で、急を要するメールの返信が遅かったり、相手の携帯に繋がらなかったり…、なんて困った経験がある方も多いのではないでしょうか。無料メルマガ『仕事美人のメール作法』では著者・神垣あゆみさんが、そんなお悩みを解決する方法を紹介してくださっています。
メールか、電話か
メールでは長くなりそうな込み入った用件。事細かくメールに書いて送るより要点を整理して電話で連絡するほうが早いことがあります。
相手に伝わるように書いて説明するには時間を要します。十分な時間が確保できれば別ですが、時間を割いて言葉を選んで書いたのに相手にうまく伝わらず、込み入った用件がさらに複雑になってしまったのでは元も子もありません。
相手がすんなり理解できるように「言葉を尽くす」ことを忘れてはいけませんが、込み入った用件を的確かつ迅速に説明するために、「書く」以外の手段があることも検討する必要はあります。
最初に資料をメールで送信してから、相手に電話をして資料をもとに説明するとか、メールでは説明に時間がかかりそうな内容は先に電話で概要を伝え、詳細についてはメールで補足するといった、電話とメールを併用する方法もあります。
文字では微妙なニュアンスが伝わりにくいと思うときも、何度もメールを書き直すより、ダイレクトに電話して説明する方が相手の反応もわかり、お互いに納得できたりします。決定や確認を急ぐ時もメールよりは電話のほうが確実です。
逆に、読めばわかるとか、急を要さず電話するまでもない用件であれば、（例えば、「わかりました」「理解しました」といった返事だけのやりとりなど）メールで済ませます。
相手の時間を無駄に奪わない、そして自分の時間も無駄にせず、確実に伝えるには、メールが良いのか、電話が良いのかをその時々の状況に合わせて判断することが重要です。
留守番電話のメッセージ
携帯電話で仕事のやり取りをする場合、留守番電話のメッセージも伝達手段として有効活用できるものではないでしょうか。
携帯電話は相手にダイレクトにつながりますが、常に電話に出られるわけではないので、相手が電話に出られない状況のときはメッセージを残しておくと「何についての連絡か」がわかります。
当然といえば、当然ですがメッセージを残さず、着信の履歴だけのこともあります。この場合は、自分から相手にかけ直す、あるいは、相手から再度電話があるのを待つという２通りの対応があります。
着信履歴に気づいた時点で、かけ直すのが基本かもしれませんが、ひと言、何についての連絡か、メッセージが残っていれば、急を要する用件か、そうでないかの判断がつきます。
メッセージを残す際に伝えるべきポイントは用件の詳細より、用件の重要度です。
電話でしか伝えられない用件だったり、急いでいるのであれば「（至急）返信ください」とメッセージを残し、相手の返信を待つ。あるいは「後ほどかけ直します」と再度連絡する。
メールでも伝わる内容であれば「詳細はメールでお送りします」とメールの伝達に切り替える。
留守電で用件が伝わる内容であればメッセージを残し「返信は不要です」とでも添えておけば、やりとりは完結します。
着信があったので、急いで電話をかけ直したら、メールでも済むような内容で、「留守電にメッセージを残してくれていたら、それでわかるのに…」と困惑した経験が少なからずあるので、わたしは、携帯電話のやり取りで相手が出ない場合は、基本的にメッセージを残し、上記のいずれかの対応をとることにしています。
そのため、自分の携帯電話に留守電のメッセージがなく着信だけあった場合は、自分からかけ直さず、相手からの再連絡を待つことが多いです。メッセージがないということは、急ぎや重要度の高い用件ではないのだろう、と判断してしまうからです（相手にもよりますが…）。
メールでも電話でも、コンタクトを取る以上は、二度手間三度手間にならないような配慮が必要ではないでしょうか。
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『仕事美人のメール作法』
著者／神垣あゆみ
広島を拠点に活動するフリーランスのライター。若手ビジネスマン向けにメールマナーの基本を解説した『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）など著作多数。
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