中小企業はどのように対応すればよいか？
では、中小企業はパソコンでどのようにマイナンバーを管理すれば、法的に良いのでしょうか？
私が全国で中小企業さんや行政書士・社会保険労務士などの専門家にお勧めしている方法があります。
ズバリ、
「マイナンバーをパソコンに保管させない」
ということです。
そんな元も子もないことを…と思うかもしれませんが、これが最適な方法だという結論に達しました。
正確にいうと、マイナンバーを自社で保管しない仕組みをつくる、ということです。
紙でも保管することなく、データでも一切、自社内に保管しない、ということを目標にします。
実際、大手の企業では外部機関に収集・保管を委託しているところがかなりあります。
でも、中小企業では大手のようにコストをかけることはできません。
どうするか、というと、クラウド系のサービスを利用するのがよいと考えています。
例えば、弊社が利用しているMFクラウドマイナンバーというサービスなどがあります。
通常、マイナンバーの収集は、マイナンバー通知書やマイナンバーカードの現物を直接取扱い、コピー・スキャンなどを行ないます。
一方で、これらのクラウド系サービスでは、従業員や取引先等からシステムを使って収集することができ、自社でマイナンバーを保管することがなくなります。
従業員や取引先の機械からデータが直接、クラウド系サービスにやり取りされるわけで、万が一、この取得時に伴って漏洩が発生したとしても、法的なリスクを従業員・取引先、システム会社にある程度、転嫁することができるのです。
また、保管についても自社で保管するよりは、よっぽど安価で安全に保管することができます。
データを保管しない、というのが、一番の対策なのです。
そういえば、昔、
「交通事故を起こさないために、自動車は運転しない」
と言っていた弁護士さんがいらっしゃいましたが、確かにそのとおりかもしれません。
ただし、クラウド系サービスの利用については、本当に安全なものを選んだのか？という、法的責任は問われることとなるので、慎重に選ばないといけないところではあります。
自社で法的に落ち度がないといわれるセキュリティ体制を整えるのは至難のワザです。
是非、全部が全部、自分たちでやらなくてもいいんだ、ということを覚えておいていただいて、今後の体制をしっかり、整えていきましょう！
（執筆・行政書士ほみにす法務事務所 澤田隼人行政書士）
image by: kyokyo
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