仕事の進捗管理が甘かったり漏れがあったりすると、「できない人」認定されてしまいがちです。そうならないためにはどうするのが正解なのでしょうか。詳しく解説してくださるのは、無料メルマガ『サラリーマンで年収1000万円を目指せ。』の著者・佐藤しょ～おんさん。佐藤さんは、「ポイントは時間を立体的に考えること」としています。
時間を立体的に考える
仕事というのは一瞬だけで完結するものってそれほど多くなくて、たいていは時間の流れの中で細切れにいくつかの工程が必要になるんですね。
来週から3日間のスケジュールで出張だという場合、その3日間だけが出張の仕事ではありません。出張に行くということは、出張先でなんらかの用事を果たす必要があるわけですよね。だったらそのための準備もしなきゃなりませんよね。
そしてその準備はこれまた当たり前ですが、出張に行く前までに完了していないならないわけですよ。でもその準備が自分独りでは完結しない、隣の課から成果物をもらって、それを確認する必要があるとなったら、その成果物は、出張に行く前の準備のさらに前に完成していなきゃならないわけですよね。
それってまとめるとこんな感じです。
- 10日後に北海道に出張に行くと決まった
- いつ飛行機とホテルの手配をするか？
- 出張にもって行く資料はいつまでに出来るのか？
- その資料は隣の課のインプットが必要だぞ
- それは誰がいつまでに終わらせる予定になっているんだ？
- その資料が出来た後に課長に承認をもらわなきゃならないぞ
- 課長の承認が下りずに手直しが必要な場合、どれくらい追加の時間が必要なの？
- 帰って来たら出張の精算をやらなきゃ
- チームに出張の成果を説明して文書にしなきゃな
という全てが完了して初めて出張が終わったと言えるわけです。そしてこの全ての時間を予定として見積もり、忘れないように記録し、遅れないように管理する（自分だけでなく隣の課の仕事も）というタスクがあなたには課されているんです。
仕事が出来ない人って、ここに漏れがあったり、進捗の管理が甘かったりするんです。それはこの時間の流れ全てが自分の仕事なのだという認識が薄いからなんです。
■ たぶん誰かが飛行機を手配してくれるんだよね
とか
■ 隣の課の人も出張の予定は聞いているよね
とか
■ 課長はその場で承認するだろう
というような予断というか期待というか、他人事の認識で仕事を進めちゃうんです。挙げ句の果てに、出張の前日になって隣の課から、「出張って来週じゃなかったっけ？」なんて言われて泡を食うわけです。課長に承認をもらおうと思ったら肝心の課長が出張に行っていて話が出来ないとか。これは課長のスケジュールを確認しなかったというエラーですし、出張についてのコミュニケーションの不足が招いた事態です。
仕事で何かをする、という時にはその瞬間にこの時間軸の流れと、関係者のタスク、スケジュールを頭の中でマッピングして、節目となるイベントがいつになりそうなのかをイメージ出来ないとならないんです。その上で、それをメモでもスケジュール帳でも、カレンダーでも入れるんです。
これが時間を立体的に考えるということで、そうすることでその仕事の全体感を把握出来るようになるんです。仕事をタスクの集まりではなく、全体の作品として捉えるには常に時間の流れの端から端までを理解しようとすることが必要なんです。
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