新型コロナウイルス感染拡大の影響で、今までリモート会議やテレワークを導入していなかった企業の多くが、対応を余儀なくされています。しかし、不慣れなオンライン会議を「うまく進めるのは難しい」という意見をネットなどでよく見かけますよね。そこで、今回の無料メルマガ『がんばれスポーツショップ。業績向上、100のツボ！』では、著者で経営コンサルタントの梅本泰則さんが、自身が体験した「上手くいかなかった会議」の例をもとに、「うまくいく」進行方法について語っています。
今どき「オンライン会議」は当たり前。でも…
コロナの影響で、外出を自粛しています。仕事もテレワークがほとんどです。会議もオンラインが多くなっています。
このオンラインも良いことばかりではありません。リアルと同じようにはいかないこともあるからです。
「オンライン会議」を有意義にするために知るべきこと
あなたは会議を開催する立場になることも多いでしょう。その会議がなかなかうまく進まないという経験もあるのではないでしょうか。
会議がうまく進行しないのには、いくつかの理由があります。例えば、
1.議題が参加者に伝わっていない
2.司会進行者が明確でない
3.事前準備が十分にされていない
4.話が横道にそれる
5.参加者の発言機会が少ない
6.使用機材の操作が分かっていない
といったことですね。
先日、ある全国組織のオンライン（Zoom)会議に参加しました。参加者は全国から30名ほどです。オンラインは便利ですね。今までなら、全国の参加者が一同に集まって行いますので日時・場所の設定や経費負担が大変でした。ところが、オンラインならば参加者の移動が必要ないので旅費も時間もかかりません。これなら、頻繁に会議が開けそうです。
そんな便利なオンライン会議ですが、今回の会議は残念ながら、「会議の進行がうまくいかない理由」のいくつかにピッタリとはまってしまいました。どんな理由で進行がうまく行かなかったのか、その模様を再現してみましょう。
まず、「議題が参加者に伝わっていない」については大丈夫でした。参加メンバーには、事前に4つの議題がメールで伝わっていました。
・現状の主な活動状況
・前回の議事の確認
・今後の内部活動に関する報告、検討、承認審議
・今後の外部活動に関する報告、検討、承認審議
です。内部、外部活動には、それぞれ具体的な議題が列記してあります。これらについて話し合われるだろうということが分かる内容です。
さて、会議が始まる10分前には続々とメンバーがZoomに参加。開始の時間まで、親しいメンバー同士の挨拶やよもやま話がかわされます。ちょっとしたアイスブレークタイムです。