Zoomでもリアルでも、会議は準備に始まり準備に終わる
定刻になったので、進行役のA氏が会議を始めます。するとA氏は簡単な挨拶に続いて、司会者にB氏を指名するのです。なーんだ、司会進行はA氏ではありませんでした。指名を受けたB氏は議事次第にそって、議事に入ります。
ちょっと待ってください。リアルな会議ならば、それぞれの参加者の机の上には、関連資料が配られているはずです。もしくは、事前に配られています。ところが、今回のオンライン会議では、そうした資料がいっさい配られていません。参加者にとってはつらい状態です。つまり、「事前準備が十分にされていない」状況で参加をしなければなりません。
オンラインだからこそ、よけいに関連資料が事前に伝わっている必要があります。おそらく、会議での内容が分かっているのは、A氏とB氏だけでしょう。これでは会議がうまく進みません。
そんなことをよそに、司会のB氏は最初の議題に入り、あらかじめ決められた「報告者」に話を振ります。しかし、指名をされた「報告者」は、何を報告して良いのか、よく分かっていないようでした。明らかに打ち合わせ不足です。
すると、最初に進行役を務めたA氏が、議事を進めるために司会のB氏に代わって話に入ってきます。それ以降、議事の主な進行はB氏ではなくA氏が仕切っていくのです。これはいけません。進行役が二人になってしまいました。「司会進行者が明確でない」状態です。たぶん、A氏とB氏との間で、進行についてしっかりとした打ち合わせができていなかったのでしょう。
こんな感じで、参加者への資料もなく会議は進んでいきます。そして、今回の会議のメインの議題である「今後の活動に関する報告、検討、承認審議」に議事は移りました。ここからが、また大変でした。
