完璧なリスト作りは必要なし。プロが教える「タスク管理」本当の意義とは?

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「タスク管理がなってない」と上司や先輩に叱られた経験はないでしょうか。これ、小言にも聞こえますが、抱える仕事が増えるほど「タスク管理」の重要性が高まるのは確かです。しかし、リスト作りなどで情報論的な技術面にとらわれ過ぎて、タスクを管理するつもりが、自分が管理されてしまうのがよくある失敗。今回のメルマガ『Weekly R-style Magazine ~読む・書く・考えるの探求~』では、Evernote活用術等の著書を多く持つ文筆家の倉下忠憲さんが、「タスク管理」の本当の意義は「心が整理されること」とわかりやすく説明。意義を見失わず大らかにタスクを整理すればいいと伝えています。

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タスクを整理する、心を整理する

「タスク管理」という営みにおいて、真っ先に行われるのが「タスクの整理」でしょう。言い方を変えれば、「やることの整理」です。ほとんどこれこそが「タスク管理」の中核にあるのではないかと思える行為です。

にもかかわらず、なぜそれをやるのか、という意義についてはあまり語られていない印象があります。「やり忘れを防ぐ」といった実際的な効能はよくいわれるのですが、はたしてそれだけが「やることの整理」の意義なのでしょうか。今回はこの点について考えてみましょう。

■リスト作り

「タスクの整理」の局面において、もっとも頻繁に行われるのが「リストの作成」です。タスクリストややることリストを作ること。一般的なノウハウ書でも口を酸っぱくして言われていることでしょう。

なぜ「整理」においてリスト作りが行われるのか。この点は、堀正岳氏の『リストの魔法』がわかりやすく説明してくれています。簡単に言えば、リスト作りは「はっきり」と「すっきり」に役立つのです。

まず、何をしていいのかわからない(あるいは具体的にイメージできていない)モヤモヤした状況にいるとして、そこからリストに一つひとつ項目を書いていく「言語化」を行うことで、そのモヤモヤが晴れていきます。何かを「はっきり」させるのです。clear。

次に、そうしたリストを作成し、それが手元にあることで「情報が必要になったら、このリストを見ればよい」と思えるようになります。そうなると省力傾向にある脳は、そうした情報の細部をすべて保持しようとはしなくなり、認知資源が開放されます。コンピュータで言えばメモリがクリアされるのです。これが「すっきり」的効能です。

こうした二つの効能があるわけですが、注目しておきたいのはどちらの効能においても「情報論」というよりは「心理的・認知的」な側面が強く現れていることです。どういうことでしょうか。

情報論的な側面で言えば、それぞれの情報のメタ情報を適切に管理し、しかるべき構造下に配置することが目的とされるでしょう。加えていえば、そうした構造が適切に維持されていることが、イコールタスク管理ができていると表現されます。

しかし、心理的・認知的な側面に注目すれば、そうした構造はあくまで副次的な目的でしかありません。たしかにそうした構造があった方が安心しやすいけれども、そうした構造がなくても構わないし、また構造を作ることに躍起になりすぎて心理的・認知的に負荷が高まりすぎるなら構造の重要性は落としても構わない、となるわけです。

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