ビジネスでもプライベートでもアプリでスケジュールを管理する人が多くなる中、紙の手帳を使い続ける人たちがいます。メルマガ『豊福公平の夢を叶えるハート＆マネー』の著者で、外資系生命保険出身の元ライフプランナー・豊福公平さんもその一人。できるビジネスマンはどのように紙の手帳を利用しているのでしょうか？
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書くだけでお金、行動、思考が変わる「手帳管理術」
いまやビジネスマンを始め、主婦や学生も多く使用する手帳。日本での最初の手帳は、豊臣秀吉の時代、農地の検地に用いられた「野帳（のちょう）」だったといわれています。
日本では、1949年、日本能力教会の当時の理事であった大野巌（いわお）氏がタイムマネジメント付きの「能率手帳」を開発したこと。住友銀行（現三井住友銀行）などの大企業が宣伝目的を目的に、年末の贈答用として手帳を扱い始めたこと。これらの出来事によって、広く普及しました。
時代は流れ、今はアプリでスケジュール管理をするビジネスマンもたくさんいます。私もスケジュール管理はアプリで行います。ただ、同時に紙の手帳も愛用しています。
今回は、ビジネスやお金管理、思考整理に役立つ手帳術についてお話します。「普段、スケジュール管理はアプリでやる」という人にも知っておいてほしい情報が満載です。
デジタルな時代でも紙の手帳を使うわけ
忙しいビジネスマンには、スケジュール管理をする手帳が必須。現在、多くのビジネスマンがスケジュール管理をアプリなどでやっているでしょう。その反面、手帳を愛用する人もたくさんいます。私もそのうちの１人です。
仕事のスケジュールはアプリに入れて、社内で共有しています。それと同時に、自分自身の紙の手帳にも毎日記入します。
「スケジュール管理をアプリでやっているなら、わざわざ紙の手帳に書く必要はないのでは？」と思う人もいるかもしれません。
実は、 この紙の手帳は「スケジュール管理」という目的のほかに、もう１つ別の目的があるのです。
それは 「夢の実現」と「振り返り」 です。
まず、私が手帳にどのようなことを書くのかをご紹介しましょう。
人に会う際にはゴール設定をしておく
私は、人に会う時、名前の横にゴール設定まで書きます。
「なぜそんなことをする必要があるのだろう」と感じるかもしれません。実は、このゴール設定をしておくことで、 「その人に会う目的は何なのか」「そのためにやるべきことはなにか」が明確になる からです。
また、商談などであれば必要に応じて仕事に必要な資料のほかにも、その人の興味がありそうな時事ネタなどもメモしておきます。それをすることで 「相手への情報のお土産」 ができるわけです。
自分が相手に情報をギブし、それによって相手が喜んでくれる。そうすると私自身も嬉しい。
逆に、このゴール設定をしないと人と会う時にワクワクしないのです。 ワクワクしない人とあうと、せっかくの楽しい時間が“単なる商談”で終わってしまいます。 それだと、 本来ならうまくいったかもしれない話が、成立しなくなってしまう こともあります。
私は、この「人と会う時はゴール設定をする」ということは、親しい友人はもちろんのこと、Ｍ＆Ａ、人の採用にも必ずやります。
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大きな商談でこそ大切にしたい「相手をワクワクさせる力」
実は、先日、上場会社の代表取締役の方とお会いさせていただきました。私はその社長にプレゼンをする立場だったのですが、いくら場数を踏んだとはいえ、やはり会社の未来を背負ってのプレゼンはいくらか緊張します。
そんな時にもこの「ゴール設定」をするのです。この場合、 ゴールは業務提携ですが、そのためにはなにが必要かといったら、相手が私の思い描いている未来に、私と同じようにワクワクしてくれること。相手が「これはおもしろそうだ」とワクワクしてくれれば、すぐに決まります。
そのためにも、こちら側が相手をワクワクさせるような企画を考えなければいけません。
その商談はどうなったかというと、 たった10分で決まりました。
普通、上場企業であれば、10分でイエスとは言いません。決定権がある人物と面談したとしても、場合によっては決断までに時間がかかることもあります。
では、どうしてそんなにすぐに決まったのかと言えば、相手がワクワクできるような企画を提案できたからです。相手にとってプラスになるように企画を提案するのはもちろんのこと、 相手の感情にもフォーカス したことが大きかったかと思います。
というのも、多くの人はプレゼンをする場合、「企画の内容をしっかりと伝えなければ」「良さをわかってもらおう」と必死です。表面上は笑顔で話しているものの、内心は心臓がバクバクし、相手の表情を読み、プレゼンに興味を持ってくれているか、不明だと感じているとところはないかなど、必死でしょう。
その緊張感は必ず相手に伝わります。
それが悪いこととは言いませんし、むしろ相手を観察しながらプレゼンを勧めていくことはとても大切なことです。
ただ、 自分がそのような緊張状態でいると、相手をワクワクさせられるようなところまで持っておくのは難しい です。
なぜなら相手は、感情ではなく理論で判断しているので。
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一緒に未来を描くことによって新しい企画が生まれることも
こう話すと「会社の方向を決める大事な決定に感情を持ち込んでいたら判断を誤る」と思う人も多いでしょう。しかし、実際は、 人間は感情の生き物。冷静に損得、リスクなどを分析しながらも、そこに感情が乗ることで、一気に決断が早くなる のです。
それだけではありません。人はワクワクするとき、次々と新しいアイデアが思い浮かぶのです。場合によっては、こちらが提案した以上のことを、相手側から提示される可能性もあります。
つまり、自分がワクワクしながらプレゼンをしたことにより、相手にそのワクワクの感情が伝染する。それによって相手もより一層ワクワクする。その結果、決断スピードが速まり、創造性まで刺激されて、新しいアイデアがどんどん出てくる。
こうなったら最高ですよね。
この ワクワクのきっかけを作るのが、「人と会う時はゴール設定をする」ということの正体 なのです。改めて言いますと、 ゴール設定というのは、必ずしも「商談成立」だけとは限りません。むしろ、いかに自分が相手に会う時にワクワクできるか。相手をワクワクさせることができるか。ここが大切 なのです。
今、あなたの手帳にはどんな人とどんなアポイントが入っていますか？ その人と会うことを想像して、ワクワクできますか？ それとも別にワクワクするようなことはありませんか？
おそらく、大半の人がワクワクしないで「なんとなく会う」のではないでしょうか。会う人全員にワクワクするかどうかはわからないけど、できるだけワクワクポイントを作っておけるといいですね。
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スケジュール管理ではなく、思考整理に役立つ紙の手帳
手帳は、スケジュール管理をするための作業ではありません。スケジュール管理が目的であれば、アプリでいいでしょう。私も実際にそうしています。
ただ、紙の手帳に書く場合は、 自分の手で文字を書くことで魂が入ります。
手で書くという作業には、 「自分の思いの強さ」が反映されます。言い換えれば、手書きの文字を書くことで、自分の感情のスイッチ、ワクワクスイッチがオンになる のです。
「アプリで文字を入力しても感情は入る」という人もいるかもしれません。しかし、アプリで書く場合は、簡単に書ける分、感情が希薄になりがちです。思いが強くても弱くても同じ文字になります。しかし、 手書きの場合は、感情が強ければ強いほど、文字は強く、太く、大きくなります。
プレゼン前に不安になった時、その手帳に書かれた文字を見ることで、その時の自分の感情、ワクワク感が思い出せるのです。これはアプリなどで書かれた文字にはできないことです。
手帳はただスケジュール管理や行動を記録するだけではなく、相手に会うことを楽しむツール です。もちろんワクワクするようなことばかりではないかもしれません。時には、相手から無理難題を振られることだってあるでしょう。
しかし、そこで無理難題を振られても、ワクワクした気持ちを思い出すことによって、見方を変えて、考え方を変えて、この壁をどう乗り越えようか。相手のリクエストにいかに答えられるかという気持ちに切り替えることができます。自分から仕掛けるワクワクまで持っていきたいと、常に思っています。
同時に、 手帳は思考整理の道具の１つでもある と思っています。 手帳に一回書き出すことで、頭が整理される。 それによって心がすっきりしてワクワクします。 手帳は単なる記録ではなく、思考整理の道具の１つ です。 アプリはスケジュール管理として、手帳は思考整理 のために使っています。一見一緒のように思えるけど、一緒ではありません。
これが、私がアプリ管理とは別に、紙の手帳を使い続ける理由です。
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image by: Shutterstock.com