ゼットスケーラー日本・アジア代表の金田博之氏が、紙のメモよりデジタルノートの活用を勧める訳

過去も現代も、ビジネスシーンにおいて必ず必要な作業が「メモ」を取るという行為です。この「メモ」するという作業、昨今では「紙」と「デジタル」という2つの方法が用意されていますが、あなたはどちらを使っていますか？ メルマガ『ゼットスケーラー日本・アジア事業責任者が教える「金田博之のグローバル・ビジネススキル最前線」』の著者で昨年12月にクラウドセキュリティ業界を牽引する「ゼットスケーラー株式会社」の日本・アジア事業責任者として代表取締役に就任した金田博之さんは、紙もデジタルも必要に応じて使い分けているとしながら、オンライン時代のいま「デジタルノート」の使い方が今後のビジネスを大きく変えると断言。その有効的な活用法を特別に明かしています。

【緊急告知・LIVE配信のお知らせ】
ゼットスケーラー日本・アジア事業責任者、金田博之さんがオンラインで無料勉強会を開催します。 これまで有料で開催してきた勉強会を無料公開。この機会にぜひご参加ください。

テーマ：オンライン時代だからこそ価値が高いデジタルノートの使い方　～短時間でキャリアアップを目指す無料勉強会～

日時：2021/7/17（土）10:00～10:45
視聴方法はこちらから。

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オンライン時代だからこそ価値が高いデジタルノートの使い方

課題背景：あなたはデジタル派？紙派？

ちまたではDX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉をよく耳にするようになりました。

現代ではスマホの普及によって、何でもデジタルデータで記録を残すことが推奨される時代になっています。

ですが、仕事の現場にいくと、会議中のメモ、ちょっとしたアイデアの走り書きなど、紙のメモを使うという人もまだまだ多くいる印象です。 

メルマガの読者からそのような「デジタルか紙か」という質問があり、大変興味深いものだったので今回のメルマガでは、金田流のノートの使い分け、つまり私が普段やっているノートの工夫の仕方を共有します。

一流、二流、三流はここが違う！

【三流】これまでの習慣に依存したデジタルノートの活用、なんとなく紙とデジタルノートを活用 
【二流】デジタルノートのメリットを把握し、自分の仕事の生産性や会議等で応用実践できている 
【一流】デジタルと紙のそれぞれの良さを理解し、仕事の生産性を向上。スキルアップにつながる学びをデジタルノートに蓄積し、いつでも引き出せる（再現できる）ようにしている

紙かデジタルか

あなたは普段、メモや手帳は紙とデジタルのどっちを使いますか？

15歳～59歳の男女を対象に行なったLINEリサーチの調査によると、手帳に関しては「紙」もしくは「どちらかというと紙」と手書きの手帳を支持する人が41％、逆に「デジタル」「どちらかというとデジタル」と答えた人の割合は45％という結果でした（※残りは「手帳を使わない」）。

年齢層を見ると、10～20代はデジタル派の比率が高いようで、今後はこのバランスも変わってくるかもしれないのですが、このアンケート結果からまだまだ紙のメモを使われているということがわかります。

ですが、紙もデジタルもそれぞれ一長一短ですので、時には紙のメモを、時にはデジタルと使い分けている人も多いのではないでしょうか。

私もその1人です。

勉強会でも、紙とデジタルを半々くらい、9割デジタルだけど1部だけ紙を使っているなど、使い分けをしている人が多かった印象です。

そんな中で、勉強会参加者の意見は、

• デジタルと紙の使い分けがわからない
• 両方使っていると、書く内容が重複してしまうことがある
• 手書きには慣れているが、デジタルをうまく使いこなせない
• デジタルだといろんなツールがあって、統一できていない

といったものが見られました。

それに対して、一般的にどうすべきかというよりは、金田はこう考えている、ということで解説していきます。

結論から言うと、私の考えは

• 状況に応じて紙（手書き）とデジタルを使い分ける
• 記録はデジタルがメイン
• 思考は紙（手書き）がメイン

です。

どういうことかと言うと、次に見返すかもしれないリマインド目的のメモはデジタルに必ず保存し、その前段階で思考の整理が目的の場合は手書きにするという使い分けをしています。

大事な情報を記録するのがメモやノートの役割の大部分だと思いますので、そういった意味ではデジタルノートを中心にメモを取っていると言えるかもしれません。

手書きは会議中の思考の整理や、手早くメモを取りたいときなどに使うことがほとんどで、思考を整理した後は大事な情報は後からデジタルにも残すようにしています。

ですので、ここでもデジタルノートの使い方を中心に説明していきます。

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デジタルの「3つの良さ」

私が普段どんな使い方をしているのか、デジタルノートの利点について触れながら解説していきましょう。

デジタルのメリットは次の３点だと考えています。

• その場で議論の内容を可視化でき、参加者の意見の整理や方向性の一致に導きやすい
• テンプレート化しておくことで、会議・議論を構造化できる
• データの蓄積効果が高く、検索機能からすぐに遡って見ることができる

特に今は何でもオンライン化の時代で、会議もZoomなどを使ってPC画面を通して行うことが当たり前になってきました。

対面の会議ではホワイトボードを使って参加者の声などをまとめていたのですが、オンライン会議でホワイトボードをカメラに映すというのも手間がありますし、場所が限定されてしまいオンラインの利点がありません。

そこで、デジタルノートにメモを取りながら、それを画面共有することでホワイトボードと同じような役割を持つことができます。

また、デジタルノートは使っているツールにもよりけりですが、テンプレートを作成することができます。

例えば私は会議をするときに以下のポイントを必ず抑えるようにしています。

ですので、このようなフォーマットを予め作っておけば、それをコピーすることでそのまま会議用のメモとして使うことができ、会議を構造化して無駄なく進行することができます。 

これを画面共有しながら埋めていくと、

• 参加者が、今何を議論しているのか目に見えてわかる
• 文字になっているので、誤解が発生しにくい

といった問題解決にも繋がります。

そして、情報を蓄積し、すぐに取り出せるという点が、デジタルの最大の特徴といえるでしょう。

例えば会議の内容も、デジタルノートならホワイトボードのように消す必要はなく、内容をキレイにまとめておけばそのまま議事録として残すことも可能です。

実際に私は会社での会議はもちろん、金田サロンでの勉強会やその他の打ち合わせでもデジタルノートを画面共有しながら進行しており、議事録としてそのノートの内容を保存しております。そして、検索機能を使って一瞬で過去のノートを探すことができるのも魅力です。

紙での記録だと、バインダーなどに保存しておく必要があり、いざ過去の会議をさかのぼって調べようと思ったら探すのに膨大な時間がかかります。

しかしデジタルノートならキーワードを入れれば一瞬で該当するメモを探すことができるという点がかなり重宝しています。

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デジタルのさらなる使い方

デジタルの最大の特徴は情報を蓄積し、それをすぐに取り出せるところというのは先程述べたとおりです。

私の場合、日々の学びを「状況・課題・アクション」で必ずデジタルノートに記載しています。1日の振り返り日記のようなイメージですね。

これを続けていれば、「以前も同じようなことがあったような」「昔はどうやって解決したんだろう」と過去のことが気になったときにすぐに探し出すことができます。

そして中でも、これから先も普遍的に使えるようなアクションは体系化したノウハウとして、「虎の巻」と呼ばれる別のライブラリに記録してすぐに見返せるようにしています。

参考までに、私が使っているデジタルノートは One Note と MetaMoJi Note です。

One Noteはオンラインで記録するタイプのノートなので、スマホでもPCでもiPadでも、インターネット環境があればいつでもどの端末でも見ることができます。

MetaMoJi Noteは自由にデジタルペンでタブレットに書けるアプリで、これを手書きメモの代わりに活用しています。手書きで書いたメモがデジタルデータとして保存される便利なアプリです。

ちなみに私の場合、手書きメモも項目別に階層化しており、日付で整理しています。

その内容を状況のOne Noteに転記（スクショのコピペ）することで、自分の虎の巻を充実させていく、という使い方です。

例えばこんな感じです。

少し余談ではありますが、いち会社員だった私が今のポジションまで上がってこれたのはこの虎の巻のおかげだと思っています。

成功するには小さな積み重ねが必要です。あなたも毎日の振り返りをメモに積み重ねていくことから始めてみてはいかがでしょうか。

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