路線図や単位の一覧表まで付いているような立派なシステム手帳を使われている方、実際のところ、どのくらいそれらを活用できていますか？ 今回の無料メルマガ『東北NO１メンタルトレーナーが送る『自信をはぐくむ、幸せな自分のなり方』』では著者で心理カウンセラーの吉田こうじさんが、100円均一でも買える薄い手帳を使って自己管理する裏技を紹介してくださっています。
スケジュール管理、時間管理は感情管理です
ビジネス系の研修をしていると、時間管理について質問されることってとても多いです。ニュースでも「働き方改革」という言葉をよく耳にしますが、時間あたりの密度を高めることって、ビジネスに限らず「自分の人生を自分らしく生きる」上でも大切なことだと思ってます。
時間管理については本屋さんに行くとズラーっと関連本が並んでいるので、まずはパラパラ立ち読みしてなんとなく自分に合いそうなものを買ってみるのがいいと思います^_^
ちなみに…、僕自身、いわゆるスケジュール管理はダイソーで売っているB6サイズの薄っぺらい手帳のみなんです^_^。見開きで1ヶ月がわかる、カレンダースタイルの極々普通の手帳です。コツを掴むと、それだけで十分過ぎるくらい十分なんですよね。まあ、もう少し大きくてもいいかもしれませんが…。
そこで参考になるかわかりませんが、今日は手帳の使い方についてお話ししたいと思います。
今はペラペラの手帳を使っていますが、10年くらい前まではずっと分厚いシステム手帳を使ってました。1年が終わると中身だけ入れ替えるタイプの手帳で、スケジュール帳とかメモ帳とか乗り換え路線図などが全部セットになっているものです。
でも、今から10年前の誕生日プレゼントに、娘から、今、使っているのと同じような手帳をもらったのです。はじめ「薄!!!」と思ったのですが、可愛い可愛い娘からのプレゼントなので、とりあえず使ってみました。すると…、今ではもうこの厚さ1cmにも満たない薄っぺらくてB6サイズの小さな手帳オンリーなんです。
僕が使っている手帳は見開きで1ヶ月が表示されるカレンダー形式のものです。そして、見開きの下の方に、数行程度のメモ欄があるだけです。この手帳をどんな風に使っているかというと、大きく分けると、
- 1日単位
- 1ヶ月単位
で分けてます。1日単位のところはカレンダーのマス目を使い、1ヶ月単位のところはメモ欄を使っています。では1日単位から細かくみていきましょう。
1日単位で書いていること
- 時間と要件
- 目的とゴール
- 結果
この3つを記号を使って書いてます。記号はどういうものかというと、例えば、
- セミナー＆講座＝☆
- 研修＝研
- 打ち合わせ＝打
- セッション＝★
- 企画関係＝企
- 報告物など処理関係＝書
- メルマガ＝メ
- ユーチューブ撮影＝Y
ざっと、こんな感じです。ポイントは、1日に6案件以上詰め込まないことですかね～。なぜなら、手帳に書ききれないというのもありますが、実際問題として詰め込みすぎると生産性が下がるからです。
1日単位に関しては、「MAX6案件」。たったこれを意識するだけで、例えば「今度飲みにいきましょう！」というような、本当に行くのかそれとも社交辞令なのかわからないような中途半端案件ものが全部消えました。そういう中途半端なものは、その場で即断即決する癖がついたんですね。
それと、一番大切なのは「目的」と「ゴール」を明確にしておくことです。目的とゴールが明確になっていると、例えば打ち合わせで1時間という時間を確保したとしても、最初から一気に本題に入れるので、20分程度でぎゅっと終わらせることができます。ですが、「目的」と「ゴール」が不明瞭のままだと、ついつい確保した1時間を目一杯過ごしてしまいがちです。
特に会社に勤めていると自分の時間ってどんどん誰かに占領されていきます。
- ○○会議
- ○○ミーティング
- ○○報告会
- ○○連絡会
etc…。
自分にとっては大して重要だと思えないものでも、相手にとっては大切なものもあるので、そういうものがどんどん私たちの時間を奪っていくのです。これって、ある意味仕方がない部分もあるので拒否まではしませんが、だからと言ってダラダラやるのは時間の無駄使いですよね。
なので、目的とゴールを明確に手帳に書くこと。そして、目的とゴールを達成したのであれば、さっさと終わらせちゃうこと。たったこれだけを意識するだけで、時間あたりの密度が高まって、予備時間をどんどん増やせるようになります。
1ヶ月単位で書いていること
手帳の一番下に、数行程度のメモ欄があるのですが、そこの最初の1行目には「月間の目標」を書いてます。そして開くたびに目標が目に入るようにしてます。
じゃないと忘れちゃいますからΣ（ﾟдﾟlll）
そして、残りの数行には1ヶ月を終えて思っていることをつらつらと書いてます。月によってはすごくネガティブなことを書いる時もあれば、すごくポジティブなことを書いている時もあります。まあ、簡単な日記のようなものですね。僕の場合は手帳をずっと取っておいていて、1年の終わりに必ず振り返ってます。
他にも、感情がネガティブに偏った時なんかには過去の似たような時期を振り返って「そうか～、こんなことして乗り越えてきたのか～」というのをしみじみ感じたりしてます。手帳に書いていることといえば、こんな感じでしょうか？
僕は時間管理で最も大切なことって、「感情のマネジメント」だと思ってます。以前、メルマガでもお話ししたかと思いますが、時間って感情で歪められます。超つまらない会議に参加する30分と、超楽しいセミナーに参加する3時間って、僕にとっては体感覚的には同じなんです。
なので、どんなに緻密にスケジュール管理したとしても感情がモヤモヤしてたりムカムカしていたりすると、その間の時間は思いっきり歪んでしまい、かなり密度の薄い時間になると思います。
そういう点でも、スケジュール帳やアプリで細かく管理することに時間を割くよりも「感情を整えること」に時間を使うことの方が、結果として時間管理がうまく行くんじゃないかなって思ってます。なので、スケジュール帳はダイソーのB6サイズで十分なんです^_^
「忙しい」のと「充実している」って、似ているようで全く別物です。充実する時間にすることに参考にならないかもしれませんが、やってみると案外いいかもですよ^_^
image by: Shutterstock.com