このダイエットは誰でも簡単。あなたの文章をスリムにする方法

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会社や友達とメールやSNSでやり取りをしていると、「読みやすいな」という人と、「読みにくい」という人がいませんか?これは結構重要です。なぜなら読みにくいと感じた時点で、その文章を理解されにくくなってしまうからです。結局何を言いたいのかわからないメールを受け取ると困惑してしまいますよね。そこで、今回ご紹介する無料メルマガ『神垣あゆみメールマガジン』では、誰にでも簡単にできる「文章のダイエット法」を伝授。これをやるだけで見違えるような文章になりますよ。

究極のダイエット法!

メールをすっきりスリムにするのにテクニックは要りません。誰にでもできます。書いた文章を一度読み返せばよいのです。

ダイエットする時も鏡の前でボディチェックするように、書いた文章をもう一度読み返して総点検。言葉の繰り返し、不要な接続語や修飾語、遠まわしな言い方やあいまいな表現といった「ぜい肉」が見つかります。

メールに限らず、ビジネス文書も企画書も、一度書いたものを読み返す習慣をつけましょう

長い文章を書くと、すぐには冷静に自分の書いたものをチェックできないことがあります。そんな時は少し時間を置いて読み返します。メールであれば深夜に書いたメールはすぐ出さず、翌朝に読み返してみてください。まず、そのまま出せるメールはありません(経験者は語る)。

書いてから、引き締める

メールの文章に大切なのは、表現のうまい下手ではありません。最も言いたいことを相手に分かりやすく簡潔に伝えられるか、です。

最初からスリムな文を書こうとせず、一度まずは書いてみて、書いたものは読み返す、その習慣をつけること。

相手はどう読むか、どう感じるかを意識して読み返せば、誤解を招きそうな表現、余分な言葉が必ず見つかります。無駄な言い回しや言葉というぜい肉を削ぎ落とし、引き締める、その繰り返しです。

もう一つ、気に留めておくと良いのが文章のリズム」。

センテンスは短めに、一文の最後の表現を同じ調子にならないように工夫するだけで、文章の歯切れがよくなります。

「です」「ます」や「である」ばかりで書き立てるのではなく、体言止めにしたり、「ですね」と呼びかけるような対話調にしてみたり…。文末が一本調子にならないよう変化をつけると、見違えるようなテンポのある文章に変わります。

私見ですが、音楽好きな人は文章にリズムのある人が多いです。常に音を意識しているからかもしれません。
「推敲」に相当する英語は「polish=磨きをかける」。
普段書く文章だからこそ、読み返してチェックする。その積み重ねが、タイトで的を射た文章を書く訓練になっていきます。

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仕事上手はメール上手! 「ご返事」「お返事」どちらが正しい?
メールで間違いやすい敬語の使い方は? など、気になるビジネスメールの基本やマナーをご紹介。2005年1月創刊、まぐまぐ大賞「ビジネス・キャリア部門」入賞。「迷わず書けるメール術」など、メール対応関連の著書8冊刊行。まぐまぐ!から有料メールマガジン「仕事のメール心得帖」も配信

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【著者】 神垣あゆみ 【発行周期】 平日日刊

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