仕事量を減らさず毎月の100時間残業をゼロにする「7つの方法」

 

仕事に追われる人が見直すべきポイント

僕に限らず、一般の人も常に仕事や、やらなければいけないことに追われています。仕事に追われている状態から脱出するためにやるべきことはなにか。まず往生際を良くすること。往生際が非常に悪いからこそ、余計に無駄な時間が発生するのです。

たとえば、だんだん仕事がいっぱいになってきた。そうすると「あれをしようかな、これをしようかな。これから仕事をやったらいいかな」と言うことが始まるんです。次に何が起きるかと言うと、考えることに無駄な時間を割くことになります。立場にもよりますが、言われたことを実行するポジションの人であれば、何も考えずに上からとっととやったほうがいいです。

「受信トレイ」ゼロのメール仕分け術

一番わかりやすいところで言うと、メールの仕分けです。会社員経験がある人ならわかると思いますが、メールの仕分けは意外と時間が取られます。誰から来たメールで、どのような条件できたのか。メールの設定で仕分けをすると、1通のメールが来たときに、「これはAというフォルダにも入るけど、Bというフォルダーにも入るよね」ということが起こります。そうすると、1つのメールが2通、3通と増えて、どんどん仕事が増えるのです。

僕の場合は、メールを確認する時間を決めています。メールを開いたらすぐに返信し、その場で処理します。その場で処理できないものに関しては、もう一度自分向けに送信します。それをすれば、1回につき200通ほどメールが届いても、仕事がたまることはありません。

このメール術については、たびたびこのメルマガでもご紹介している時間管理術、石川和男先生の著書『Outlook 最強の仕事術 仕事が速い人は「5秒」で決める!』を読むといいでしょう。とくに第4章「仕事が速い人が実践する8つのメール術」などは、即役立つはずです。せっかくなのでリンクを貼っておきます。「時間管理の達人になり、残業ゼロを達成したい人」は、石川和男先生の本を読めば、残業ゼロを達成できるはず。

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