仕事に追われる人、仕事を追いかける人、その差は？
そもそも「やるべきことが終わっていない」という人は、仕事に追われていることが原因です。仕事に追われる原因はいくつか考えられます。
新入社員の場合でいえば、優先順位をつけることによって仕事が滞ります。「優先順位はつけないほうがいいんですか？」と思う人もいるかもしれませんが、むしろ、優先順位をつけてはだめです！
仕事を覚えたてのころは、「この人からのメールは重要」とフォルダー分けをする人も多いでしょう。そうなると見たくないものは後回しになります。
つまり、優先順位をつけると仕事はやりやすいものからやってしまうため、結果として面倒なものが後回しになってしまいます。そうやっていろんな仕事が積み重なり、緊急事態が勃発していき、そこにまた新しい仕事が来て、さらに仕事に追われる状態になっていきます。
ほとんどの場合、優先順位をつけなければいけないような仕事はしていないと思います。優先順位をつけるのではなく、やらなければいけない仕事を片っ端からやっていく。余った時間の中でより価値の高い仕事をこなしていけば、雑務に追われることはほぼなくなります。悩むという無駄な時間を過ごさなくなるのです。
「時間管理のマトリックス」緊急ではないけど重要なことを最優先に！
なぜ仕事が遅くなるかというと、無駄に悩む時間が多いからです。どれからやろうかなと迷っている時間があったら、受けた順にやっていく。
中間管理職や経営者層であれば、ここには時間の優先順位をつけないといけません。
仕事で優先順位をつける場合、どうしたらいいか。どうしたらいいか。
これはみなさんよくご存知だと思いますが「時間管理のマトリックス」を使います。
仕事は、重要かつ緊急なこと、重要だけど緊急ではないこと、重要じゃないけど緊急なこと、緊急でもなく重要でもないこと。この4つに分けられます。
そのなかで人は緊急度を優先してしまいます。「〇日までにこれを終わらせなければいけない」という期限に追われる。これがすべての始まりです。
たとえば、会社で毎日日報を送るとします。その場合、日報を送るという行為は、朝の時点では、重要だけど緊急ではありません。しかし、これが昼になり、午後になり、夕方になるに近づき、だんだん緊急度が増してきます。
仕事が早い人は、一日の仕事の中で日報を作りながら進めていきます。そうすると期限がきたときに時間通りに出すことができます。
ここで緊急かつ重要な仕事に追われる人は、その場で日報を書く時間を20分程度取るとします。そうすると「今日、朝から何をやったっけ？」ということが始まります。
その思い出すという時間が余分にかかります。
日報を書くだけなのに時間がかかってしまう。それを見た上司が「なんだお前、日報を書くのにそんなに時間がかかっているんだ」ということになります。
もし、その場で日報をかかなければいけないとしたら、朝からその都度やったことを記録するときめておくこと。
自分の中で「やったことはすぐに書く」ということをルール化しておけば、夕方仕事が終わった時にすぐに提出できます。
（この記事は、メルマガ『岡崎かつひろの『好きを仕事にするための本当の考え方』12月6日号より一部抜粋です、この続きをお読みになりたい方は今すぐご登録ください。初月無料です）
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