メールの返信が苦痛です、という相談がメルマガ『『ゼロ秒思考』赤羽雄二の「成長を加速する人生相談」』著者で、世界的なコンサルティング会社マッキンゼーで14年間もの勤務経験を持つ、ブレークスルーパートナーズ株式会社マネージングディレクターの赤羽雄二さんのもとにとどきました。はたして、赤羽さんからのアドバイスはどんなものだったのでしょうか？
メールの返信が苦痛です。ストレスに感じすぎるので、どうしても溜まってしまいます。どうすれば、あまり気にせずメールを見て、返信することができるようになるでしょうか
Question
社会人6年目ですが、メールの返信が苦痛です。最初のうち、メールの書き方がよくわからなくて何度も叱られたり、顧客からクレームを受けたりがあり、トラウマになっていると思います。ストレスに感じすぎるので、今でもメールがどうしても溜まってしまいます。遅れれば遅れるほどストレスになり、悪循環とわかっていて、止められません。どうすればさっさとメールを見て、返信し、メールを溜めないようにできるでしょうか。
赤羽さんからの回答
ご相談どうもありがとうございます。メールの返信が苦手な方は大変に多いです。ちなみに、私自身も、通常はいいのですが、嫌なことが書いてあることが想像できるメールは何日も開けないことがあります。なので、お気持ちは大変よくわかります。
そうは言っても、何か対策を打ちたいということでしょうから、次のステップをお勧めしたいと思います。
1．いったん受信トレイに溜まっている数十～数百通をすべて処理します。未読メールが残っていると、それだけで大きな負担になるからです。
2．メールチェックは、家でもできる場合は、朝起きてすぐ、通勤途上、午前中に3～5回、お昼休みに2回、午後3～5回、帰宅途中、夜家でも2～3回がお勧めです。つまり、溜めずにすぐ打ち返すようにするということです。そうすると、メールのやりとり自体が楽しくなってきます。リモートの場合は、通勤時間がなくなりますので、もっとスムーズにできます。
勤務時間以外にメールチェックができない、業務時間の制限が厳しい会社の場合は、もちろん、勤務時間内に会議が終わり次第、必ずチェックして溜めないようにします。残業が少しだけ増えたとしても、そのほうが好循環を生み出しやすくなります。
3．メールの文面を数十種類フォルダに保存しておきます。「謝罪メール」「日時設定依頼メール」「部門間調整依頼メール」など、再度使えそうなメールを受信メール、送信メールから保存する感じです。そうすると、次にメールする際に短時間で作成できるようになります。これもメールの負担感を減らす上で重要です。
4．ときおり、結構嫌なメールが来ることもあると思いますが、上記1～3をしっかりやっておくと、これまでのような負担感はいつのまにか消えていることに驚かれると思います。
5．毎日、「無敵タイム」あるいは「勇者タイム」という名前で30分時間を確保します。その時間は別人になったつもりでばりばり仕事をしていきます。これは、結構効きます。
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