今年入社した新入社員の皆さんは、ビジネスメールの送り方に戸惑うこともあるかもしれません。今回、無料メルマガ『毎日３分読書革命！土井英司のビジネスブックマラソン』で土井英司さんが紹介するのは、新人でもそうでなくても、あなたの送るメールの「感じ」がよくなる一冊です。
使える文例約300⇒『１分で送る「感じのいい」メール』
伊庭正康・著 KADOKAWA
こんにちは、土井英司です。
本日ご紹介する一冊は、リクルートグループで年間全国トップ表彰を4回獲得し、フロムエーキャリアで代表取締役、著書『できるリーダーは、「これ」しかやらない』がベストセラーとなった伊庭正康さんが、メールをテーマに書いた、初の著書。
【参考】『できるリーダーは、「これ」しかやらない』
ビジネスメールの基本から、評価される宛名と署名のポイント、件名の絶対ルール、長々とメールのラリーをしないテクニックなど、即効性の高いノウハウがまとめられています。
そのまま使える文例も約300以上集めており、シーン、用途別に整理されています。
具体的には、こんな感じです。
・依頼する
・照会・確認・質問する
・案内・通知する
・回答・承諾する
・断る
・催促・抗議・反論する
・謝罪する
・感謝する
・社内でのやりとり（上司に向けて）
・社内でのやりとり（同僚に向けて）
数多くのメールを失礼なく処理しようと思うなら、文例を賢く使うのがいちばん。
特に、体調が悪い時や、お酒を飲んだ後、夜疲れている時は、思考力が鈍っていますから、下手を打たないように型に頼るのがいいと思います（過去の反省から、本当にそう思います）。
本書のノウハウを活用すると、メールのやり取りが減り、人間関係も良くなるので、結果、作業効率がアップすると思います。
さっそく本文のなかから、気になった部分を赤ペンチェックしてみましょう。
1通のメールには1つの案件というルールを徹底する
（自分が）読みにくい氏名の場合には署名によみがなを入れる
返信時、件名は「Re:～」のまま。転送時、件名は「Fw:～」のまま。
返信引用を上手に活用すると喜ばれる
メールの返信は、受信後24時間以内であれば問題はありませんので、1.5～
2時間おきにチェックし、10～15分くらいでメールを読んで送信しましょう
「ください」は命令口調なのでNG
クッション言葉を使う文例
「お忙しいところ、勝手を申しますが」
「お手数をおかけしますが」
相手のミスを伝える場合には「責めの言葉」を使わない
納期は「○月○日（ ）」と具体的にする
実際の納期の1～2日前に設定する
私は日程調整の候補日を記入する場合、「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」というウェブサイトを使っています。このサイトでは左側にカレンダーと時間が表示されています。候補となる日にちと時間帯をそれぞれクリックするだけで、下記のように候補日を作成できる優れモノ。
○月○日（水）10:00～11:00
○月○日（木）14:00～15:00
一斉メールでも「あなただけ」感を出す
登録単語でキーボードの入力速度は10倍
■感じのいいメールの文例
私も無理を承知でお願いしましたのでどうかお気になさらないでください
今回は難しい予算でのお願いとなりましたので、お気になさらず、ご放念ください
ピンポイントな日時指定で申し訳ございません
何度もの調整で、大変心苦しいですが
先日、お亡くなりになった雑誌時代の先輩が、メールを書く時には、こんな言葉を添えろと教えてくれました。
「既にご存知かと思いますが～」
「お忙しいところ恐縮ですが～」
「何卒～」
この小さな教えが、その後どれほど役立ったかわかりません。
たかがメール、されどメール。
日頃のコミュニケーションを見直すことから、新しいビジネスも生まれてきます。
ぜひ、読んでみてください。
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