現役世代のビジネスマンであれば、常に複数のタスクを同時に回していかなければならない状況がやってきます。マルチタスクを上手くまわせない人は何がダメなのか？そして何を改善すれば上手く複数のタスクをまわすことができるのか？そのコツを伝授しているのが、メルマガ『ゼットスケーラー日本・アジア事業責任者が教える「金田博之のグローバル・ビジネススキル最前線」』の著者で昨年12月にクラウドセキュリティ業界を牽引する「ゼットスケーラー株式会社」の日本・アジア事業責任者として代表取締役に就任した金田博之さん。時間管理の方法について、金田さんは「時間管理マトリックス」を応用する独自の解決法を、わかりやすく具体例をあげながら丁寧に解説しています。

【緊急告知・LIVE配信のお知らせ】
ゼットスケーラー日本・アジア事業責任者、金田博之さんがオンラインで無料勉強会を開催します。これまで有料で開催してきた勉強会を無料公開。この機会にぜひご参加ください。

テーマ：マルチタスクがまわらない時の実践的時間管理手法（時間管理マトリックスの応用）

日時：2021/6/19（土）10:00～10:45
視聴方法はこちらから。

金田博之さんのメルマガに興味を持った方はコチラ

マルチタスクがまわらない時に使える「時間管理マトリックスの応用法」とは？

課題背景

マルチタスクをどう効果的に時間管理するか？

今回も金田サロンのメンバーから多数相談いただいた内容をテーマにしました。

みなさんは多くのタスクを複数同時にまわしていかなければならないときにどのようにして時間管理しているでしょうか。

私の場合、タスクが飽和していて、時間管理しようにもどうしたらいいかわからないという場合は、まずタスクの棚卸し・優先付けをして上司とその認識合わせを行うことを推奨しています。自分が考える優先度と上司の考える優先度が違うかもしれないからです。

ですが、上司と意見がまったく合わないということもあるでしょう。

例えば、タスクが多すぎて全ては対応できない。一部をほかの部署に回してもらうか、一時的にでも人員を増加させたいときなど、上司の立場からすると「今の状況でなんとかできないか」と言いたくなるものです。

そういった上司を説得するにはどのように説明するのがよいでしょうか。

そのプロセスの中に、より効率的な時間管理のヒントがあります。

今回はそのタスク管理の優先度を説明するという例を通して時間管理についてお話していきます。

一流、二流、三流はここが違う！

【三流】目の前のことでマルチタスクに忙殺。何とかやっつけで処理（計画をおろそかにし悩みながら走る）
【二流】困ったらまずは「時間管理マトリックス」で整理（書籍：7つの習慣の実践）
【一流】重要度の判断基準を明確にし、緊急度の高いタスクに絞りこむ（時間管理マトリックスの応用）

タスクをどのように分けるか

タスク管理・時間管理において欠かせないのが優先付けです。

三流のビジネスマンはこの優先付けが甘く、思いついた順にとにかく片付けるような段取りをしてしまっています。最悪な状態は、残業してでもやっつけで処理しようとしてしまうことです。

上手くいくこともあるかもしれませんが、これでは優先度の低い作業に時間を奪われ、本当にやらなければいけないことへの時間が確保できなくなる危険性があります。つまり、マルチタスクにおいてインパクトのある成果が出せなくなります。

先日の勉強会でいただいた相談で、その優先付けが上司の意見と噛み合わず、どうすればいいかというものがありました。

冒頭で軽く触れたとおり、現場目線では明らかに時間が足りない量の仕事が降りてきていて上司にヘルプサインを出しているのだけど、上司との意見が合わずに「現場(3人)でうまく片付けてくれ」と言われてしまうというものです。

相談者の場合は、上司に説明するためにタスクの棚卸しをし、各タスクの見積もりを仕事の難易度と、インパクト（重要度）という２軸でマトリックスで整理して分類していました。

kaneda01

相談者の具体例を上げると、保守系の仕事で、

サポートデスクの管理
社内ネットワークの管理
サーバー管理
新入社員教育
電話対応
国内外の関連会社との調整

など他にも複数の重要タスクが重なっており、これを３人で分担しなければいけない状況。

これを必要工数・スキルなどから見積もった難易度と、重要性という意味でのインパクトで考えて分類し、高難易度かつインパクトの大きいタスクが貯まっている状況であるということを上司に説明。

対する上司はこの説明を受けて、「インパクトはすべて大きいので、そういった意味ではどれも優先度が高い」、「なんとかうまくまわすようにしてほしい」との回答。

そうなってしまった原因は、難易度とインパクトの 見積もりが曖昧 だったことにあるのではないかと考えています。

金田博之さんのメルマガに興味を持った方はコチラ

何を基準にして重要度を考えるか

人気のキーワード

ゼットスケーラー日本の記事一覧