2.．同僚からスキャンを勧めてもらう
スキャンすることの意味が理解できず、そのためスキャンが進まないということもあるでしょう。一方、スキャンが習慣化している人の80％が同僚の影響でした。上司や同僚から「データ検索してみて」とか「まだ紙で管理してるの？」と言われたのがきっかけとのこと。
その他、過去の書類が見つからないときに同僚がスマホで確認していたり、部下から「残業が減りました」と言わたり、「同僚がスキャンした電子文書を便利に使う姿を見る」ことで、使いたい欲求が高まるようです。
3．「整理・整頓・スキャン」を毎週呼びかけ
本来であれば、社員自身が書類のスキャンを習慣化すべきなのですが、きっかけを掴めなかったり、つい忘れてしまう方も中にはいます。
毎週金曜日の17時に「金曜日です！“5S”を徹底してオフィス美化をお願いします！ 1週間のやり残しなくスッキリ週明けを向かえましょう」と周知します。
5Sの“S”は「整理」「整頓」「清掃」「清潔」と「スキャン」にしているとのこと。
自社のルールに、習慣化できるきっかけを組み込んでみてもいいかもしれません。
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