逆効果。敬語のつもりが「恩着せがましい」と受け取られる言葉

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フランクと見られがちな英語でも、敬語表現は使われます。それでも「謙譲語」「丁寧語」「尊敬語」と日本語の敬語は群を抜いて紛らわしく、ついつい混乱してゴテゴテした言葉遣いに走ってしまいがちです。今回の無料メルマガ『神垣あゆみメールマガジン ~仕事Beginのメール作法~』では著者の神垣あゆみさんが、ビジネスでありがちなシーンを参考例にして、シンプルかつ品位のあることばの作法を紹介します。

間違いやすい敬語の使い方 「部長にお伝えします」

佐藤部長はお電話中です。

職場の内線で他の部署からの問い合わせには、上記の対応で問題ありませんが、客先からの電話の場合は?

内→内 の問い合わせには、上司を高めて「お電話中です」としますが、外→内 の場合は社内の連絡と同じ調子にはいきません。「電話中です」と状況を相手に伝えるだけでよく、上司のことだからと敬語を使う必要はありません。また、社外に対しては、上司も内側の人間として扱い敬称は付けません

社外の相手に伝える場合は

佐藤はあいにく電話中です。

「電話中です」の代わりに「他の電話に出ております」としてもよいでしょう。

同様に、社外の相手に連絡事項を社内の上司に伝えると言う場合

御社の意向は佐藤部長にお伝えします。

とするのもNGです。「佐藤部長にお伝えします」では、謙譲語「お伝えする」の敬意が上司の佐藤部長に向いていて、社外の相手よりも社内の上司を高めていることになります。社外からの連絡事項を社内の者に伝える、と社外の相手に言う場合は「申し伝える」を用います。

したがって上記の文は

御社の意向は佐藤に申し伝えます。

とするのが適切です。

このように、客先など社外の相手に対して、社内の上司への敬語をそのまま使うケースが見られますが、社外に対しては社内の上司も身内であり、「○○部長」といった敬称は使わず呼び捨てにし敬語を使う対象も上司ではなく客先になります。内→内、内→外 の敬語の使い分けを混同しないように注意しましょう。

間違いやすい敬語の使い方 「読まさせていただきました」

早速、企画書を読まさせていただきました。

上記の一文に使われている「読まさせていただく」。一見、問題ないように思えますが実は……。

この場合、「は不要。「読ませていただく」とすればよいのですが、謙譲語「~させていただく」が多用されていることからくる活用の間違いと思われます。

早速、企画書を読ませていただきました。

または、「読ませていただきました」の代わりに「拝読しました」としても意味は変わりません。

早速、企画書を拝読しました。

社内で検討させていただいてから、ご連絡させていただいていいですか。

この文のように謙譲語「~させていただく」を多用している文をよく見かけます。「~させていただくが続くとすっきりしません。敬語を一文に一つ使い、整理してみましょう。

社内で検討後、ご連絡してよろしいですか。

あるいは、問いかける形式にせず言い切ると、さらに文は短く簡潔になります。

社内で検討後、ご連絡いたします。

「~させていただく」を使う前に、それ以外に言い換えることはできないか、確認してみましょう。

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