マンション総会の成否が決まる、議案書作りの「大きな落とし穴」

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マンションの総会に必要な議案書ですが、その作成にあたっては注意が必要なようです。今回の無料メルマガ『まんしょんオタクのマンションこぼれ話』では著者の廣田信子さんが、「議案書は丁寧に作って欲しい」とし、その理由をとある事案を紹介しながら詳しく説明しています。

総会の成否は総会議案書で決まる

こんにちは!廣田信子です。

総会が近づき、総会議案書づくりの真っ最中の管理組合も多いと思います。ぜひ、議案書は丁寧に作ってくださいね

特に、新しい提案、変化を伴う提案は、これまで、十分な合意形成のステップを踏んできたと思っても、その集大成として、議案書にすべてを書くことがとても大事です。絶対に書くのを忘れないでもらいたいの思うことの一つが、そもそも、なぜこの検討を始めたかというきっかけです。

そう強く思わされた事例があります。

ある総会でのことです。その総会では、使い勝手が悪い駐輪機の入れ替えの提案がありました。理事会としては、アンケートも広報もちゃんとして、きちんとステップを踏んでの提案だったのですが…最近入居した組合員から、「管理会社の売り上げを増やすための提案を無自覚に実施していたら、修繕積立金がなくなってしまう。これは無駄な支出だ」との批判があって、話は、駐輪機のことを離れ、管理会社批判と修繕積立金の問題になってしまって、会場は不穏な空気に包まれました。

その結果、委任状・議決権行使書は集まっていて決議ができたのに、採決が見送られました。その発言に対し、理事がきちんと対応できなかったのが問題です。

そもそも、駐輪機入れ替えの検討は、3年前の総会で駐輪機が使いにくいので何とかしてもらいたいという声が複数の組合員から出たことがきっかけで始まったものだったのです。

ところが、毎年、理事が変わるので、今期の理事の方々は、前期理事会からの課題の引継ぎと、管理会社の提案がすでにあったところから検討を始めているので、そもそも、総会での組合員の要望から始まったということを理事が誰も認識していなくて、きちんと説明できなかったのです。総会の数少ない出席者の中でも、そのことを覚えていて発言してくれる人はいなかったのです。

管理会社の担当者は、わかっていたでしょうが、思いもかけないことで管理会社批判が展開されている中で、火に油を注ぐようなことは言えなかったのでしょう。

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