で、結局、この提案を批判した新組合員の声が、通ることになってしまったのです。このことが、総会後大問題になります。
3年前の総会で駐輪機の入れ替えを要望した人たちは、今総会の議案となったことで安心して、賛成の議決権行使書を提出して、総会には出席していなかったのです。総会後、なぜ採決しなかったのか、3年もかかってようやく実現するはずだったの…と大問題になりました。
しかも、通常総会で採決しなかったつけは、新たに輪番で理事になって新理事に回ってきます。困った新理事からの相談で、私がこのことを知るに至りました。そのときの総会議案書を見て、私は、これじゃだめだ～と思いました。来期、駐輪機の入れ替えを行うということと、管理会社からの見積書しか入っていないのです。
過去の理事会議事録、広報等を見ると、3年かけて（3年もかかって）いろいろやっています。それなのに、議案書には、総会での声を受けて検討を始めたということも、実際にアンケ―トを実施したら、不便だ、危ないという声が高かったことも、いろいろな方法を提案してもらい比較検討したことも、理事会だよりで経過を報告してきたことも、何も書かれていないのです。
もし、そのことがきちんと議案書に書かれていたら、新組合員から、あのような発言は出なかったのではないでしょうか。もし、発言があっても、理事がきちんと回答することができ、自信を持って採決ができたはずです。特に、総会での組合員からの要望で検討を開始したことが、しっかり語られなかったことが、こうなってしまったことの一番の原因だと思います。
過去のいきさつや、これまでの過程は、誰も、しっかり覚えていないのが当たり前と思って、すべて振り返って、議案書にきちんと記載してくださいね。特に、理事が輪番制一年交代で総会出席者が少ないと、こういうことが起こります。
実際、このとき、回答できなかった理事さんたちは、全員、3年前の総会には出席していなかったそうです。で、過去を知らない新組合員が、あの議案書を見て、いいかげんな検討で提案したのでは…と思うのも無理からぬことだと思いました。
まあ、3年前に要望した組合員の方には、総会に出席して、きちんと発言してもらいたかったな～と思いますが…。
確実なのは、少し手間はかかっても、しっかり過去を振り返って整理し、すべての重要な情報を議案書に込めるということです。そうすれば、理事も自信を持って総会に臨めるはずです。
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