日本人同士の方が通じない? メールできちんと用件を伝える裏ワザ

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仕事上のメールを受け取ったものの何を依頼されているのかよくわからない、もしくは自分が送ったメールに対して「結局何をどうすればいいのでしょうか」などと返されてしまった…。無料メルマガ『音多秀茂の【富と成功の5つのタネ】』では、こんな状況に陥らないために、「文章伝達スキルを上げ、それをチームで共有することが重要」とし、具体的な「伝わるメールの書き方」を記しています。

ビジネスに必須の文章スキル

今回は自分の絶対価値を劇的に向上させる文章スキル」をテーマにお伝えします。このスキル、自分ないしはチームで共有化する事で、組織内の連携が抜群に強化されるので侮れません。

普段我々は自分の母国語や文章を書くスキルに関して「既に当たり前に身についているもの」として再チェックする機会はあまり無いですよね。しかしそこに実は思わぬ落とし穴が潜んでいます。ビジネス上で使えるコミュニケーション能力なんてものは、もちろん学校では教えてくれないわけです。よって我々は過去に自然と身に付けてきた能力を使っている事がほとんど。よってそこには人それぞれバラつきがありますから、一度スキルを適正化する事で仕事の効率や成果が大幅に上がる事に気づきます。

今回、改めて「文章スキル」というシンプルな内容について書こうと思ったのは、先々週、海外業務をしていた時でした。海外担当とのコミュニケーションは「最初は何とかなりそうかも」と思うんですが、やがて深い谷底に落ちて行きます。実際、このメルマガ読者の中にも海外駐在経験者はいるかもしれませんが、この「面倒さ」は経験した人にしか分らない「あるある」だらけのモノ(笑)。

言葉と文化が違う人とのコミュニケーションは白黒逆転が頻繁に起こるようなものです。「白はどう見ても白でしょ」という我々の感覚に対し、平然と「いや黒にしか見えませんよ」と返されるのが異文化交流です。すごく些細な事に毎回調整が必要ですから、すぐに時間が経ってしまいます。

例えば私が経験した中で言うと…、ある会議の中で現地人に「良い、悪い」を伝えるのに、とりあえず「○と×」で表現した事があります。これは日本人にとっては当たり前。しかしその国では「×」という表記が「良い」という意味だと言われました。はじめ相手がきょとんとしているので何かな? と思ったんですが、この違いに気づくまでに数十分経過。

そこで「なるほど! じゃあどうしよっか」と30分ほど談話が始まり、ようやく決まったのが「○とレ点」で表現しようという結論。ここまで1時間ほど経過(笑)。気付くと会議の本題が全く進んでいない事を思い出し脱力。そして「まず一服」と外にタバコを吸いに行く(-。-)y-゜゜゜。

そんな業務外のつまづきに何時間も取られ全然仕事が進まないのが海外業務ですから、自然と激務続きとなって行きます。あ、海外駐在でタバコを吸い出したというのもアルアルでしょうか(笑)。

そんな日本ではお目にかかれない些細なトラブルを余裕でかわせるようになれば一人前です。ま、1、2年はかかると思います。なので海外にいると、共通言語で仕事ができる国内業務を思い出し、国内は楽だよなぁ~なんてすごく羨ましく思えるんですが…、実はこれ違うんですよ。

え? 何が違うか?

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