会社支給のスマホやPCを社員が私的利用。会社は監視できるのか

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企業として絶対に避けなければいけない、顧客からの信頼や社会的信用を失墜させる「情報流出」。今回の無料メルマガ『採用から退社まで! 正しい労務管理で、運命の出会いを引き寄せろ』では著者で社労士の飯田弘和さんが、情報流出防止に有効な手段である「モニタリング」を行う際の注意点等をレクチャーしています。

御社の就業規則には、モニタリングの定めがありますか?

パソコンやスマホ、あるいはインターネットの普及によって、仕事の効率や利便性は、格段に向上しました。反面、新たな問題に頭を悩ませている会社も多いと思います。その中で一番の問題は、「情報流出」ではないでしょうか?

御社の就業規則には、「情報流出が起こらないようにする為の定めと、「情報流出してしまった場合の罰則等の定めがありますか? もちろん、「情報流出」が起きてしまった際の「対応マニュアルの整備」も欠かせません。

この「情報流出」という問題に対しては、「モニタリング」が有効な方法の1つではないでしょうか? ここでいう「モニタリング」とは、会社の備品であるパソコンやスマホのメール履歴やネットの閲覧履歴を、状況に応じて、会社が監視・確認することです。

いくら会社の備品であるといっても、従業員のプライバシーに関する部分もあるので、無条件に監視・確認することはできません。そこで、あらかじめ就業規則に定めておく事が必要です。

定める事項は、

  • モニタリングの定義
  • モニタリングの目的
  • モニタリングする対象範囲(メールの送受信記録や、ネットの閲覧履歴など)
  • どのような場合にモニタリングを行うか?
  • どのような方法でモニタリングを行うか?

「目的」としては、会社のパソコンやスマホの「私的利用の防止」や、「情報漏洩の防止」です。そして、この「目的」に沿った、モニタリング方法や罰則規定を定めてください。

当然ですが、個人的な趣味や興味のためのモニタリングは許されません。このような場合には、プライバシー権の侵害となって、損害賠償請求される場合もあります。くれぐれも、きちんとルールに則ったモニタリングを行って下さい。

以上を踏まえて、あらためてお聞きします。

「御社の就業規則には、モニタリングの定めがありますか?」

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就業規則とは、入社から退社までの「ルールブック」であり、労使トラブルを未然に防ぐ「ワクチン」であり、効率的な事業運営や人材活用を行うための「マニュアル」でもあり、会社と従業員を固く結びつける「運命の赤い糸」でもあります。就業規則の条文一つ一つが、会社を大きく発展させることに寄与し、更には、働く人たちの幸せにも直結します。ぜひ、この場を通じて御社の就業規則をチェックしていただき、問題が生じそうな箇所は見直していただきたいと思います。現役社会保険労務士である私が、そのお手伝いをいたします。

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【著者】 飯田 弘和 【発行周期】 週刊

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