忙しくならないために
「忙しい」「時間が足りない」という人は、往々にして自分の仕事処理能力を過信しています。
例えば、一つの「やること」にかかる時間を1時間と見積もったとしましょう。多くの場合、その1時間でできることは少ないものです。もしかしたら、その2倍も3倍もかかることだってあります。だから、忙しくなるのです。時間が足りなくなります。
これは、経営者ばかりではありません。社員の皆さんも同じです。その結果、残業が増えてしまうことにもなります。特に売場のスタッフは、接客業務だけでは終わりません。販売日報を書いたり、ブログを投稿したり商品発注書を作ったり、やることがいっぱいです。
残業をなくすには、「やることリスト」を1ヶ月、1週間、当日といった順序で組み立ててもらいましょう。そして、処理時間を過信させないことも大切です。
また、それぞれの処理時間の目安を決めておくといいでしょう。例えば、販売日報の作成時間は20分までとか、売上分析の時間は30分までとか。そうした決まりがないと、時間が有効に使えませんし、時間が確保できません。
そのためには、簡単な作業マニュアルを作ることが必要かもしれません。もしかしたら、作業を外注することで、時間が確保できることもあります。
いずれにしても、仕事の優先順位を決めて、やるべきことの整理をすることです。そんな習慣が出来れば、「忙しい」という社員は少なくなることでしょう。そして、まずは経営者自身が時間の使い方に上手くなることです。時間は誰にも平等に与えられています。うまく使うのは、工夫次第です。
■今日のツボ■
- 「あれもこれも病」にかかると、毎日が忙しくなる。
- 1ヶ月、1週間、本日の順で「やることリスト」を作る。
- 自分の仕事処理時間を過信してはいけない。
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