終わりの見えないコロナ禍のビジネスシーンにおいて、もはや日常となった「オンライン会議」。しかし、不慣れなオンライン会議を上手く回せる人と回せない人の差は歴然です。この「差」はどこからつくのでしょうか？ メルマガ『ゼットスケーラー日本・アジア事業責任者が教える「金田博之のグローバル・ビジネススキル最前線」』の著者で昨年12月にクラウドセキュリティ業界を牽引する「ゼットスケーラー株式会社」の日本・アジア事業責任者として代表取締役に就任した金田博之さんは、参加者のことを考えた「一流ビジネスマンの回すオンライン会議」のコツを分かりやすく伝授しています。
【緊急告知・LIVE配信のお知らせ】
ゼットスケーラー日本・アジア事業責任者、金田博之さんがオンラインで無料勉強会を開催します。 これまで有料で開催してきた勉強会を無料公開。この機会にぜひご参加ください。テーマ：短時間でキャリアアップを目指す無料勉強会 ～オンライン会議をうまくまわす技術～
日時：2021/5/22（土）10:00～10:45
視聴方法はこちらから。
あなたはオンライン会議を上手に回せますか？
課題背景
2021年2月時点で東京都内のテレワーク導入率は63.5％、緊急事態宣言の解除後はある程度落ち着くことが予想されますが、それでもまだ油断できない状況ですので、昨年同様50％を切ることはないでしょう。
このような社会の流れを受けて、気になるのがリモートワークでの従業員の生産性です。
私みたいにほぼ現場にいない管理職であれば、元からリモートみたいなものなのであまり影響はありませんが、現場はそうはいきません。
ちょっとした意思疎通も簡単にはできなくなり、何かあったら互いの時間を確認してビデオを繋がなければいけません。
その中で金田サロンメンバーからも、「オンラインだとなぜか会議がうまくいかない」という声をいただきました。
やはり現場で働く人たちからはコミュニケーションの面で最も生産性に影響を感じる、という意見が多いようです。
というわけで今回はオンライン会議を円滑にまとめるポイントについてお話していきます。
一流、二流、三流はここが違う！
【三流】対面の会議と同じように会議をまわそうとする（対策をしない）
【二流】会議の事前に意見まとめるなど準備をする
【一流】会議について、メインテーマを明確化して周知。参加者が何の話をするのかわかりやすいようにする
オンライン会議の問題点
オンライン会議での問題点といえば、何が挙げられるでしょうか？
- 待ち時間などのロスが多い
- 会議についていけないことが多い
- 発言が偏りやすい
- 流れが見えず、ついていけないときがある
- ブレストしにくい（対面とまるで雰囲気が違う）
- ジェスチャーや表情がわかりにくい
- 誰が発言するか見えず、譲り合いが発生
このあたりが金田サロンで寄せられた意見でした。もちろん他にもたくさんあるかと思いますが、ほとんどの方が会議室で行う対面の会議とは違った、ネット会議特有のやりずらさを感じているようです。
それはオンライン環境というものに慣れていないだけだという意見もあるでしょうが、慣れない環境にいかに早く慣れていくか、つまり現状どうすれば最大限活かせるか考えるというのも一流のビジネスマンに欠かせない思考です。
これらの問題点を聞いて、私が特に気になったのは 「発言が偏りやすい」「誰が発言するか見えず、譲り合いが発生する」「流れが見えず、ついていけない」 という点です。
これは確かに対面の会議では中々起こりにくい現象だと感じました。そしてこれらの根本原因は、 オンラインでは会議の空気が読めない ことにあると考えています。
参加者個人の空気が読める能力という意味ではなく、 会議全体の空気感が発言しにくい雰囲気を作り上げたり、全体の流れを見えにくくしているのではないか ということです。
金田サロンメンバーには、私が毎月主催している金田サロンと比較してどうか、ということで話を聞いてみました。するとありがたいことに、サロンでは発言しやすいという声をたくさんいただきました。
その主な理由として、
・私が各メンバーに発言を促していること
・そもそもサロンでは予め準備をしているので、何をテーマにしてどういう話をしていくのか、流れが決まっており参加者にもそれがわかりやすいこと
が挙げられます。
他には会社の会議と違って、重要な意思決定に寄与しない（責任を伴わない）から、というのも考えられそうですね。
ここまでの意見を聞いて、私の中で答えが見えてきました。
流れがわかりにくい会議というのは、 ゴールが明確じゃない のではないかと。
そしてそのため、参加者には 当事者意識が欠けてしまっている ため、発言も少なくなってしまうのではないか。