ビジネスで日々使うメールの基本的なマナーを、手とり足とり教えてくれる、人気のメルマガ『仕事美人のメール作法』。今回は、今春から社会人デビューしたフレッシュマンや、就職活動中の学生はもちろん、社会人としてできて当たり前な「ビジネスメールの基本的な作法」を紹介します。
まずは「宛名」を正確に！
「習うより慣れろ」で実践から学んでいくのが上達への近道ですが、まずは基本のルールをおさえておきましょう。初めての相手にメールを送る場合の書き出しのポイントをご紹介します。
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」 が基本の流れです。
個人に宛てるメールには、「○○様」と相手の名前を最初に明記しましょう。間違って送信した際にもすぐわかります。
宛名は社名や所属、役職がわかっている場合は「△△△株式会社」「▽▽部長 ○○様」と2行に分けて書くといいですね。
個人名がわからない場合に限り使う敬称が「御中」です。「△△△株式会社 御中」「総務部 御中」とし、個人名や担当部署が特定されている場合は「様」を使います。ですから、「御中」と「様」の併用はありません。
特に気をつけたいのは漢字の書き誤りです。社名も名前も失礼のないよう、よく確認を。
個人宛のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している相手の場合は、件名に「○○様 △▽△の件について」と名前を入れておくとわかりやすいですね。
補足ですが、初めての相手にメールを送る際、件名を「はじめまして」にしてしまいがちですが、昨今のスパムメールと紛らわしいのでご注意を。「研修の集合場所変更の件」というふうに、メールの内容がわかる件名を心がけたいですね。
「宛名」の次は名を名乗る
宛名の次は自分の名前です。ビジネスメールの場合は、当然のことながら本名を名乗ります。差出人が誰であるか、相手にひと目でわかってもらうためでもあります。
続けて、簡単な自己紹介も添えておきましょう。「私は△△△社で▽▽を担当しております○○です」といった具合に、社名、所属部署、自分が担当している仕事内容などを簡潔に述べます。
くどくどと書く必要はなく、メールの用件に関連する範囲内で相手に自分が何をしているか、が伝われば十分です。
相手のアドレスを知った理由に触れておく
初めてメールを送る場合、気に留めておきたいのが、相手のメールアドレスを知った理由を書き添えておくこと。
自分が逆の立場なら、見知らぬ人からの突然のメールには「なぜ、自分のメールアドレスを知ったのだろう？」と警戒心を抱くものです。「なぜ」に対する理由が明らかなら、不審感もなくなります。
「△△△社の○○様からご紹介をいただき、メールを差し上げました」と、ひと言添えておくだけで好感度もアップ。わだかまりなく、その後のやりとりがしやすくなること請け合いです。
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