デジタルの「3つの良さ」
私が普段どんな使い方をしているのか、デジタルノートの利点について触れながら解説していきましょう。
デジタルのメリットは次の３点だと考えています。
- その場で議論の内容を可視化でき、参加者の意見の整理や方向性の一致に導きやすい
- テンプレート化しておくことで、会議・議論を構造化できる
- データの蓄積効果が高く、検索機能からすぐに遡って見ることができる
特に今は何でもオンライン化の時代で、会議もZoomなどを使ってPC画面を通して行うことが当たり前になってきました。
対面の会議ではホワイトボードを使って参加者の声などをまとめていたのですが、オンライン会議でホワイトボードをカメラに映すというのも手間がありますし、場所が限定されてしまいオンラインの利点がありません。
そこで、デジタルノートにメモを取りながら、それを画面共有することでホワイトボードと同じような役割を持つことができます。
また、デジタルノートは使っているツールにもよりけりですが、テンプレートを作成することができます。
例えば私は会議をするときに以下のポイントを必ず抑えるようにしています。
ですので、このようなフォーマットを予め作っておけば、それをコピーすることでそのまま会議用のメモとして使うことができ、会議を構造化して無駄なく進行することができます。
これを画面共有しながら埋めていくと、
- 参加者が、今何を議論しているのか目に見えてわかる
- 文字になっているので、誤解が発生しにくい
といった問題解決にも繋がります。
そして、情報を蓄積し、すぐに取り出せるという点が、デジタルの最大の特徴といえるでしょう。
例えば会議の内容も、デジタルノートならホワイトボードのように消す必要はなく、内容をキレイにまとめておけばそのまま議事録として残すことも可能です。
実際に私は会社での会議はもちろん、金田サロンでの勉強会やその他の打ち合わせでもデジタルノートを画面共有しながら進行しており、議事録としてそのノートの内容を保存しております。そして、検索機能を使って一瞬で過去のノートを探すことができるのも魅力です。
紙での記録だと、バインダーなどに保存しておく必要があり、いざ過去の会議をさかのぼって調べようと思ったら探すのに膨大な時間がかかります。
しかしデジタルノートならキーワードを入れれば一瞬で該当するメモを探すことができるという点がかなり重宝しています。
